Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι μια μορφή αυτοματοποιημένης τιμολόγησης και πληρωμής λογαριασμών, κατά την οποία ο παραλήπτης λαμβάνει και πληρώνει έναν λογαριασμό μέσω ενός αυτοματοποιημένου, διαδικτυακού συστήματος. Αυτή είναι μια σχετικά νέα μορφή τιμολόγησης. Στο παρελθόν, η τιμολόγηση σε χαρτί ήταν ο κανόνας. οι πελάτες έπρεπε να πληρώσουν τους λογαριασμούς γράφοντας επιταγές. Σήμερα, το λογισμικό τιμολόγησης και οι ιστότοποι τιμολόγησης διαχειρίζονται τιμολόγια και πληρωμές αυτόματα και ηλεκτρονικά.
Η χρέωση πελατών μέσω Διαδικτύου εξοικονομεί χρήματα μιας εταιρείας. Συνολικά, η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι πιο αποτελεσματική, ακριβέστερη και ταχύτερη από τη τιμολόγηση με έντυπο τιμολόγιο. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση, όπως συνηθίζεται να αποκαλείται, καταγράφει το όνομα, τη διεύθυνση και τα στοιχεία λογαριασμού του πελάτη προκειμένου να δημιουργηθεί ο ηλεκτρονικός λογαριασμός. Στη συνέχεια, ο πελάτης συνδέεται στο λογαριασμό του στο διαδίκτυο και πληρώνει τον λογαριασμό πληκτρολογώντας έναν αριθμό πιστωτικής κάρτας.
Μερικές φορές, ο πελάτης μπορεί να εκτυπώσει τον ηλεκτρονικό λογαριασμό, να γράψει μια επιταγή και να ταχυδρομήσει στην πληρωμή. Αυτή η διαδικασία διαρκεί περισσότερο λόγω του συστήματος παράδοσης αλληλογραφίας και του γεγονότος ότι ένας άνθρωπος πρέπει να επεξεργαστεί τον λογαριασμό με το χέρι. Ορισμένα ηλεκτρονικά συστήματα τιμολόγησης εκτυπώνουν αυτόματα τα τιμολόγια για τους πελάτες και βάζουν ένα μηχάνημα να τα εισάγει σε φακέλους και να τα ταχυδρομήσει. Και πάλι, αυτή η διαδικασία διαρκεί περισσότερο από το να πληρώνουν οι πελάτες τον λογαριασμό online.
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση προσφέρεται από πολλές εταιρείες σε όλο τον κόσμο. Πολλά από αυτά τα αυτοματοποιημένα συστήματα τιμολόγησης επιτρέπουν στους πελάτες να ζητούν από την εταιρεία να αφαιρεί αυτόματα χρήματα από τους λογαριασμούς τους. Αυτό εξοικονομεί χρόνο στον πελάτη και βοηθά στην εξάλειψη των πιθανοτήτων καθυστερημένης πληρωμής των λογαριασμών. Υπενθυμίζουμε ότι ορισμένες εταιρείες μέσω email στους πελάτες τους ενημερώνουν ότι οι λογαριασμοί τους είναι ληξιπρόθεσμοι. Στη συνέχεια, ο πελάτης μπορεί να αποφασίσει να πληρώσει τον λογαριασμό ηλεκτρονικά, να ταχυδρομήσει μια επιταγή ή να ορίσει αυτόματες πληρωμές.
Όλο και περισσότερο, οι πελάτες προτιμούν να πληρώνουν λογαριασμούς online. Εξοικονομεί το κόστος των χάρτινων επιταγών, το χρόνο σύνταξης τους και τα ταχυδρομικά τέλη για την ταχυδρομική τους αποστολή. Δεν χρειάζεται πλέον να ανησυχούν για την καθυστερημένη πληρωμή λογαριασμών, αρκεί να έχουν χρήματα στους τραπεζικούς τους λογαριασμούς.
Γενικά, μια επιχείρηση που δημιουργεί ένα ηλεκτρονικό σύστημα τιμολόγησης θα εξοικονομήσει χρήματα μακροπρόθεσμα. Δεν θα χρειαστεί να πληρώσουν τους υπαλλήλους για να επεξεργαστούν τους λογαριασμούς με το χέρι. Θα εξοικονομήσουν επίσης χρήματα στα ταχυδρομικά τέλη εάν επιλέξουν να στείλουν τιμολόγια μέσω email στους πελάτες. Ορισμένα συστήματα έχουν μια μηνιαία χρέωση που πρέπει να πληρώνει η εταιρεία. Η αρχική επένδυση για τη δημιουργία ενός ηλεκτρονικού συστήματος παράδοσης μπορεί να είναι σημαντική, αλλά η απόδοση της επένδυσης είναι γενικά αρκετά καλή για να αντισταθμιστεί σε σύντομο χρονικό διάστημα.