O cerere de comandă este primul pas în plasarea unei comenzi de cumpărare. Solicitarea poate fi generată prin verificarea manuală a stocului sau dintr-o cerere de achiziție automatizată generată dintr-un sistem de informații de management. În operațiunile de producție mari, departamentul de achiziții poate să nu fie nici măcar situat în aceeași clădire sau locație geografică cu unitatea, așa că este necesară o scrisoare de solicitare a comenzii de achiziție pentru a obține componente la comandă.
Pentru operațiuni mici sau „one man shows”, un sistem de inventar vizual este adesea folosit în locul sistemului de inventar computerizat mai scump. Pe măsură ce stocul unui anumit produs scade, proprietarul sună pur și simplu furnizorul și depune o cerere de comandă. În funcție de tipul de afacere, proprietarul poate folosi un sistem kanban sau cu două coșuri, ceea ce înseamnă că cererea de comandă de achiziție este declanșată atunci când primul coș se golește și al doilea coș este tras.
Acest tip de sistem de inventariere se bazează pe o verificare vizuală a inventarului pentru a ști când să comanzi un produs suplimentar. Odată ce cererea de comandă este confirmată de furnizor, proprietarul va furniza adesea un card de credit pentru a plăti produsul. Alternativ, proprietarul poate emite o comandă de cumpărare, care este un formular pe hârtie care precizează produsul achiziționat și termenii și condițiile de plată.
Operațiunile mai mari folosesc de obicei un sistem de informare de management sau un sistem de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) pentru a ține evidența cererii, a stocurilor și a comenzilor de achiziție. Aceste sisteme bazate pe computer funcționează prin faptul că un planificator principal introduce prognoza de marketing. Sistemul va compara apoi programul planificat de construire a produsului cu produsele finite curente, cu lucrările în curs și cu stocul brut.
Sistemele informatice au un tabel sau un fișier care include termenul de livrare al furnizorului pentru fiecare componentă utilizată în procesul de fabricație. În timpul comparării de către sistem a programului de construire a produsului cu inventarul, acesta ia în considerare timpul de livrare al furnizorului și generează o cerere de comandă de achiziție pentru orice componente care trebuie comandate. Majoritatea unităților de producție funcționează într-un mediu just-in-time (JIT), ceea ce înseamnă că sistemul va planifica sosirea componentelor chiar înainte de momentul în care sunt necesare pentru operațiunea de producție. Acest proces reduce cantitatea de spațiu necesar în depozit și reduce cantitatea de capital blocată în stoc.
Solicitarea de comandă rezultată este apoi trimisă furnizorilor de componente de către departamentul de achiziții. Pe măsură ce furnizorii confirmă prețul componentelor, cantitățile minime de comandă și timpul de livrare, echipa de achiziții va emite o comandă fermă. Comanda de cumpărare este un document obligatoriu care garantează că furnizorul va fi achitat la livrare.