Termenul „profil de student” este folosit în mai multe sensuri diferite în comunitatea educațională. În toate cazurile, un profil de student oferă informații despre un student, dar informațiile pot fi prezentate și utilizate în moduri diferite. Profilurile studenților pot include date transmise de un student, precum și informații care sunt adăugate de membrii personalului unei instituții de învățământ pentru a oferi o imagine completă a studentului. Accesul la multe tipuri de profiluri de studenți este restricționat din cauza preocupărilor legate de securitate și confidențialitate.
Într-un birou de ajutor financiar, un profil de student este utilizat pentru a determina eligibilitatea pentru ajutor financiar și pentru a ține evidența conturilor și a istoricului studentului la colegiu. Mai multe birouri de ajutor financiar folosesc un document specific cunoscut sub numele de PROFIL conceput de College Board ca parte a cererilor lor de ajutor financiar, studenții completând documentul pentru a oferi informații despre ei înșiși și despre situația lor financiară. Un profil tipic de ajutor financiar include informații demografice despre elev și părinți, împreună cu informații financiare și un istoric complet al contului.
Birourile de admitere stabilesc, de asemenea, profiluri de elevi atunci când studenții aplică la o școală. Profilul este adesea electronic, astfel încât să poată fi urmărit cu ușurință și trimis diverșilor membri ai biroului de admitere pentru revizuire. Profilul include informații de la student, cum ar fi datele demografice de bază, împreună cu eseuri de admitere și înregistrări educaționale de la instituțiile anterioare, împreună cu scrisori de recomandare. Profilurile de admitere pot include, de asemenea, transcrieri ale interviurilor, înregistrări ale interacțiunilor cu solicitantul și alte date relevante. În cazul în care studentul este acceptat, profilul de admitere va fi utilizat pentru a genera un profil de student în scopuri de evidență, profilul incluzând înregistrările notelor, cursurile urmate și așa mai departe și fiind menținut de birourile registratorului și economiei.
Multe universități și colegii prezintă, de asemenea, profiluri ocazionale ale studenților lor în broșuri de admitere și pe site-urile lor web pentru a atrage potențialii solicitanți. Aceste profiluri de elevi sunt axate pe interesele studenților și pe cursurile lor de studiu la școală, oferind o imagine a unui elev tipic dintr-o școală pe care solicitanții o pot folosi pentru a determina dacă școala este sau nu potrivită pentru ei. Deoarece aceste profiluri de studenți sunt deschise publicului, ele sunt publicate numai cu acordul studentului și nu conțin informații sensibile.
Elevii pot fi, de asemenea, profilați de mass-media. Multe ziare din orașele mici publică profiluri ale studenților în timpul absolvirii, astfel încât membrii comunității să poată fi prezentați studenților care absolvă și să învețe mai multe despre planurile lor pentru viitor. Un profil de student poate servi și ca o poveste de interes public, cu un jurnalist profilând un student care face ceva interesant, cum ar fi organizarea unui grup comunitar, voluntariat în străinătate sau excelând în competiții sportive.