Ένας διοικητικός βοηθός έχει πολλά ίδια καθήκοντα με έναν γραμματέα, συμπεριλαμβανομένης της πληκτρολόγησης, κατάθεσης, απάντησης τηλεφώνου και λήψης σημειώσεων στις συναντήσεις. Επιπλέον, μπορεί να επιβλέπει την εφοδιαστική ενός γραφείου, να συνεργάζεται με επόπτες σε σημαντικά έργα και να επιβλέπει γραμματείς. Παρόλο που απαιτείται λίγη επίσημη εκπαίδευση για να εργαστεί σε αυτήν τη θέση, οι εκτελεστικοί βοηθοί ή όσοι εργάζονται σε εξειδικευμένους τομείς μπορεί να χρειαστούν πρόσθετη κατάρτιση.
Καθήκοντα
Τα καθήκοντα ενός διοικητικού βοηθού συχνά υπερβαίνουν τα καθήκοντα γραμματείας και περιλαμβάνουν χειρισμό υλικοτεχνικής υποστήριξης για το γραφείο, όπως παραγγελία προμηθειών, διακίνηση αλληλογραφίας και γραφειοκρατίας που εισέρχονται και εξέρχονται από την επιχείρηση και συντονίζουν τα προγράμματα των ανθρώπων. Σε πολλές περιπτώσεις, αυτός ή αυτή είναι πηγή πληροφοριών στο κοινό και ως εκ τούτου, μερικές φορές λειτουργεί ως «πρόσωπο» της εταιρείας. Ορισμένοι ανώτεροι βοηθοί εποπτεύουν επίσης κατώτερους βοηθούς ή γραμματείς, στην οποία περίπτωση μπορεί να χρειαστεί να κάνουν περιοδικές αναφορές απόδοσης ή παρουσιάσεις. Πολλοί άνθρωποι σε αυτή τη θέση βοηθούν επίσης στην κατάρτιση νέου προσωπικού, ιδιαίτερα εάν θα κάνουν διοικητικά καθήκοντα. Ένας διοικητικός βοηθός χρειάζεται επίσης κάποιες πρακτικές γνώσεις, όπως τον τρόπο εργασίας με μια ποικιλία εξοπλισμού γραφείου.
Σύνολο ικανοτήτων
Οι άνθρωποι που εργάζονται σε αυτήν τη θέση πρέπει να είναι εξαιρετικά καλοί με λεπτομέρειες και να μπορούν να χειρίζονται πολλές εργασίες ταυτόχρονα, καθώς είναι συχνά υπεύθυνοι για τα προγράμματα πολλών ατόμων και μπορεί να επιβλέπουν την πρόοδο πολλών έργων ταυτόχρονα. Θα πρέπει επίσης να είναι καλά με τους ανθρώπους, αφού η δουλειά απαιτεί πολλή αλληλεπίδραση με άτομα στο γραφείο καθώς και πελάτες. Το να μπορείς να κάνεις κλήσεις κρίσης και να εργάζεσαι ανεξάρτητα είναι επίσης ένα σημαντικό μέρος της εργασίας, καθώς ο διοικητικός βοηθός είναι το άτομο που πιθανότατα γνωρίζει ποια έγγραφα είναι σημαντικά και ποια μπορούν να απορριφθούν, ποια e-mail μπορούν να χειριστούν στο γραφείο επίπεδο και που πρέπει να προωθηθούν στην ανώτερη διοίκηση και πώς να βελτιωθεί η αλυσίδα εντολών για να γίνουν τα πράγματα. Πέρα από όλα αυτά, οι διοικητικοί βοηθοί πρέπει να είναι γλωσσικοί, καλοί στο γράψιμο και καλοί στην τεχνολογία, καθώς συχνά απαιτείται να απαντούν σε αλληλογραφία, να διορθώνουν έγγραφα και να εργάζονται με βάσεις δεδομένων.
ειδικότητες
Οι διοικητικοί βοηθοί μπορούν να ειδικευτούν σε ένα συγκεκριμένο τμήμα σε έναν οργανισμό, όπως το ανθρώπινο δυναμικό ή η πληροφορική, αν και αυτό είναι πιο συνηθισμένο σε μεγαλύτερους οργανισμούς. Οι εκτελεστικοί διοικητικοί βοηθοί συνεργάζονται μόνο με ανώτερα διοικητικά στελέχη σε μια εταιρεία. Μπορεί να είναι υπεύθυνοι για μια ομάδα ανθρώπων ή μπορεί να συνεργάζονται μόνο με έναν. Σε κάθε περίπτωση, ο βοηθός είναι υπεύθυνος για τον έλεγχο της πρόσβασης στα στελέχη, τη διευθέτηση ταξιδιών και συνεδρίων και την αλληλεπίδραση με πωλητές, στελέχη από άλλες εταιρείες και μέλη του διοικητικού συμβουλίου, εκτός από τα τακτικά διοικητικά καθήκοντα. Γενικά, όσο πιο ψηλά το στέλεχος, τόσο περισσότερες δεξιότητες και εμπειρία χρειάζεται ο βοηθός.
Επιπλέον, οι διοικητικοί βοηθοί μπορούν να ειδικευτούν σε ορισμένους τομείς, όπως η ιατρική ή το δίκαιο. Εκτός από τα συνήθη καθήκοντα που σχετίζονται με αυτήν τη θέση, εκτελεί επίσης εργασίες που σχετίζονται ειδικά με αυτόν τον τομέα. Για παράδειγμα, ένας νομικός βοηθός μπορεί επίσης να ερευνήσει νομικά προηγούμενα και να βοηθήσει στην προετοιμασία ενημερώσεων, ενώ ένας ιατρικός βοηθός συνήθως χρειάζεται να γνωρίζει τις χρεώσεις ασφάλισης ή τις εργαστηριακές διαδικασίες. Μερικοί άνθρωποι κάνουν επίσης αυτή τη δουλειά από το σπίτι μέσω τηλεφώνου και Διαδικτύου, οπότε ονομάζονται εικονικοί διοικητικοί βοηθοί.
Εκπαίδευση
Σε πολλές περιπτώσεις, ένα άτομο μπορεί να ξεκινήσει να εργάζεται σε αυτήν τη δουλειά με απολυτήριο λυκείου και κάποια εκπαίδευση σε επαγγελματικές και υπολογιστικές δεξιότητες. Για εξειδικευμένες θέσεις, όπως σε ιατρικό ή νομικό γραφείο, πρέπει να γνωρίζει το λεξιλόγιο που αφορά τη συγκεκριμένη θέση. Ένα πιστοποιητικό από πρόγραμμα κατάρτισης, πτυχίο συνεργάτη ή πιστοποίηση μέσω αναγνωρισμένου οργανισμού μπορεί να βοηθήσει όλα όταν πρόκειται για πρόσληψη ή προαγωγή.