Un document inteligent este un tip specific de document interactiv, electronic. Se deosebește de un document electronic standard prin faptul că este dinamic și poate fi personalizat. Afacerile de la firme de marketing la entități de leasing comercial pot beneficia de încorporarea documentelor inteligente în operațiunile lor, deoarece utilizarea acestora poate economisi timp și resurse prin reflectarea imediată a datelor specifice.
Formatele pentru documente inteligente includ Adobe® PDF, Microsoft® InfoPath®, software-ul Cardiff și XForms by W3C®. DocFire™, Exari și Intelledox pot fi, de asemenea, considerate parte a soluției inteligente pentru documente. Oricare dintre aceste piese de software poate fi programată pentru a ajuta la producerea și utilizarea documentelor inteligente. De asemenea, sunt bazate pe XML, în ceea ce privește datele utilizate.
Un document inteligent este diferit de documentul electronic mediu într-un mod fundamental. În timp ce un document electronic standard se poate spune că este versiunea digitală a unei bucăți de hârtie, un document inteligent este interactiv și poate fi dinamic. Documentele electronice interactive permit personalizarea ridicată a documentelor fie pentru utilizator, fie pentru vizualizator.
Paginile web personalizate, prezentările și formularele care se modifică la cererea utilizatorului pot fi considerate documente inteligente. Ele funcționează de obicei împreună cu Internetul și un tip de software de server. Aceste lucruri ajută la aducerea la viață a documentului inteligent, la menținerea dinamicii și răspunzând la intrare.
Aplicațiile pentru un document inteligent sunt numeroase. Aceste documente pot ajuta companiile să-și eficientizeze operațiunile, să le ajute cu protocoalele de servicii pentru clienți și să reducă costurile. Anumite companii care se bazează pe date în continuă schimbare, cum ar fi firmele de marketing, pot aplica, de asemenea, documente inteligente practicilor lor de afaceri. De exemplu, firmele de marketing care folosesc documente inteligente pentru a completa automat materialele de marketing direct cu informațiile personale ale potențialilor potențiali au șanse mai mari de a ajunge pe piețele țintă și de a-și crește ratele de conversie. De asemenea, își pot consolida mărcile, pot avea o reținere mai bună a clienților și pot reduce costurile asociate cu marketingul prin utilizarea documentelor inteligente.
Un exemplu de aplicare practică a documentelor inteligente implică leasingul comercial și împrumutul. Această industrie se bazează pe ideea că mai multe entități vor împrumuta și închiriază în scopuri comerciale și pentru anumite perioade de timp, astfel încât documentele inteligente pot ajuta entitățile care fac împrumutul și leasingul. Documentele inteligente pot oferi agenților de creditare și leasing documente care au fost programate inteligent pentru a reflecta numele locatarului și alte informații personale. Acest lucru poate economisi timp și resurse locatorului atunci când încearcă să finalizeze oferte.