Μια διαδικασία ροής εργασίας είναι μια ακολουθία βημάτων που χρησιμοποιούνται για την επεξεργασία ενός εγγράφου, σειράς εργασίας ή πληροφορίας μέσω ενός οργανισμού. Για να οριστεί ως διαδικασία ροής εργασίας, τα βήματα πρέπει να είναι επαναλαμβανόμενα με μικρή παραλλαγή. Πρέπει να εξυπηρετούν έναν καθορισμένο σκοπό χρησιμοποιώντας τυποποιημένο υλικό εισόδου και εξόδου. Ο όρος χρησιμοποιείται επίσης στον κόσμο του προγραμματισμού για να δηλώσει τον κώδικα που εκτελείται για την εκτέλεση μιας δεδομένης σειράς εργασιών με μια συγκεκριμένη σειρά.
Η γραμμή συναρμολόγησης ήταν το παλαιότερο παράδειγμα μιας διαδικασίας ροής εργασίας. Πάρτε μια εταιρεία που κατασκευάζει ποδήλατα. Ένας εργάτης του εργοστασίου μπορεί να είναι υπεύθυνος για τη συγκόλληση των πλαισίων, ο επόμενος μπορεί να τα βάψει, αυτός που εγκαθιστά το κάθισμα και ούτω καθεξής. Το ποδήλατο κατασκευάζεται χρησιμοποιώντας μια σειρά βημάτων.
Κάθε μέλος της ομάδας γνωρίζει τη δουλειά του και την κάνει με την ίδια σειρά κάθε φορά. Το κάθισμα του ποδηλάτου δεν θα εγκατασταθεί ποτέ πριν βάψει το ποδήλατο. Οι εργαζόμενοι ακολουθούν τη διαδικασία ροής εργασίας, και έτσι το ίδιο είδος ποδηλάτου παράγεται επανειλημμένα χωρίς σημαντικές διαφορές στην ποιότητα ή την ταχύτητα παραγωγής.
Κάθε βήμα μιας διαδικασίας ροής εργασίας μπορεί να χωριστεί σε τρία διαφορετικά μέρη. Το πρώτο είναι η είσοδος. Αυτό περιλαμβάνει όχι μόνο το φυσικό υλικό – το ποδήλατο – που περνά από βήμα σε βήμα, αλλά και τις πληροφορίες, την ενέργεια και άλλα εφόδια που είναι απαραίτητα για την εκτέλεση της εργασίας. Για το βήμα ζωγραφικής στη διαδικασία του ποδηλάτου, η είσοδος μπορεί να είναι βαφή, πιστόλι αερογράφων και πρότυπο σχεδίασης.
Το δεύτερο μέρος είναι ο αλγόριθμος, ο οποίος είναι οι οδηγίες για το πώς ολοκληρώνεται ένα συγκεκριμένο βήμα. Για παράδειγμα, ο ζωγράφος ποδηλάτων μπορεί να λάβει οδηγίες να βάψει ένα κόκκινο παλτό βάσης και στη συνέχεια να προσθέσει μαύρο διακοσμητικό. Ο αλγόριθμος μπορεί να εκτελεστεί είτε από ανθρώπους είτε από υπολογιστές.
Τέλος, η έξοδος είναι το υλικό και οι πληροφορίες που προκύπτουν από την εκτέλεση του αλγορίθμου χρησιμοποιώντας την είσοδο. Η έξοδος μεταφέρεται στο επόμενο βήμα της διαδικασίας ροής εργασίας.
Μια μηχανογραφημένη διαδικασία ροής εργασίας λειτουργεί σαν μια χειροκίνητη ροή εργασίας, εκτός από το ότι οι έξοδοι μεταφέρονται αυτόματα στο επόμενο βήμα από τον υπολογιστή. Οι μηχανογραφικές διαδικασίες ροής εργασίας χρησιμοποιούνται σχεδόν πάντα για τη μεταφορά εγγράφων μέσω ενός οργανισμού. Για παράδειγμα, μια εταιρεία θα μπορούσε να δημιουργήσει μια μηχανογραφημένη διαδικασία ροής εργασίας για να διασφαλίσει ότι κάθε παραγγελία εργασίας υποβάλλεται σε επεξεργασία με τον ίδιο τρόπο. Τα βήματα στη ροή εργασίας μπορούν να αναδιαταχθούν ή να βελτιστοποιηθούν μετακινώντας μπλοκ κώδικα αντί να γράψετε ένα εντελώς νέο πρόγραμμα.
SmartAsset.