Μια λειτουργική ανάλυση εργασίας (FJA) είναι ένα σύστημα που επινοήθηκε από το Υπουργείο Εργασίας των ΗΠΑ τη δεκαετία του 1940 για να καθορίσει όλα τα στοιχεία μιας εργασίας και να τα αξιολογήσει, κατατάσσοντας τη σημασία τους στη δουλειά. Μετρά τον χρόνο που δαπανάται και τη φύση των αλληλεπιδράσεων με πράγματα, με δεδομένα και με ανθρώπους. Μια καλή λειτουργική ανάλυση εργασίας μετρά επίσης την ποιότητα των απαραίτητων οδηγιών και επίβλεψης, καθώς και το ποσό της κατάρτισης που απαιτείται για την επαρκή εκτέλεση μιας εργασίας.
Η περιεκτικότητα της λειτουργικής ανάλυσης θέσεων εργασίας την καθιστά εφαρμόσιμη σε οποιαδήποτε εργασία σε έναν οργανισμό. Για παράδειγμα, η FJA ενός εργαζόμενου παραγωγής σε ένα εργοστάσιο θα σημειώσει το χρόνο που δαπανάται για τη δημιουργία μηχανημάτων και τη λειτουργία του. Μια FJA της θέσης ενός υπαλλήλου ναυτιλίας, από την άλλη πλευρά, θα επικεντρωθεί στον χρόνο που δαπανάται για τη μετακίνηση και το χειρισμό αντικειμένων για αποστολή. Μετριέται επίσης ο μέσος όρος χρόνου που αφιερώνεται στη συνεχή εκπαίδευση και στη συνήθη αλληλεπίδραση με τους επόπτες. Ορισμένα FJA μπορεί να είναι πολύ απαιτητικά, με τις οθόνες να χρησιμοποιούν χρονόμετρα για να καθορίσουν τον ακριβή χρόνο που απαιτείται για την εκτέλεση ορισμένων εργασιών.
Οι επαγγελματίες ανθρώπινου δυναμικού διεξάγουν FJA και χρησιμοποιούν τα αποτελέσματα για τη λήψη ευρέος φάσματος αποφάσεων, από το επίπεδο προσωπικού έως την αποζημίωση. Οι FJA είναι επίσης ανεκτίμητες όταν λαμβάνουν άλλες αποφάσεις διαχείρισης, όπως αναδιοργανώσεις και ενοποιήσεις. Είναι σημαντικό να έχετε κατά νου ότι μια λειτουργική ανάλυση εργασίας αξιολογεί την ίδια τη δουλειά και όχι το άτομο που εργάζεται. Μια καλή λειτουργική ανάλυση εργασίας, ωστόσο, είναι ένα ανεκτίμητο βοήθημα για την αξιολόγηση της απόδοσης ενός υπαλλήλου, σύμφωνα με τη θεωρία ότι κάποιος πρέπει να γνωρίζει τι συνεπάγεται μια δουλειά προτού προσδιορίσει πόσο καλά την έχει εκτελέσει ένας εργαζόμενος.
Οι λειτουργικές αναλύσεις εργασίας χρησιμοποιούνται από πολλούς οργανισμούς ως το πρώτο βήμα στην προετοιμασία των περιγραφών θέσεων εργασίας τους. Μια ενδελεχής λειτουργική ανάλυση εργασίας περιλαμβάνει κλίμακες που μετρούν τις πραγματικές λειτουργίες μιας εργασίας καθώς και τις διανοητικές διαδικασίες που τις συνοδεύουν, όπως ο συλλογισμός και η γλώσσα. Αυτά δεν είναι τα μόνα στοιχεία μιας εργασίας, όμως. Ένας FJA μετρά επίσης τις ανθρώπινες αλληλεπιδράσεις που περιλαμβάνονται στην απόδοση της εργασίας και την εκπαίδευση που απαιτείται για την καλή εκτέλεση της εργασίας. Η συλλογή όλων αυτών των δεδομένων είναι πολύ χρήσιμη για την πρόσληψη νέων ταλέντων.
