Επί του παρόντος, υπάρχουν πολλοί τρόποι για να πληρωθούν οι επιχειρήσεις, συμπεριλαμβανομένων χρεωστικών καρτών, αυτόματων καταθέσεων και χάρτινων επιταγών. Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα με τις επιταγές είναι ότι οι πελάτες μπορούν να ισχυριστούν ότι η επιταγή είναι ταχυδρομική και μπορεί να χρειαστούν μέρες για να φτάσει, για διάφορους λόγους. Η δυνατότητα αποδοχής επιταγής μέσω φαξ μπορεί να επιταχύνει σημαντικά τη διαδικασία. Το μόνο που χρειάζεται είναι η δυνατότητα λήψης εισερχόμενων φαξ και κάποιο ειδικό λογισμικό που σας επιτρέπει να πληκτρολογείτε τις κατάλληλες πληροφορίες από την επιταγή.
Η αποδοχή μιας επιταγής με φαξ είναι ένας τύπος ηλεκτρονικής τραπεζικής και είναι νόμιμη στις Ηνωμένες Πολιτείες και σε πολλές άλλες χώρες σε όλο τον κόσμο. Είναι πάντα καλύτερο να επαληθεύετε τη νομιμότητα αυτού του συστήματος πριν αγοράσετε οποιοδήποτε λογισμικό, αλλά εάν ζείτε όπου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Automated Clearing House (ACH) ή παρόμοιο τύπο συστήματος ηλεκτρονικής τραπεζικής, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να αποδεχτείτε ένα έλεγχος με φαξ. Το πρώτο βήμα για να αποδεχτείτε μια επιταγή μέσω φαξ είναι να αγοράσετε και να εγκαταστήσετε το κατάλληλο λογισμικό στο σύστημα του υπολογιστή σας, το οποίο σας επιτρέπει να εισαγάγετε όλα τα σχετικά δεδομένα από την επιταγή του πελάτη σας για να δημιουργήσετε ένα αντίγραφό της για εκτύπωση. Ανάλογα με τον τύπο του λογισμικού που αγοράζετε και τις επιλογές που επιλέγετε, μπορεί επίσης να μπορείτε να επαληθεύσετε το όνομα πελάτη, τον λογαριασμό και εάν ο λογαριασμός έχει επαρκή χρήματα για την κάλυψη της επιταγής.
Αφού εγκαταστήσετε το λογισμικό, είστε έτοιμοι να λάβετε την πρώτη επιταγή μέσω φαξ. Ζητήστε από τον πελάτη σας να σας στείλει με φαξ μια ολοκληρωμένη επιταγή και εισαγάγετε όλες τις πληροφορίες από την επιταγή στον υπολογιστή σας. Αφού συμπληρώσετε τη φόρμα, μπορείτε να εκτυπώσετε ένα αντίγραφο της επιταγής χρησιμοποιώντας τον εκτυπωτή σας. Δεδομένου ότι η εκτύπωση δεν θα περιέχει μόνο τα τραπεζικά στοιχεία του πελάτη αλλά και τον αριθμό επιταγής, θα πρέπει να πείτε στον πελάτη να καταστρέψει την αρχική επιταγή και να την επισημάνει ως χρησιμοποιημένη.
Η επιταγή που εκτυπώνετε θα υποδεικνύει στη γραμμή υπογραφής ότι ο κάτοχος του λογαριασμού έχει εξουσιοδοτήσει τον έλεγχο, αν και η ακριβής λέξη θα εξαρτηθεί από το συγκεκριμένο πακέτο λογισμικού σας. Καλό είναι να διατηρείτε το αρχικό φαξ για τα αρχεία σας, σε περίπτωση διαφωνίας. Πάρτε την επιταγή που εκτυπώσατε από τα στοιχεία με φαξ στην τράπεζά σας και καταθέστε την, όπου θα αντιμετωπιστεί όπως κάθε άλλη κατάθεση που κάνετε. Όταν λαμβάνετε μια επιταγή με φαξ, συνήθως δεν μπορείτε να την εξαργυρώσετε, αλλά πρέπει να την καταθέσετε σε έναν επαγγελματικό λογαριασμό και να περιμένετε να εκκαθαριστεί.