Η διαχείριση προγραμμάτων είναι η οργάνωση και η διαχείριση ενός ή περισσοτέρων προγραμμάτων. Αυτό συνήθως περιλαμβάνει όλες τις πτυχές του προγράμματος, συμπεριλαμβανομένου του προϋπολογισμού, των εργασιών και της αναθεώρησης. Η επιτυχής διαχείριση του προγράμματος απαιτεί οργάνωση, καλή επικοινωνία και προσοχή στη λεπτομέρεια.
Οι όροι διαχείριση προγράμματος και διαχείριση έργων χρησιμοποιούνται συχνά εναλλακτικά. Ενώ πολλές από τις ευθύνες και τις λειτουργίες είναι ίδιες, οι δύο λειτουργίες διαφέρουν. Η διαχείριση προγραμμάτων αναφέρεται γενικά στην εκτέλεση μόνιμης πρωτοβουλίας, ή μιας που προορίζεται να διαρκέσει τουλάχιστον για αρκετά χρόνια. Η διαχείριση έργου συνήθως αναφέρεται στη διαχείριση ενός έργου με καθορισμένη ημερομηνία έναρξης και λήξης και αποτελούμενη από αρκετά συγκεκριμένα παραδοτέα.
Οι διαχειριστές προγραμμάτων πρέπει συχνά να διαχειρίζονται πολλά βραχυπρόθεσμα έργα ή πρωτοβουλίες που υπάγονται στην αιγίδα των προγραμμάτων τους. Για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να ξεκινήσει ένα πρόγραμμα αφοσίωσης πελατών. Αυτό μπορεί να συνίσταται στην έκδοση συχνών καρτών αγοραστών, την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γενεθλίων σε επαναλαμβανόμενους πελάτες και την προσφορά πλεονεκτημάτων όπως ειδικές πωλήσεις ή δωρεάν αποστολή σε κορυφαίους πελάτες. Κάθε μία από αυτές τις πρωτοβουλίες θα είναι ένα ξεχωριστό έργο κατά τη φάση της δημιουργίας, αλλά τα έργα πρέπει να συνεργαστούν για να δημιουργήσουν ένα επιτυχημένο πρόγραμμα.
Τα συστατικά της καλής διαχείρισης του προγράμματος περιλαμβάνουν τον καθορισμό στόχων, τον προγραμματισμό, την οργάνωση και την αποτελεσματική εκτέλεση. Οι ισχυροί διαχειριστές προγραμμάτων είναι σε θέση να παρακολουθούν μεμονωμένες εργασίες και λεπτομέρειες και να διασφαλίζουν ότι όλες εκτελούνται σωστά και εγκαίρως. Ταυτόχρονα, πρέπει να έχουν πάντα στο μυαλό τους τη μεγάλη εικόνα και να είναι σε θέση να προσαρμοστούν στις μεταβαλλόμενες προτεραιότητες. Θα πρέπει επίσης να είναι καλοί διαπραγματευτές που μπορούν να συνεργαστούν καλά με άλλα τμήματα και ενδιαφερόμενα μέρη.
Η διαχείριση του προγράμματος περιλαμβάνει ένα ευρύ φάσμα καθηκόντων. Αυτοί οι διαχειριστές πρέπει να ορίσουν, να παρακολουθήσουν και να διαχειριστούν τον προϋπολογισμό του προγράμματος, για παράδειγμα. Πρέπει επίσης να επιλέξουν προμηθευτές για να εκτελέσουν οποιεσδήποτε εξωτερικές υπηρεσίες και μπορεί να χρειαστεί να επιβλέπουν προσωπικό. Εάν το πρόγραμμα ρυθμίζεται από εξωτερική πηγή, όπως μια κυβερνητική υπηρεσία, πρέπει να διασφαλίσουν ότι το πρόγραμμα ακολουθεί όλους τους κανόνες και τους περιορισμούς που επιβάλλει ο οργανισμός. Mayσως χρειαστεί επίσης να αναφέρουν κατά καιρούς την οικονομική ή λειτουργική κατάσταση του προγράμματος.
Σε πολλές περιπτώσεις, η διαχείριση του προγράμματος σημαίνει επίσης προώθηση των οφελών του προγράμματος – τόσο σε εσωτερικούς όσο και σε εξωτερικούς ενδιαφερόμενους. Στο παράδειγμα του προγράμματος αφοσίωσης πελατών, ο διαχειριστής προγράμματος θα πρέπει να βρει έναν τρόπο να ενημερώσει τους πελάτες σχετικά με το πρόγραμμα και να τους πείσει να εγγραφούν. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να πείσει τον οικονομικό διευθυντή της εταιρείας του ότι το πρόγραμμα θα δημιουργήσει αρκετές επιπλέον πωλήσεις για να αντισταθμίσει τα έξοδα λειτουργίας του προγράμματος και προσφοράς εκπτώσεων. Εάν το πρόγραμμα απαιτεί πρόσθετη εργασία από υπαλλήλους της εταιρείας, ο διαχειριστής προγράμματος μπορεί να χρειαστεί να δείξει σε έναν διαχειριστή λειτουργιών πώς αυτή η επιπλέον προσπάθεια θα ωφελήσει τελικά το κατάστημα ή το τμήμα του.
SmartAsset.