Οι επιχειρηματικές προτάσεις μπορούν να λάβουν διαφορετικές μορφές ανάλογα με την τοποθεσία, τη βιομηχανία και τις ιδιαιτερότητες του έργου, αλλά στις περισσότερες περιπτώσεις η «τυπική» μορφή περιλαμβάνει μια σύντομη δήλωση που συνοψίζει το έργο και τα αναμενόμενα αποτελέσματα, ακολουθούμενα από ενότητες αφιερωμένες στο ποιος θα είναι την εκτέλεση του έργου, πώς θα ολοκληρωθεί και γιατί προτείνεται· Οι δηλώσεις που περιγράφουν τους χρονικούς στόχους και το συνολικό κόστος περιλαμβάνονται επίσης συνήθως. Τα έργα που είναι ιδιαίτερα περίπλοκα μπορεί να χρειάζονται πολλές υποενότητες σε αυτές τις ευρύτερες κατηγορίες, αν και πολλά από αυτά θα διαφέρουν αναγκαστικά. Δεν υπάρχει συνήθως ένα μόνο σχήμα που πρέπει να υιοθετήσουν οι συγγραφείς. Το πιο σημαντικό πράγμα είναι να βεβαιωθείτε ότι όλες οι σχετικές πληροφορίες παρέχονται με τρόπο που είναι ευανάγνωστο και κατανοητό.
Κατανόηση των προτάσεων γενικά
Οι άνθρωποι γράφουν επαγγελματικές προτάσεις για πολλούς λόγους, κάποιους πιο επίσημους και σοβαρούς από άλλους. Ωστόσο, η βασική ιδέα είναι συνήθως η ίδια ανεξάρτητα από τις περιστάσεις. Οι προτάσεις είναι έγγραφα που εκθέτουν μια συγκεκριμένη επιχειρηματική πρόταση, συνήθως με μεγάλη λεπτομέρεια. Είναι πραγματικά κοινά για άτομα που ξεκινούν νέες επιχειρήσεις και σε αυτές τις περιπτώσεις συχνά αποστέλλονται σε επενδυτές και σε άλλους με χρηματοοικονομικό μερίδιο. Σε καθιερωμένες εταιρείες μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για να προτείνουν αλλαγές στη δομή ή την οργάνωση ή για να προτείνουν νέα τμήματα ή τμήματα. Πολλές εταιρείες απαιτούν επίσημες προτάσεις για να κάνουν οποιεσδήποτε αλλαγές.
Μερικές φορές οι επενδυτές και άλλοι χρησιμοποιούν πραγματικά επιχειρηματικές προτάσεις ως τρόπο επιλογής μεταξύ ανταγωνιστικών έργων. Ένας ιδιοκτήτης ακινήτων με ένα κατάστημα προς πώληση, για παράδειγμα, μπορεί να ζητήσει προτάσεις από διάφορους διαφορετικούς πιθανούς αγοραστές και στη συνέχεια να πουλήσει στην ομάδα με την πιο εντυπωσιακή ή πειστική αναφορά. Οι προτάσεις μπορούν επίσης να βοηθήσουν τους εργολάβους να δημιουργήσουν θέσεις εργασίας και να εξασφαλίσουν πελάτες. Επομένως, η σωστή μορφοποίηση και η καλή εντύπωση μπορεί να είναι πολύ σημαντική.
Επικεφαλίδες και θέματα
Η τυπική μορφή επιχειρηματικής πρότασης περιλαμβάνει γενικά τόσο μια συνοπτική, περιγραφική επικεφαλίδα όσο και μια δήλωση θέματος. Η θεματική δήλωση είναι το συμπέρασμα που θέλει το άτομο που προετοιμάζει την πρόταση να φτάσει ο πελάτης μετά την εξέταση της ενότητας. Για παράδειγμα, μια πρόταση για ένα σχέδιο κατασκευής μπορεί να αναφέρει ότι η εταιρεία που υποβάλλει την πρόταση διαθέτει τις διαδικασίες, τους πόρους και την εμπειρία που απαιτούνται για να ξεκινήσει το έργο αμέσως, χωρίς κίνδυνο. Μετά αρχίζει η αφήγηση.
