Diferite tipuri de costuri generale ale proiectelor se încadrează în multe dintre aceleași categorii ca și cheltuielile obișnuite ale proiectului. Acestea pot fi fixe sau variabile, operaționale sau de capital și pot include lucruri precum salariile pentru muncitori, chirie, materiale și echipamente și orice alt tip de cheltuieli care este tipic pentru managementul proiectelor. Ceea ce face ca aceste cheltuieli să facă parte din această categorie este modul în care se aplică la anumite aspecte ale contractului de bază.
Proiectele sunt gestionate ca unități de afaceri autonome, cu bugete proprii, personal alocat și resurse alocate. Pentru a determina profitabilitatea unui proiect, managerii de proiect au sarcina de a identifica cheltuielile care sunt generate special pentru finalizarea proiectului. Aceste cheltuieli sunt legate de livrabilele unui proiect, care se referă la lista specifică de sarcini care trebuie îndeplinite pentru ca proiectul să fie finalizat și contractul îndeplinit.
Într-o lume ideală, fiecare cheltuială generată de un proiect ar fi legată de un anumit livrabil. Cu toate acestea, realitatea interferează adesea și anumite cheltuieli ale proiectelor tind să se încadreze pe diferite livrabile sau să se aplice tuturor simultan, fără a putea atribui cea mai mare parte a cheltuielilor unuia livrabil față de celelalte. Aceste tipuri de cheltuieli umbrelă sunt cunoscute sub denumirea de costuri generale ale proiectului.
Orice tip de cheltuială de proiect poate ajunge în această categorie, inclusiv salariile pentru managerii generali de proiect, de exemplu. Acești manageri petrec timp organizând proiectul în ansamblu și poate fi imposibil să se aloce timp între diferitele livrabile. Un alt tip de cost obișnuit este administrația generală, care poate include personalul angajat pentru a face contabilitatea proiectului, rechizitele utilizate în birou, ajutor general de secretariat sau costul derulării unui birou principal de proiect. Costurile generale pot include o gamă largă de cheltuieli obișnuite, cum ar fi o unitate de depozitare utilizată de întregul proiect sau cheltuieli de deplasare pentru ca managerii de proiect să participe la întâlniri.
Este important să se facă distincția între cheltuielile generale ale proiectului și cheltuielile generale generale și administrative pentru întreaga afacere. Costurile generale ale proiectului, în general, sunt specifice proiectului. Afacerea are propriile cheltuieli generale pe care le alocă clienților și proiectelor ca procent din costurile indirecte. Chiar dacă unele costuri sunt considerate cheltuieli generale pentru proiect, prin urmare, acestea sunt în continuare cheltuieli directe ale proiectului. Un contract de proiect i-ar fi atribuit un procent suplimentar din costurile indirecte care provin din administrarea întregii afaceri.