O diagramă de flux descrie vizual un proces sau etapele unui proiect. Folosit frecvent în afaceri, oferă un punct de referință comun pentru cei implicați într-un proiect sau procedură. Este, de asemenea, un punct de referință util pentru a găsi erori într-un proces sau proiect.
Companiile pot folosi diagrame de flux separate pentru a descrie procesele reale și cele mai bune procese, apoi le pot compara pe cele două pentru a îmbunătăți procesele. O diagramă este, de asemenea, o metodă eficientă de a instrui angajații asupra unui nou proces. Frecvent, unul este folosit pentru a facilita acordul asupra etapelor unui proiect sau proces. Beneficiile comune ale diagramelor de flux sunt o mai bună înțelegere a unui proces, îmbunătățirea calității și o înțelegere mai clară a relației dintre clienți și furnizori.
Diagrama modernă este asociată cu reprezentările timpurii ale logicii programelor de calculator; cu toate acestea, poate fi folosit în orice scop, nu doar pentru procesele de afaceri. O diagramă poate prezenta instrucțiuni de asamblare pentru un produs de larg consum, o cronologie pentru o strângere de fonduri de organizație sau indicații de la o destinație la alta. Aplicația software ar putea folosi o astfel de diagramă de sarcini în documentația de utilizator.
O diagramă de flux include punctele de început și de sfârșit, cu intrări, ieșiri, căi posibile și decizii pe parcurs. Majoritatea folosesc simboluri de bază; pașii de început și de sfârșit sunt de obicei dreptunghiuri ovale sau rotunjite. Un dreptunghi reprezintă o etapă în proces, iar o formă de romb indică o decizie. Săgețile care ies dintr-un diamant de decizie au rutele corespunzătoare da/adevărat sau nu/fals.
Cercurile descriu operațiuni și o formă de săgeată înseamnă transport. Un triunghi indică depozitarea, iar un pătrat reprezintă inspecția sau măsurarea. Alte forme simbolizează intrarea și ieșirea datelor, documente cu o singură pagină și mai multe pagini, operațiuni manuale, întârzieri și conectori de pagină următoare. Simbolurile conțin text de identificare.
Pentru a indica un proces comun, o diagramă de flux va combina două sau mai multe simboluri. Săgețile dintre simboluri descriu fluxul de pași. Unul simplificat ar putea folosi săgețile doar pentru a arăta fluxul de acțiune. Nu toate diagramele folosesc simboluri; unii folosesc grafice pentru a indica un produs sau un proces.
Atunci când proiectează o diagramă de flux, o persoană ar trebui mai întâi să adune informații despre fluxul procesului existent sau anticipat. El sau ea poate crea apoi o diagramă a procesului de încercare folosind cele mai simple simboluri posibile. Alte persoane ar trebui să fie rugate să caute defecte și să facă modificările necesare. Atunci când elaborează o diagramă de flux, persoanele ar trebui să fie sigure că îi definesc în mod clar limitele. Multe programe software de bază de birou includ funcții pentru crearea acestor diagrame și există, de asemenea, programe specializate doar pentru proces.