Când răspundeți la o cerere de propunere (RFP), trebuie să acordați o atenție deosebită formatului propunerii dvs. de afaceri. Selectarea formatului potrivit vă poate îmbunătăți considerabil șansele de a câștiga un contract. Selectarea uneia greșite poate însemna că chiar și o ofertă altfel ideală nu reușește.
De departe, cea mai importantă regulă este să urmați sfaturile din RFP. Trebuie să vă asigurați că respectați orice instrucțiuni specifice despre formatul propunerii dvs. Acest lucru este parțial o curtoazie, deoarece va ajuta să vă asigurați că organizația are toate propunerile rivale într-un format similar, facilitând compararea acestora. Mai important, furnizarea formatului necesar arată că sunteți dispus să faceți efortul de a urma instrucțiuni precise. Cu excepția cazului în care ați lucrat cu organizația înainte sau aveți o reputație deosebit de puternică, aceasta este una dintre cele mai eficiente modalități de a demonstra că veți putea respecta cerințele pentru realizarea proiectului în sine dacă vi se atribuie contractul.
Un format de propunere de afaceri care este aproape sigur că va include toate informațiile relevante este cele cinci W – sau, strict vorbind, cinci W și un H. Acest format răspunde la șase întrebări de bază despre propunerea dumneavoastră. Formatul provine dintr-o poezie Rudyard Kipling care începe prin a detalia cele șase întrebări: „Păstrez șase servitori cinstiți; m-au învățat tot ce știam. Numele lor sunt Ce și De ce și Când și Cum și Unde și Cine.”
Există câteva puncte speciale de reținut atunci când stabiliți un format de propunere de afaceri pentru un contract guvernamental. Principalul lucru este că trebuie să respectați tot ce este enumerat în RFP. Acest lucru se datorează faptului că agențiile guvernamentale trebuie de obicei să urmeze reguli stricte cu privire la selectarea celei mai bune propuneri pentru a evita orice acuzație de părtinire necorespunzătoare.
De asemenea, merită să căutați un document numit „declarație de lucru” care însoțește cererea de propunere și explică criteriile de selectare a propunerii câștigătoare. Selectarea unui format de propunere de afaceri care este adaptat acestor criterii vă poate îmbunătăți șansele de a fi selectat. Indiferent de formatul pe care îl alegeți, este deosebit de important să vă asigurați că respectați termenul limită de depunere, deoarece agențiile guvernamentale nu au voie, de obicei, să își exercite raționamentul în acceptarea trimiterilor cu întârziere.
Indiferent dacă scrieți o propunere de afaceri pentru o organizație guvernamentală sau o companie privată, ar trebui să vă asigurați că aceasta depășește doar arătarea că puteți îndeplini criteriile. Deoarece alți ofertanți ar putea, de asemenea, să facă acest lucru, trebuie să arătați ce valoare suplimentară poate oferi organizației oferta dvs. Aceasta poate include feedback de la proiectele anterioare, premii pe care le-ați câștigat pentru munca dvs. și orice altceva care arată că sunteți mai bun decât rivalii dvs., mai degrabă decât pur și simplu de același standard.