Το καθολικό επιταγών είναι ένα μικρό βιβλίο αρχείων που έχει σχεδιαστεί για να τηρείται μαζί με το βιβλίο επιταγών, στο οποίο μπορούν να καταγραφούν αμέσως όλες οι διαφορετικές συναλλαγές επιταγών. Αν και πολλοί άνθρωποι κάνουν τις τραπεζικές τους συναλλαγές στο Διαδίκτυο τώρα, η τήρηση λογαριασμών επιταγών εξακολουθεί να είναι πολύ συνηθισμένη, επειδή είναι ένας εύκολος τρόπος για να δείτε το ποσό των χρημάτων στον λογαριασμό όψεως με μια ματιά και είναι επίσης εύκολο να ελέγξετε για λάθη κατά την κίνηση τραπεζικού λογαριασμού έρχεται κάθε μήνα. Τα καθολικά συνήθως συνοδεύονται από τις περισσότερες παραγγελίες επιταγών ή μπορούν να παραγγελθούν ηλεκτρονικά. Μια άλλη επιλογή είναι να τα εκτυπώσετε απλά, καθώς υπάρχει μια σειρά από πρότυπα διαθέσιμα δωρεάν και στο διαδίκτυο.
Παρόμοιο σε εμφάνιση με ένα μικρό υπολογιστικό φύλλο, ένα καθολικό επιταγών περιλαμβάνει έναν αριθμό διαφορετικών στηλών και σειρών. Συνήθως, οι κάθετες στήλες ξεκινούν με μία για να γράψετε τον αριθμό επιταγής ή τον κωδικό συναλλαγής, όπως “ATM” για ανάληψη ATM. Η επόμενη στήλη προορίζεται για την ημερομηνία και η ευρύτερη στήλη έχει σχεδιαστεί για να γράφει τον παραλήπτη της επιταγής ή τον σκοπό μιας κατάθεσης ή ανάληψης. Στις τρεις υπόλοιπες στήλες αναφέρονται οι καταθέσεις, οι αναλήψεις και τα σύνολα. Η διατήρηση των καταθέσεων και των αναλήψεων σε διαφορετικές στήλες διευκολύνει την οπτική κατανόηση απλώς κοιτάζοντας το.
Ο λόγος για τον οποίο φέρεται ένα βιβλίο επιταγών με το βιβλίο επιταγών είναι για να διασφαλιστεί ότι όλες οι συναλλαγές καταγράφονται. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να αποτρέψετε την υπερανάληψη του λογαριασμού ή την αναπήδηση μιας επιταγής. Εκτός από τη καταγραφή όλων των επιταγών, είναι σημαντικό να σημειώνονται αναλήψεις από ATM, καταθέσεις τόκων ή τραπεζικές προμήθειες και τακτικές καταθέσεις, όπως αυτοματοποιημένες καταθέσεις μισθοδοσίας από το χώρο εργασίας. Τα άτομα που έχουν ρυθμίσει τους λογαριασμούς τους για αυτόματη ανάληψη χρημάτων από τον τρεχούμενο λογαριασμό θα πρέπει να φροντίζουν να τα καταγράφουν κάθε μήνα στο βιβλίο επιταγών επίσης.
Στο τέλος του μήνα, το βιβλίο επιταγών συγκρίνεται με το αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού λογαριασμού για να βεβαιωθείτε ότι όλα ταιριάζουν. Τα ποσά κάθε συναλλαγής θα πρέπει να είναι τα ίδια, καθώς και το τελικό υπόλοιπο όταν λαμβάνονται υπόψη όλες οι συναλλαγές. Οι περισσότεροι άνθρωποι επιλέγουν να εξισορροπούν τα λογιστικά βιβλία επιταγών τους μία φορά το μήνα, ώστε να μπορούν να διορθώνουν τυχόν λάθη με την τράπεζα προτού γίνουν πρόβλημα. Η περαιτέρω αναμονή μπορεί να κάνει πιο δύσκολη την επίλυση τυχόν προβλημάτων. Οι επιχειρήσεις ή τα άτομα που συντάσσουν μεγάλο αριθμό επιταγών μπορεί να χρειαστεί να εξισορροπούν το βιβλιάριο επιταγών ακόμη πιο συχνά.