Varianta bugetară este termenul aplicat unei situații de afaceri când suma cheltuită este mai mare decât bugetul alocat pentru cheltuieli. De exemplu, dacă o companie bugetează 1,000 USD pentru două computere noi, dar noile computere costă 1,200 USD, atunci există o variație de buget de 200 USD. Există o serie de cauze comune pentru variația bugetului, inclusiv bugetul slab, planificarea logistică slabă și costurile crescute ale produselor.
Varianta bugetară poate fi împărțită în mai multe categorii. Acestea includ variația materialului, variația forței de muncă și variația vânzărilor. Identificarea cauzelor fiecărei variații este utilă, deoarece ajută oamenii, companiile și organizațiile să își pregătească mai bine următorul buget.
Varianta materială se referă la costul produselor. Folosind exemplul de computer de mai sus, este posibil ca computerele să fi fost anunțate într-un catalog sau online la 500 USD bucată. Dacă computerele costă 600 USD atunci când sunt achiziționate efectiv, va exista o variație.
Toate tipurile de produse – de la alimente la rechizite de birou – pot crește sau scădea costurile. Acesta este mai ales cazul în cazul în care dezastrele naturale afectează prețurile alimentelor sau dacă produsul, cum ar fi benzina, depinde de prețul petrolului. Introducerea de noi taxe sau majorări ale celor vechi vor avea, de asemenea, un efect negativ asupra bugetului.
Varianta de muncă implică costul și contribuția angajaților la companie sau organizație. Majoritatea companiilor vor avea un buget total de salarii. În mod similar, o gospodărie va bugeta în conformitate cu un număr așteptat de persoane care lucrează o sumă estimată. Orice concediu fără plată sau pierdere a muncii va afecta negativ bugetul. Dacă o companie angajează prea mulți oameni sau dacă productivitatea angajaților lor scade, costul acestora va determina o variație bugetară.
Productivitatea personalului afectează parțial variația vânzărilor. Majoritatea companiilor vor stabili un obiectiv de vânzări necesar pentru ca compania să ajungă la pragul de rentabilitate. Dacă vânzările scad sub acest buget, atunci costul menținerii companiei în funcțiune este mai mare decât veniturile pe care le aduce. Ca și în cazul variației materiale, variația vânzărilor poate fi atribuită fie performanței slabe, fie ghinionului.
De exemplu, un vânzător de înghețată este susceptibil să sufere dacă este o vară rece, deoarece vânzările anticipate vor scădea. De asemenea, un magazin care își organizează prost produsele și personalul este, de asemenea, probabil să înregistreze vânzări reduse și o variație bugetară. Nu prea poate face vânzătorul de înghețată pentru a crește vânzările pe vreme rece, dar magazinul ar fi trebuit să se organizeze mai bine.
Există mai multe motive pentru o variație bugetară, iar aceste motive sunt adesea împărțite în variații necontrolabile și controlabile. Prețurile petrolului sunt adesea dificil de prezis, ceea ce le face destul de incontrolabile, dar creșterile de taxe sunt adesea anunțate cu mult timp înainte și pot fi incluse într-un buget cu o cantitate decentă de precizie. Un buget bine pregătit ar trebui să țină cont de variație prin bugetarea pentru a cheltui mai puțin decât suma de bani estimată a fi disponibilă. Orice bani de rezervă pot fi stocați într-un fond de urgență.