Οι εξωτερικοί έλεγχοι είναι έλεγχοι οικονομικών αρχείων που διενεργούνται από λογιστή ή λογιστικό γραφείο που είναι εντελώς ανεξάρτητο από τον πελάτη. Ένας εξωτερικός έλεγχος μπορεί να διεξαχθεί στα οικονομικά αρχεία ενός ατόμου, επιχείρησης, μη κερδοσκοπικού οργανισμού, κυβέρνησης ή οποιουδήποτε άλλου είδους νομικής οντότητας. Έλεγχοι αυτού του τύπου μπορούν να παραγγελθούν από μια ρυθμιστική αρχή ή να διενεργηθούν κατόπιν αιτήματος του ατόμου, της επιχείρησης ή του οργανισμού, ως μέσο διασφάλισης ότι ακολουθούνται οι τυπικές λογιστικές πρακτικές.
Η αξία ενός εξωτερικού ελέγχου υπάρχει επειδή ο λογιστής που διενεργεί την αξιολόγηση των οικονομικών αρχείων θεωρείται υπεράνω κάθε είδους μεροληψίας ή προκατάληψης. Θεωρητικά, αυτό βοηθά να διασφαλιστεί ότι ο έλεγχος μπορεί να προχωρήσει χωρίς καμία πιθανότητα να σημειωθούν παρατυπίες και ότι το τελικό αποτέλεσμα του ελέγχου είναι πλήρες και πλήρως ακριβές. Συχνά, ένας εξωτερικός έλεγχος διενεργείται τουλάχιστον ετησίως, αφού οι επαγγελματίες λογιστές που είναι υπάλληλοι της εταιρείας ή του οργανισμού έχουν διενεργήσει εσωτερικό έλεγχο. Αυτή η διττή προσέγγιση για την αξιολόγηση των λογιστικών αρχείων καθιστά ουσιαστικά αδύνατο να παραμείνουν ανεξερεύνητες οι παρατυπίες στα οικονομικά αρχεία.
Δεν είναι ασυνήθιστο για οργανισμούς και επιχειρήσεις να περιλαμβάνουν διατάξεις για εξωτερικό έλεγχο σε έγγραφα όπως εντολές σύστασης ή καταστατικό που διέπουν έναν οργανισμό. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα σε μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς που βασίζονται σε συνεισφορές μελών και άλλων χορηγών για να λειτουργήσουν. Συχνά, τα ευρήματα του ελέγχου τίθενται στη διάθεση των μελών και άλλων, επιτρέποντας τη διαφάνεια της καταγραφής των δωρεών και του τρόπου με τον οποίο χρησιμοποιήθηκαν τα συγκεντρωμένα κεφάλαια. Σήμερα, δεν είναι ασυνήθιστο για τις θρησκευτικές οργανώσεις, καθώς και άλλους τύπους μη κερδοσκοπικών οργανισμών, να διενεργούνται τακτικά εξωτερικοί έλεγχοι και να δημοσιεύονται τα αποτελέσματα προς όφελος των γενικών μελών και για οποιονδήποτε ενδιαφέρεται να συνδεθεί με τον οργανισμό.
Η διαδικασία προετοιμασίας για εξωτερικό έλεγχο απλοποιείται κάπως ακολουθώντας έναν απλό κατάλογο ελέγχου. Ένας κατάλογος αυτού του τύπου μπορεί να ληφθεί από την εταιρεία που έχει προγραμματιστεί να διενεργήσει τον έλεγχο. Σε μεγαλύτερους οργανισμούς, υπάρχει συχνά μια επιτροπή ελέγχου που είναι επιφορτισμένη με το καθήκον να αναθεωρήσει τη λίστα ελέγχου και να βεβαιωθεί ότι όλα τα λογιστικά αρχεία διατίθενται στον εξωτερικό ελεγκτή ή σε μεγαλύτερο ελεγκτικό προσωπικό, εάν ο οργανισμός έχει πολλές τοποθεσίες και θυγατρικές. Σήμερα, η χρήση λογισμικού διαχείρισης ελέγχου μπορεί να επιταχύνει τη διαδικασία διεξαγωγής του πραγματικού εξωτερικού ελέγχου, καθιστώντας πολύ ευκολότερη την αντιμετώπιση και επίλυση τυχόν προφανών ζητημάτων σε σύντομο χρονικό διάστημα. Ένα αποτελεσματικό πακέτο λογισμικού μπορεί να επιτρέψει στην τελική δήλωση των ελεγκτών να σημειώσει τυχόν διορθώσεις που έγιναν και να είναι σε θέση να υπογράψει τα λογιστικά αρχεία ως πλήρως συμμορφούμενα με τους ισχύοντες κανονισμούς καθώς και τις τυπικές λογιστικές πρακτικές.
SmartAsset.