Ένα σύστημα παραγγελιών εργασίας είναι μια μέθοδος κατανομής κόστους που χρησιμοποιείται στη λογιστική διαχείρισης. Το σύστημα παραγγελιών εργασίας λειτουργεί καλύτερα για εταιρείες που παράγουν μεμονωμένα αγαθά ή ξεχωριστές υπηρεσίες πελατών. Το σύστημα παρακολουθεί τα άμεσα υλικά, την άμεση εργασία και τα γενικά έξοδα κατασκευής για κάθε έργο ξεχωριστά. Οι εταιρείες παροχής υπηρεσιών χρησιμοποιούν επίσης αυτό το σύστημα σε μεγάλο βαθμό. Για παράδειγμα, οι λογιστές και οι δικηγόροι χρεώνουν πελάτες για συγκεκριμένη δραστηριότητα που σχετίζεται με μια θέση εργασίας. Η τήρηση αρχείων μπορεί να είναι αρκετά περίπλοκη για την ακριβή παρακολούθηση όλων των εγγράφων στο σύστημα.
Τα άμεσα υλικά αντιπροσωπεύουν όλα τα ακατέργαστα αγαθά που είναι απαραίτητα για την παραγωγή ενός προϊόντος. Το σύστημα παραγγελιών εργασίας απαιτεί συνήθως μια τιμολόγηση αγαθών για να ξεκινήσει η παρακολούθηση της εργασίας. Οι λογιστές διαχείρισης θα καταγράφουν τις πληροφορίες από αυτό το δελτίο σε μια αναφορά καθολικού. Τυχόν πρόσθετοι λογαριασμοί αγαθών για το έργο θα περιλαμβάνονται επίσης σε αυτήν την αναφορά. Οι πληροφορίες περιέχουν δεδομένα που σχετίζονται μόνο με τα υλικά που χρησιμοποιούνται και διατίθενται στο έργο.
Η άμεση εργασία περιλαμβάνει όλες τις ανθρωποώρες που απαιτούνται για τη μετατροπή των πρώτων υλών σε τελικά προϊόντα. Το σύστημα παραγγελιών εργασίας παρακολουθεί αυτές τις πληροφορίες ανά εργασία χρησιμοποιώντας κάρτες χρόνου εργαζομένων. Οι λογιστές καταγράφουν το χρόνο που εργάστηκε κάθε εργαζόμενος στην εργασία ή στο έργο. Οι περισσότερες εταιρείες μπορούν να παρακολουθούν αυτές τις πληροφορίες καθημερινά χρησιμοποιώντας ένα ηλεκτρονικό σύστημα μέτρησης χρόνου. Τα χειροκίνητα συστήματα ενδέχεται να απαιτούν καταγραφή και αναφορά δεδομένων σε εβδομαδιαία ή μηνιαία βάση για να μειωθεί ο χρόνος που αφιερώνεται σε αυτήν τη διαδικασία.
Τα γενικά έξοδα παραγωγής είναι το τελευταίο κομμάτι κόστους στο σύστημα παραγγελιών εργασίας. Τα γενικά έξοδα αντιπροσωπεύουν όλα τα στοιχεία που σχετίζονται έμμεσα με την παραγωγή αγαθών ή υπηρεσιών. Οι περισσότερες εταιρείες εφαρμόζουν γενικά έξοδα παραγωγής χρησιμοποιώντας ένα προκαθορισμένο επιτόκιο γενικών εξόδων. Ο υπολογισμός για αυτό είναι το εκτιμώμενο γενικό κόστος διαιρεμένο με την εκτιμώμενη παραγωγή. Ένας κοινός διαιρέτης αναμένονται ώρες άμεσης εργασίας για το έργο. ο αριθμός που προκύπτει εφαρμόζεται στη συνέχεια στο έργο χρησιμοποιώντας ώρες άμεσης εργασίας.
Μια εταιρεία αναμένει 400,000 δολάρια ΗΠΑ (USD) σε γενικά έξοδα παραγωγής και 40,000 ώρες άμεσης εργασίας για ένα έργο. Το επιτόκιο εφαρμογής γενικών εξόδων κατασκευής είναι 10 $ USD ανά ώρα εργασίας. Εάν το πραγματικό κόστος εργασίας για το έργο είναι 38,000 ώρες άμεσης εργασίας, τα συνολικά γενικά έξοδα παραγωγής για το έργο είναι 380,000 $ USD. Αυτό ολοκληρώνει την εφαρμογή του κόστους για το έργο, εκτός από τη διαγραφή της διαφοράς στα αναμενόμενα γενικά έξοδα παραγωγής.
Τα υπόλοιπα 20,000 $ USD σε γενικά έξοδα κατασκευής χρειάζονται μια διορθωτική εγγραφή ημερολογίου στα βιβλία της εταιρείας. Οι περισσότερες εταιρείες θα δεσμεύουν τα εκτιμώμενα γενικά έξοδα παραγωγής στα λογιστικά τους βιβλία στο πλαίσιο ενός συστήματος παραγγελιών εργασίας. Η καταχώριση για την κατάργηση αυτών των πληροφοριών είναι η πίστωση του λογαριασμού κόστους πωληθέντων αγαθών για την αφαίρεση του μη απαραίτητου τμήματος των γενικών εξόδων παραγωγής.