Οι γραμματείς εργάζονται σε διάφορους κλάδους και έχουν καθήκον να διευθύνουν ένα γραφείο. Ένας γραμματέας μπορεί να απαντά στα τηλέφωνα, να υποβάλλει έγγραφα, να στέλνει και να λαμβάνει μηνύματα και να χαιρετά τους πελάτες. Για να γίνετε γραμματέας, μπορείτε να παρακολουθήσετε μαθήματα βασικών δεξιοτήτων γραφείου, να αποκτήσετε το απολυτήριο λυκείου ή το αντίστοιχο ενός, να παρακολουθήσετε μαθήματα πιστοποίησης κολλεγίου ή γραμματείας, να ερευνήσετε τις θέσεις γραμματείας που σας ενδιαφέρουν και να εφαρμόσετε σε εργασίες γραμματέα που σας ενδιαφέρουν. Διαφορετικές εταιρείες μπορεί να έχουν τις δικές τους συγκεκριμένες απαιτήσεις για να γίνουν γραμματέας, οπότε είναι καλύτερο να αναθεωρήσετε τις περιγραφές θέσεων για τις θέσεις εργασίας που μπορεί να σας ενδιαφέρουν.
Πολλά λύκεια, κοινοτικά κολέγια και επαγγελματικά σχολεία προσφέρουν βασικά μαθήματα δεξιοτήτων γραφείου σε άτομα που ενδιαφέρονται να γίνουν γραμματέας ή να εργαστούν σε άλλο σχετικό επάγγελμα γραφείου. Αυτά τα μαθήματα μπορεί να καλύπτουν θέματα όπως πληκτρολόγηση, σωστή εθιμοτυπία τηλεφώνου, δεξιότητες διαχείρισης γραφείου και άλλες δεξιότητες γραφείου. Τα βασικά μαθήματα δεξιοτήτων γραφείου παρέχουν γενικά μια καλή βάση για εσάς εάν θέλετε να γίνετε γραμματέας.
Παρόλο που ένα πτυχίο κολλεγίου ή ειδική πιστοποίηση δεν είναι απαραίτητο για να γίνετε γραμματέας, πιθανότατα θα χρειαστείτε ένα απολυτήριο λυκείου ή μια αντίστοιχη πιστοποίηση. Ορισμένοι εργοδότες μπορεί να θέλουν να έχετε κάποιο είδος πτυχίου ή πιστοποίησης από κολέγιο ή επαγγελματική σχολή. Πολλά σχολεία προσφέρουν σύντομα προγράμματα γραμματείας που προσφέρουν πιστοποίηση μετά την ολοκλήρωσή τους. Μπορεί επίσης να αποφασίσετε να πάρετε ένα πτυχίο στις επιχειρήσεις για να αποκτήσετε μια καλή βάση στις πρακτικές γραφείου και άλλες σχετικές πληροφορίες.
Η έρευνα θέσεων που σας ενδιαφέρουν είναι ένας άλλος τρόπος για να γίνετε γραμματέας. Υπάρχει μια ποικιλία γραμματειακών εργασιών και είναι σημαντικό να γνωρίζετε τι περιλαμβάνει κάθε θέση και τις δεξιότητες που απαιτούνται για να ευδοκιμήσετε σε αυτές τις θέσεις. Ερευνώντας αυτές τις θέσεις, μπορεί να μάθετε τι είδους γραμματειακές θέσεις σας αρέσουν και να τις ακολουθήσετε. Επιπλέον, πιθανότατα θα μάθετε τι είδους θέσεις είναι διαθέσιμες στην περιοχή σας, τι πληρώνουν και άλλες σχετικές πληροφορίες. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε περαιτέρω πού θα θέλατε να εργαστείτε και εάν θα θέλατε να εργαστείτε ως εξειδικευμένος γραμματέας.
Ανεξάρτητα από την εμπειρία ή την εκπαίδευση που διαθέτετε, η εμπειρία συνήθως είναι πολύ επωφελής όταν υποβάλλετε αίτηση για εργασία. Ακόμα κι αν παρακολουθείτε κολέγιο, ενδέχεται να έχετε την ευκαιρία να υποβάλετε αίτηση για γραμματειακές θέσεις που σας ενδιαφέρουν. Όχι μόνο η αίτηση για εργασία σας βοηθά να βρείτε αυτό που σας αρέσει, αλλά σας βοηθά να φτιάξετε το βιογραφικό σας και να το κάνετε καλύτερο, να συνδεθείτε με άλλους ανθρώπους, να εξασκήσετε τις δεξιότητές σας στη συνέντευξη και να μάθετε τι ψάχνουν οι εργοδότες σε μια γραμματέα.