Procesarea facturilor este o serie de proceduri pentru gestionarea facturilor pentru a vă asigura că acestea sunt plătite în timp util. Întreprinderile individuale au de obicei propriile sisteme de procesare, implicând membri ai personalului contabil, precum și supraveghetori și alt personal. Software-ul pentru a ajuta la procesarea facturilor este disponibil pentru a eficientiza procesul, pentru a facilita localizarea înregistrărilor și pentru a oferi acces rapid la facturile restante actuale.
Procesul începe cu livrarea unei facturi prin fax, e-mail, poștă sau alt sistem. Un membru al personalului contabil trebuie să deschidă și să revizuiască factura pentru a decide cum să procedeze. Poate avea un număr de comandă de cumpărare, care indică faptul că persoana responsabilă cu respectiva comandă trebuie să-l verifice. Aceasta poate implica verificarea facturii cu articolele reale primite și verificarea faptului că o persoană a aprobat achiziția în primul rând. Dacă nu este prezent un număr de comandă, contabilul trebuie să examineze documentul pentru a determina ce fel de produs sau serviciu este în discuție.
În sistemele electronice de procesare a facturilor, oamenii pot înregistra datele facturii, inclusiv furnizorul de origine, detalii, data scadentă și așa mai departe, creând o intrare în baza de date care poate fi urmărită. Supraveghetorii contabili pot solicita liste cu facturile în așteptare sortate după scadență și alți parametri. Odată ce un contabil aprobă plata, fondurile pot fi expediate prin cec, transfer electronic de fonduri și alte metode, utilizând informațiile despre furnizor din dosar. Dacă un furnizor este nou, departamentul de contabilitate poate avea nevoie să ia legătura pentru a colecta informații dacă datele de facturare nu sunt complete.
Companiile își înregistrează plățile prin cec sau numărul de confirmare, în funcție de modul în care trimit fondurile, pentru a crea o înregistrare care să arate când și cum au efectuat o plată. Odată ce banii sunt trimiși, departamentul de contabilitate poate observa că factura este plătită și o poate muta din coloana conturi de plătibile din registrele lor. Dacă apare o dispută cu privire la plăți, aceste înregistrări sunt disponibile pentru examinare pentru a afla unde s-a rătăcit o plată și cum să rezolvi problema.
Numărul de pași implicați în procesarea facturilor poate varia, în funcție de companie și de sistemele pe care le folosește. Failsafe-urile sunt încorporate pentru a evita probleme precum plăți duble, plata pentru achiziții neautorizate sau neplata unei facturi în termenii alocați. La o afacere mică, o singură persoană poate fi responsabilă de aceste plăți, în timp ce companiile mai mari pot avea un întreg departament de conturi de plătibile responsabil de gestionarea întregii procesări a facturilor, pentru fiecare furnizor, de la furnizorii de utilități până la subcontractanții pe care o companie îi folosește pentru anumite proiecte.