Η συμφωνία εισπρακτέων λογαριασμών είναι ένας τύπος λογιστικής εργασίας που απαιτεί προσεκτική σύγκριση της έντυπης τεκμηρίωσης που σχετίζεται με τις συναλλαγές εισπρακτέων με τις εγγραφές που πραγματοποιούνται πραγματικά στα λογιστικά αρχεία. Αυτή η προσέγγιση βοηθά στον εντοπισμό τυχόν αποκλίσεων που ενδέχεται να υπάρχουν και στη διόρθωσή τους ως μέρος μιας συνολικής συμφωνίας των λογιστικών αρχείων. Η συχνότητα με την οποία λαμβάνει χώρα αυτό το είδος δραστηριότητας θα ποικίλλει από τη μια επιχείρηση στην άλλη, αλλά γενικά διεξάγεται σε μηνιαία ή τουλάχιστον σε τριμηνιαία βάση.
Όπως κάθε τύπος λογιστικής συμφωνίας, η συμφωνία εισπρακτέων λογαριασμών έχει ως στόχο τον εντοπισμό τυχόν ζητημάτων που μπορεί να προκαλούν τη μη ισορροπία των δεδομένων που εμφανίζονται στα λογιστικά αρχεία με άλλα έγγραφα. Αυτό συχνά σημαίνει επιστροφή σε όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με τις απαιτήσεις για την υπό εξέταση χρονική περίοδο. Για παράδειγμα, η συμφωνία μπορεί να περιλαμβάνει σύγκριση τραπεζικών καταθέσεων ή απαιτήσεων για συγκεκριμένες ημερομηνίες για να βεβαιωθείτε ότι το ποσό που κατατίθεται είναι το ίδιο με το ποσό που έχει καταχωρηθεί στα τιμολόγια πελατών. Ταυτόχρονα, η διαδικασία θα απαιτήσει επίσης να διασφαλιστεί ότι οι πληρωμές σε αυτά τα τιμολόγια αντιστοιχούν στα ποσά που εμφανίζονται στον λογαριασμό πελάτη στις απαιτήσεις.
Σε πολλές περιπτώσεις, μια συμφωνία εισπρακτέων λογαριασμών βοηθά στον εντοπισμό κοινών σφαλμάτων που μπορεί να προκύψουν κατά την καταχώριση πληρωμών που λαμβάνονται από πελάτες ή ακόμη και κατά την προετοιμασία τραπεζικών καταθέσεων αυτών των απαιτήσεων. Συγκρίνοντας προσεκτικά την τεκμηρίωση υποστήριξης, είναι δυνατό να προσδιοριστεί εάν οι αριθμοί μεταφέρθηκαν στο εθνικό δίκαιο ή εάν μια πληρωμή δεν καταχωρήθηκε στο σωστό εκκρεμές τιμολόγιο. Πολλά από τα ζητήματα που εντοπίστηκαν κατά τη διάρκεια αυτού του τύπου συμφωνίας μπορούν να διορθωθούν με λίγη προσπάθεια, με αποτέλεσμα οι απαιτήσεις να είναι απολύτως ακριβείς και πλήρως συμβιβαζόμενες.
Η επιλογή της διενέργειας μιας συμφωνίας εισπρακτέων λογαριασμών σε τακτική βάση μπορεί να ωφελήσει σημαντικά την εταιρεία, με ορισμένες επιχειρήσεις να επιλέγουν να πραγματοποιούν μια ημερήσια ή εβδομαδιαία συμφωνία. Ακόμη και με μια μικρή επιχείρηση, το να αφιερώνετε χρόνο για τη διεξαγωγή της συμφωνίας κάθε μήνα περίπου θα εξοικονομήσει πολύ χρόνο και πόρους, ενώ παράλληλα καθιστά δυνατό τον εντοπισμό τυχόν αμφισβητούμενων διαδικασιών τήρησης βιβλίων που ενδέχεται να λαμβάνουν χώρα. Υποθέτοντας ότι η συμφιλίωση γίνεται πολλές φορές κάθε ημερολογιακό έτος, είναι συχνά ευκολότερο να σημειωθούν τυχόν αποκλίσεις, να τις ερευνήσουμε και τελικά να τις συμβιβάσουμε με σχετικά μικρό πρόβλημα. Η διεξαγωγή μιας συμφωνίας εισπρακτέων λογαριασμών ακριβώς πριν από έναν έλεγχο είναι συχνά καλή ιδέα, καθώς η διαδικασία σημαίνει βιβλία χωρίς σφάλματα, κάτι που θα βοηθήσει τον έλεγχο να είναι απλός και εύκολος στη διαχείριση.