Ένα γενικό περιοδικό είναι ένα λογιστικό εργαλείο που χρησιμοποιούν οι εταιρείες για την καταγραφή οικονομικών πληροφοριών. Αυτό το ημερολόγιο αποτελεί βασικό στοιχείο του διπλογραφικού συστήματος τήρησης βιβλίων, καθώς οι χρεώσεις και οι πιστώσεις καταγράφονται για να αντιπροσωπεύουν πραγματικές οικονομικές συναλλαγές. Αυτό το περιοδικό ακολουθεί την έννοια της λογιστικής εξίσωσης, η οποία είναι περιουσιακά στοιχεία ίσα με το παθητικό συν τα ίδια κεφάλαια. Όλες οι χρεώσεις που καταγράφονται στο ημερολόγιο θα ισοδυναμούν με το συνολικό ποσό των πιστώσεων που έχει καταγράψει η εταιρεία, διατηρώντας την ακεραιότητα της λογιστικής εξίσωσης. Το γενικό ημερολόγιο αποτελείται από ατομικούς λογαριασμούς συναλλαγών, μαζί με ειδικές εγγραφές από άλλα ειδικά ημερολόγια.
Το γενικό ημερολόγιο περιλαμβάνει συχνά ατομικούς λογαριασμούς συναλλαγών που δεν σχετίζονται με άλλα ειδικά ημερολόγια. Οι κοινοί γενικοί λογαριασμοί περιλαμβάνουν έξοδα πώλησης και διαχείρισης, μισθοδοσίας, μάρκετινγκ ή έξοδα διαφήμισης, καθώς και άλλους διάφορους γενικούς λογαριασμούς. Οι οικονομικές πληροφορίες που καταγράφονται σε αυτούς τους λογαριασμούς δεν αποδίδονται γενικά σε συγκεκριμένο επιχειρηματικό τμήμα ή προϊόντα που παράγονται από την εταιρεία. Αυτοί οι λογαριασμοί αντιπροσωπεύουν συνήθως τα γενικά έξοδα της εταιρείας που πρέπει να πληρωθούν ώστε η επιχείρηση να μπορεί να παραμείνει συνεχιζόμενη.
Οι ειδικές εγγραφές που βρίσκονται στο γενικό περιοδικό προέρχονται από έναν αριθμό ειδικών λογιστικών περιοδικών. Αυτά τα ημερολόγια συχνά περιλαμβάνουν μισθοδοσία, πωλήσεις, πληρωτέους λογαριασμούς, εισπρακτέους λογαριασμούς και μετρητά. Οι εταιρείες μπορεί να έχουν πολλά ειδικά περιοδικά, ανάλογα με τις επιχειρηματικές τους δραστηριότητες και το σχεδιασμό της ροής εργασιών του λογιστικού τους γραφείου. Το ημερολόγιο μισθοδοσίας περιλαμβάνει όλες τις πληροφορίες σχετικά με τις πληρωμές που γίνονται κατά την πρόσληψη εξωτερικού εργατικού δυναμικού. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να διαχωριστούν ως πληρωμές για συνταξιοδοτικά προγράμματα, για την υγεία ή άλλες παροχές, καθώς και ως τακτικές αποζημιώσεις και μπόνους. Οι εταιρείες συχνά κατανέμουν τα υπόλοιπα μισθοδοσίας σε διάφορα τμήματα. αδιάθετα ποσά ενδέχεται να πέσουν στο γενικό ημερολόγιο της εταιρείας.
Το περιοδικό πωλήσεων περιλαμβάνει πληροφορίες που σχετίζονται με όλες τις πωλήσεις αγαθών ή υπηρεσιών που συναντώνται με άτομα και επιχειρήσεις. Αυτό το περιοδικό μπορεί επίσης να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με το κόστος των πωληθέντων αγαθών για τη διατήρηση ακριβών αρχείων απογραφής. Οι οικονομικές πληροφορίες που περιλαμβάνονται στο γενικό περιοδικό σχετικά με τις πωλήσεις συχνά περιλαμβάνουν προσαρμογές που έγιναν στα ποσά πωλήσεων, εκπτώσεις πωλήσεων ή προσαρμογές αποθεμάτων.
Το ημερολόγιο πληρωτέων λογαριασμών παραθέτει όλα τα ποσά που οφείλονται σε πωλητές, προμηθευτές ή άλλα άτομα και επιχειρήσεις. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν αυτό το ειδικό ημερολόγιο, καθώς συχνά έχουν εκτεταμένα πληρωτέα υπόλοιπα λογαριασμών που οφείλονται σε διάφορα άτομα ή επιχειρήσεις. Το ημερολόγιο εισπρακτέων λογαριασμών είναι πολύ παρόμοιο με το ημερολόγιο πληρωτέων λογαριασμών. Ωστόσο, το ημερολόγιο απαιτήσεων περιέχει πληροφορίες σχετικά με τα χρήματα που οφείλουν άτομα ή επιχειρήσεις στην εταιρεία. Το γενικό ημερολόγιο χρησιμοποιείται συχνά σε συνδυασμό με αυτά τα ειδικά ημερολόγια για τη διαγραφή ξεπερασμένων υπολοίπων ή τη διόρθωση λαθών που έγιναν κατά την καταγραφή οικονομικών πινάκων ή ποσών απαιτήσεων.
Το τελικό ειδικό ημερολόγιο περιλαμβάνει εγγραφές που σχετίζονται με τα ταμειακά υπόλοιπα της εταιρείας. Τυχόν σφάλματα που σχετίζονται με τραπεζικές ή άλλες προσαρμογές ενδέχεται να καταγράφονται στο γενικό ημερολόγιο μιας εταιρείας. Οι μικρότερες εταιρείες με περιορισμένους κεφαλαιακούς πόρους δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιούν ειδικό ημερολόγιο για την καταγραφή των εγγραφών μετρητών, καθώς τα μετρητά σχετίζονται με όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης.