Managementul activelor de date este practica de stocare și organizare a informațiilor care au valoare pentru o organizație. Videoclipurile, textele și înregistrările audio pot fi considerate bunuri de date de către instituții precum muzeele și bibliotecile. Se spune că companiile care întocmesc liste cu informații despre clienți și înregistrări ale tranzacțiilor au, de asemenea, active de date. Unul dintre cele mai bune sfaturi pentru a practica gestionarea activelor de date este să găsiți un software de gestionare a datelor care să se potrivească nevoilor organizației dvs. În continuare, poate fi util să dezvoltați un plan de implementare cu atenție a unui nou sistem, care poate implica mutarea datelor dintr-o bază de date veche într-una nouă și instruirea angajaților în utilizarea interfețelor.
Majoritatea organizațiilor lucrează cu active digitale. Cu alte cuvinte, în loc să depună documente pe hârtie, organizațiile tind să stocheze cele mai importante informații în forme digitale. Acest lucru permite managerilor de date să creeze fișiere de rezervă și să economisească spațiu și să creeze procese eficiente de înregistrare și recuperare a datelor.
Software-ul pentru gestionarea activelor de date poate varia de la simplu la complex. Unele dintre cele mai de bază caracteristici ale software-ului pentru active de date permit un flux de lucru mai fluid. În aceste cazuri, software-ul poate permite utilizatorilor să mute datele de la un departament la altul. Un document sau un videoclip poate fi editat de un utilizator, salvat și transferat unui alt utilizator, care poate efectua mai multe editări.
Software-ul complex de gestionare a activelor poate include recunoașterea vocală sau optică. Recunoașterea optică poate fi utilă pentru profesioniștii care trebuie să numere de câte ori o siglă sau o imagine este folosită într-o reclamă video. Recunoașterea vocii poate fi utilă pentru gestionarea înregistrărilor audio.
Înainte de a alege software-ul, un sfat bun ar putea fi să studiați modelele de afaceri și să determinați ce pași și resurse sunt necesare pentru a optimiza fluxul de lucru. Acest lucru vă poate oferi un control mai bun asupra caracteristicilor de care aveți nevoie. Software-ul care este mai complex tinde să fie mai scump, deși prin îmbunătățirea proceselor, o organizație poate reduce costurile, făcându-l o alegere mai profitabilă pe termen lung.
Experții în managementul datelor consideră că o greșeală comună făcută de mulți manageri de active este aceea că încearcă să implementeze schimbări prea repede. Deși poate fi tentant să implementați imediat un nou sistem, acest lucru poate cauza costuri mari și ineficiențe. În schimb, ar putea fi recomandabil să mutați datele încet de la un sistem vechi la unul nou. De asemenea, ar putea fi o idee bună să implementați o funcție la un moment dat.
Prin implementarea lent a unui nou sistem de gestionare a activelor de date, managerii au și șansa de a instrui angajații să utilizeze interfețele software. Evaluarea competenței utilizatorilor în utilizarea software-ului înainte de a oficializa un nou sistem poate reduce apariția erorilor la nivelul utilizatorului. O implementare atentă le oferă managerilor timp să recunoască și să remedieze defectele unui sistem.