Καλύπτοντας τα Βασικά
Μόλις εισαχθεί το έργο, το πρώτο στοιχείο στις περισσότερες προτάσεις είναι μια συνοπτική αναγνώριση του ποιος είναι υπεύθυνος για την πραγματική εκτέλεση. Αυτή η ενότητα αναφέρεται στο ποιος θα εκτελέσει την εργασία, ποιος θα διαχειριστεί την εργασία και με ποιον θα επικοινωνήσει ο πελάτης εάν υπάρχει πρόβλημα. στις περισσότερες περιπτώσεις αναφέρει επίσης ποιος είναι υπεύθυνος για ποια καθήκοντα. Το επόμενο στοιχείο είναι “Τι”, το οποίο δηλώνει τι πρέπει να γίνει, ποιες απαιτήσεις απαιτούνται για την ολοκλήρωση της εργασίας, τι μπορεί να περιμένει ο πελάτης και πόσο θα κοστίσει η εργασία. Είναι επίσης σημαντικό για τον συντάκτη της πρότασης να περιλαμβάνει μια σημείωση σχετικά με το πού θα εκτελεστεί η εργασία και πού θα πραγματοποιηθεί η παράδοση.
Εξηγώντας πώς θα γίνει το έργο
Η τυπική μορφή επιχειρηματικής πρότασης δηλώνει επίσης πώς θα πραγματοποιηθεί το έργο από φυσική άποψη. Αυτό μπορεί επίσης να αναφέρεται ως «Μέθοδοι» και συνήθως θεωρείται ως σχέδιο δράσης. Περιλαμβάνει πώς θα εκτελεστεί η εργασία, πώς θα γίνει η διαχείριση της εργασίας, πώς θα επιτευχθεί συστηματική παρακολούθηση και αξιολόγηση, πώς θα επιτευχθεί η εξυπηρέτηση πελατών, πώς το έργο θα ωφελήσει τον πελάτη και πόσος χρόνος θα χρειαστεί για να ολοκληρωθεί. Η επιχείρηση συχνά εμπεριέχει κίνδυνο, επομένως η τυπική φόρμα επιχειρηματικής πρότασης εξηγεί επίσης πώς θα μετριαστούν αυτοί οι κίνδυνοι. Συχνά οι συγγραφείς ενθαρρύνονται να παρέχουν όσες περισσότερες λεπτομέρειες μπορούν, και αυτό το τμήμα μπορεί να είναι αρκετά μεγάλο ως συνέπεια.
Καθορισμός πότε και γιατί
Ο χρόνος είναι επίσης σημαντικό στοιχείο. Η τυπική μορφή πρότασης περιλαμβάνει επίσης συνήθως μια εξήγηση για το πότε θα ξεκινήσει το έργο, πότε θα προγραμματιστούν σημαντικά ορόσημα, πότε θα ολοκληρωθεί η εργασία και πότε απαιτείται πληρωμή. Κάποια αιτιολόγηση αυτών των επιλογών μπορεί επίσης να είναι χρήσιμη.
Σημασία της παραμονής στο θέμα
Η τυπική μορφή επιχειρηματικής πρότασης συνήθως έχει σχεδιαστεί για να απαντά στις πιο πιθανές ερωτήσεις που μπορεί να έχει ένας πελάτης ή επενδυτής. Συχνά είναι λογικό για τους ανθρώπους να συμπεριλάβουν όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες για να κάνουν τις προτάσεις τους ολοκληρωμένες, αλλά ταυτόχρονα είναι σημαντικό να διατηρήσουν μια έντονη εστίαση. Οι καλύτερες προτάσεις παραμένουν στο θέμα και διατηρούν τις περιγραφές τους περιορισμένες στο συγκεκριμένο έργο. Τα προηγούμενα έργα, η εμπειρία του εργολάβου και οι συναισθηματικές δηλώσεις συνήθως παραλείπονται μέχρι και εκτός εάν ζητηθούν περισσότερες πληροφορίες.
SmartAsset.