Τα καθήκοντα και οι ευθύνες που σχετίζονται με πολλές θέσεις εργασίας μπορεί να αλλάξουν με την πάροδο του χρόνου, ακόμη και αν οι τίτλοι εργασίας παραμένουν οι ίδιοι. Για παράδειγμα, πολλές παραδοσιακές δουλειές γραφείου άλλαξαν δραματικά στο δεύτερο μισό του 20ού αιώνα λόγω της αυτοματοποίησης γραφείων που κατέληξε στην μηχανογράφηση. Οι αναλύσεις που περιγράφουν αυτές τις θέσεις εργασίας θα δείχνουν τις αλλαγές που έχουν υποστεί σε πολλούς τομείς και θα ενισχύσουν την ικανότητα του εργοδότη να τις διαχειρίζεται. Συνεπώς, οι FJA πρέπει να εξετάζονται και να ενημερώνονται περιοδικά.
Πολλές θέσεις εργασίας περιλαμβάνουν τεχνικές ή επαγγελματικές δεξιότητες και ικανότητες. Έτσι, εάν η θέση δεν είναι κενή, η πραγματική εξέταση και αξιολόγηση οποιασδήποτε συγκεκριμένης εργασίας γίνεται καλύτερα από το υπάρχον και εποπτικό προσωπικό. Η συμμετοχή των επαγγελματιών ανθρώπινου δυναμικού σε αυτή τη φάση της διαδικασίας FJA περιορίζεται συχνά στην επίβλεψη και καθοδήγηση.
Η πραγματική ανάλυση είναι η φάση της διαδικασίας όπου ορισμένες παραδοχές αμφισβητούνται, ειδικά όσον αφορά τις πιστωτικές ή ακαδημαϊκές απαιτήσεις. Αυτή είναι επίσης η φάση κατά την οποία η διοίκηση πρέπει να εξετάσει τη δυνατότητα των ατόμων με ειδικές ανάγκες να εκτελούν τη δουλειά. Είναι νόμιμο στις ΗΠΑ να αρνηθούν τους αιτούντες εργασία λόγω αναπηρίας, αλλά οι εργοδότες που το κάνουν θα πρέπει να μπορούν να τεκμηριώσουν ότι μια τέτοια άρνηση αντικατοπτρίζει την έλλειψη καλόπιστου επαγγελματικού προσόντος (BFOQ) από τον υποψήφιο. Χωρίς τέτοια τεκμηρίωση, οι εργοδότες ενδέχεται να αντιμετωπίσουν σημαντικές νομικές προκλήσεις.
Πριν από την μηχανογράφηση, το βασικό σύνολο δεξιοτήτων πολλών υπαλλήλων γραφείου ήταν η λειτουργία μιας γραφομηχανής, ένα εργαλείο το οποίο, σε σύγκριση με τους σύγχρονους υπολογιστές, είχε περιορισμένα οφέλη. Οι ίδιες δεξιότητες πληκτρολόγησης εξακολουθούν να είναι απαραίτητες για τη λειτουργία υπολογιστών, αλλά η βασική βάση γνώσεων που είναι απαραίτητη για να αποδειχθεί σημαντικό προϊόν εργασίας έχει επεκταθεί σημαντικά. Ένας FJA προσδιορίζει τον χρόνο που περνά ένας εργαζόμενος σε έναν υπολογιστή, διαφοροποιώντας εργασίες όπως επεξεργασία κειμένου, υπολογιστικά φύλλα, παρουσιάσεις και άλλες λειτουργίες. Η γνώση αυτών των πληροφοριών είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχή πρόσληψη.
Οι αλλαγές στη ροή εργασίας σε ένα εργοστάσιο μπορούν επίσης να έχουν σημαντικό αντίκτυπο στις δουλειές των εργαζομένων στην παραγωγή. Οι τροποποιήσεις στον τρόπο συσκευασίας των εισερχόμενων πρώτων υλών, για παράδειγμα, μπορεί να αυξήσουν ή να μειώσουν το χρονικό διάστημα εισαγωγής αυτών των πρώτων υλών στη ροή εργασίας. Εάν αυτές οι τροποποιήσεις εξοικονομούν χρόνο, οι καλοί διαχειριστές θα διαθέτουν συχνά τον χρόνο αλλού. Οι διευθυντές που διατηρούν την ροή εργασίας των τμημάτων τους μέσω FJA και ενδιάμεσων παρατηρήσεων θα τα διαχειρίζονται γενικά πιο αποτελεσματικά.
SmartAsset.