Δεν είναι απαραίτητο να γράψετε μια επιστολή διαθήκης για να ενεργήσετε ως προσωπικός εκπρόσωπος ή προσωπικός διαχειριστής για την περιουσία κάποιου που έχει πεθάνει. Η επιστολή διαθήκης είναι ένα νομικό έγγραφο που εκδίδεται από ένα κληρονόμο δικαστήριο που δίνει σε ένα άτομο την εξουσία να ελέγχει και να διανέμει τα περιουσιακά στοιχεία του ατόμου που πέθανε. Ένα άτομο που διορίστηκε από τον θανόντα με διαθήκη ως προσωπικός διαχειριστής ή ένα άτομο που επιθυμεί να υπηρετήσει ως προσωπικός εκπρόσωπος της περιουσίας εάν δεν υπάρχει διαθήκη, χρησιμοποιεί ένα έντυπο αίτησης για να ζητήσει από το κληρονόμο δικαστήριο να εκδώσει τον τύπο επιστολή επιστολής που της επιτρέπει να το πράξει.
Κάποιος που ονομάστηκε σε μια διαθήκη να χειριστεί την περιουσία ενός αποθανόντος αναφέρεται ως προσωπικός διαχειριστής ή «εκτελεστής». Υποβάλλει αίτηση στο διατακτικό δικαστήριο για την εξουσιοδότηση ελέγχου των περιουσιακών στοιχείων της περιουσίας και την εκταμίευσή τους σύμφωνα με τους όρους της διαθήκης. Στη συνέχεια, το δικαστήριο της εκδίδει μια επιστολή διαθήκης που ονομάζεται «διαθήκη επιστολών» ως απόδειξη της νομικής εξουσίας της.
Όταν η θανούσα πέθανε χωρίς διαθήκη, το πρόσωπο που ορίζεται από το δικαστήριο μετά την παραλαβή της αίτησής της ονομάζεται προσωπικός εκπρόσωπος. Λαμβάνει μια επιστολή διαθήκης που ονομάζεται «επιστολές διοίκησης» από το δικαστήριο. Τόσο οι προσωπικοί διαχειριστές όσο και οι προσωπικοί εκπρόσωποι ενεργούν ως αξιωματούχοι του δικαστηρίου.
Στις Η.Π.Α., οι αιτήσεις για επιστολές διαθήκης και διοικητικές επιστολές είναι διαθέσιμες στα γραφεία των τοπικών γραφείων της κομητείας ή από τους γραμματείς των περιφερειακών δικαστηρίων. Πολλές κομητείες έχουν τα έντυπα διαθέσιμα στο Διαδίκτυο. Υπάρχουν γενικά τέλη υποβολής που σχετίζονται με την αίτηση. Ενδέχεται επίσης να ζητηθεί από τους αιτούντες να καταθέσουν εγγύηση. Σε ορισμένες περιπτώσεις, το δικαστήριο μπορεί να είναι σε θέση να παραιτηθεί από την εγγύηση κατόπιν αιτήματος.
Οι αιτήσεις για επιστολές διαθήκης απαιτούν ιδιωτικές πληροφορίες για τον αποθανόντα και οποιαδήποτε τεκμηρίωση του θανάτου. Ο αιτών θα πρέπει επίσης να παράσχει τα ονόματα τυχόν «κληρονόμων», των πλησιέστερων συγγενών που έχουν εξ αίματος συγγένεια, καθώς και τα ονόματα και τις διευθύνσεις τους. Οποιοδήποτε άτομο ορίζεται ότι θα λάβει οτιδήποτε βάσει της διαθήκης θα πρέπει επίσης να αναφέρεται με τα ονόματα και τις διευθύνσεις του. Ένας προσωπικός εκπρόσωπος θα πρέπει να περιλαμβάνει οποιαδήποτε πληροφορία σχετικά με την επιθυμία της θανούσας να υπηρετήσει με αυτή την ιδιότητα ή τους λόγους για τους οποίους έχει τα προσόντα να το πράξει.
Ως μέρος των καθηκόντων της, ένας εκτελεστής ή προσωπικός εκπρόσωπος μπορεί να χρειαστεί να πληρώσει τα χρέη της περιουσίας πριν προβεί σε οποιεσδήποτε εκταμιεύσεις. Σε περίπλοκα ή μεγαλύτερα κτήματα, μπορεί να θέλει να συμβουλευτεί έναν δικηγόρο. Μπορεί να ληφθούν εύλογα έξοδα και έξοδα από το κτήμα για τη διαχείρισή του.