Η απαίτηση κεφαλαίου κίνησης είναι το ελάχιστο ποσό πόρων που απαιτεί μια εταιρεία για να καλύψει αποτελεσματικά το συνηθισμένο κόστος και τα έξοδα που απαιτούνται για τη λειτουργία της επιχείρησης. Δεδομένου ότι οι κεφαλαιακές ανάγκες κάθε εταιρείας θα είναι λίγο διαφορετικές, δεν υπάρχει ιδανικό ποσό κεφαλαίου κίνησης που να είναι καθολικά εφαρμόσιμο σε όλες τις επιχειρήσεις ή ακόμα και σε εταιρείες που δραστηριοποιούνται στον ίδιο κλάδο. Ακόμα κι έτσι, οι νέες εταιρείες μπορούν να αναπτύξουν μια ιδέα για το είδος των απαιτήσεων που θα χρειαστούν για να λειτουργήσουν σε συγκεκριμένα επίπεδα, ερευνώντας το κόστος και τα έξοδα που σχετίζονται με άλλες εταιρείες που ασχολούνται με παρόμοιες δραστηριότητες.
Ο βασικός τύπος για τον προσδιορισμό του κεφαλαίου κίνησης περιλαμβάνει μόνο δύο παράγοντες. Αρχικά, είναι απαραίτητο να καθοριστούν τα τρέχοντα ρευστά περιουσιακά στοιχεία που διαθέτει η εταιρεία. Αυτό μπορεί να είναι κάπως διαφορετικό από τα γενικά περιουσιακά στοιχεία, καθώς η εστίαση είναι σε εκείνους τους πόρους που μπορούν να μετατραπούν σε μετρητά γρήγορα και εύκολα. Τα ρευστά περιουσιακά στοιχεία μπορεί να είναι πόροι όπως το υπόλοιπο των τρεχουσών εισπρακτέων λογαριασμών, ακίνητα που δεν χρησιμοποιούνται άμεσα στη λειτουργία της επιχείρησης και υπόλοιπα σε διάφορους λειτουργικούς λογαριασμούς.
Πρέπει επίσης να προσδιοριστούν οι τρέχουσες υποχρεώσεις της εταιρείας. Αυτό περιλαμβάνει τόσο τις βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις, όπως τα συνήθη και γενικά μηνιαία λειτουργικά έξοδα, καθώς και τυχόν μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις. Αφαιρώντας τις υποχρεώσεις από τα ρευστά στοιχεία ενεργητικού, είναι δυνατός ο προσδιορισμός της τρέχουσας απαίτησης κεφαλαίου κίνησης.
Η γενική ιδέα είναι να διασφαλιστεί ότι υπάρχουν αρκετά έσοδα για να καλύπτονται οι βασικές λειτουργίες της εταιρείας και να επιτραπεί η δημιουργία πρόσθετων εσόδων στο μέλλον. Οι εταιρείες μπορεί να λειτουργούν με αρνητικό κεφάλαιο κίνησης, με βάση κάποιο μακροπρόθεσμο χρέος, και αυτό δεν είναι απαραίτητα σημάδι ότι η εταιρεία αντιμετωπίζει οικονομικά προβλήματα. Ωστόσο, ο υπολογισμός της τρέχουσας απαίτησης κεφαλαίου κίνησης τουλάχιστον μία φορά το τρίμηνο, θα επιτρέψει στην εταιρεία να εντοπίσει τάσεις που μπορεί να υποδηλώνουν προβλήματα. Για παράδειγμα, εάν η απαίτηση αποκαλύπτει υψηλότερο αρνητικό δείκτη από προηγούμενες περιόδους, παρόλο που το μακροπρόθεσμο χρέος μειώθηκε, αυτό μπορεί να υποδηλώνει πρόβλημα με μειωμένες πωλήσεις, χαμηλότερα κέρδη ή άλλους παράγοντες.