Numerotarea Bates este o practică în care documentele sunt ștampilate cu șiruri de caractere de identificare într-o manieră secvențială pentru a ajuta la urmărirea lor. Pot fi folosite doar numere sau poate fi aplicat un sistem de numerotare alfanumeric Bates. Nu există o metodă stabilită pentru utilizarea acestei practici, iar oamenii își pot dezvolta propriile coduri și șiruri pentru uz intern. Colecțiile de documente cu numerotare Bates sunt mai ușor de gestionat, deoarece oamenii pot identifica cu ușurință documentele în afara secvenței și alte probleme.
Acest termen este derivat dintr-un dispozitiv patentat, mașina automată de numerotare Bates, folosită odată pe scară largă pentru procedura eponimă. Această mașină era o ștampilă cu un set de role care avansa automat după fiecare amprentare, permițând oamenilor să ștampileze documentele în timpul procesării cu coduri numerice secvențiale. Oamenii continuă să folosească ștampile pentru numerotarea manuală Bates și multe programe de calculator oferă, de asemenea, această funcționalitate, creând o înregistrare permanentă în partea de sus sau de jos a fiecărui document, indiferent dacă este generat în program sau scanat dintr-o altă sursă.
Medicii și profesioniștii din domeniul juridic sunt cel mai probabil să folosească această tehnică. Ei au adesea colecții mari de documente referitoare la un singur caz și au nevoie de o modalitate de a le ține evidența. Dacă documentele sunt pierdute sau ascunse, ar putea compromite cazuri medicale sau juridice. Cu numerotarea Bates, este ușor de spus când există o problemă cu o colecție de documente. În plus, numerele pot fi folosite pentru a crea un index pentru a facilita căutarea documentelor, deoarece o listă poate fi creată cu referințe numerice.
Unele birouri au coduri interne pe care le folosesc ca bază pentru numerotarea Bates pentru a facilita urmărirea cazurilor. Ei pot folosi un sistem cu cratime, în care fiecare document începe cu un șir de numere și litere pentru a identifica cazul, urmat de un număr Bates individual. O firmă de avocatură ar putea folosi un cod precum 201112 pentru a indica că un caz este al 12-lea acceptat de firmă în 2011, urmat de un număr Bates pentru a identifica un anumit document, ca în 201112-1234, care ar fi urmat în ordine până în 201112- 1235. Ambele numere ar putea fi, de asemenea, enumerate într-un index cu informații despre conținutul documentelor individuale.
Oameni, alții decât medici și avocați, pot folosi numerotarea Bates și o pot considera utilă pentru organizarea colecțiilor de documente și dosare. Este nevoie de un sistem de codificare consistent, iar oamenii pot folosi orice, de la etichetători la ștampile și la numerotarea documentelor.