Ο αριθμός παραγγελίας αγοράς (PO) είναι ένας αλφαριθμητικός κωδικός που εκχωρείται σε ένα συγκεκριμένο αίτημα για αγορά κάτι. Τις περισσότερες φορές, οι αριθμοί PO χρησιμοποιούνται εσωτερικά από τις επιχειρήσεις για να παρακολουθούν τις δικές τους αγορές. Ωστόσο, ορισμένες εταιρείες θα εκχωρήσουν κωδικούς σε όλες τις πωλήσεις τους και θα δώσουν αριθμούς PO στους πελάτες τους, ώστε οι πελάτες να μπορούν να παρακολουθούν τις παραγγελίες τους. Αυτοί οι κωδικοί μπορούν να είναι σε οποιαδήποτε αλφαριθμητική μορφή και πολλές εταιρείες θα χρησιμοποιήσουν συγκεκριμένα γράμματα ή αριθμούς για να υποδείξουν ορισμένα πράγματα σχετικά με την παραγγελία, όπως αυτό που πωλείται, η τοποθεσία, ο αγοραστής και η ημερομηνία.
Χρήση εντός εταιρειών
Σε πολλές εταιρείες, ο αριθμός παραγγελίας αγοράς εκχωρείται αφού ένας υπάλληλος ή ένα τμήμα υποβάλει αίτημα για την παραγγελία ορισμένων αγαθών ή υπηρεσιών. Το αίτημα συνήθως υποβάλλεται επίσημα σε έναν πράκτορα αγορών χρησιμοποιώντας αυτό που είναι γνωστό ως έντυπο αίτησης. Εάν το αίτημα εγκριθεί, δημιουργείται μια εντολή αγοράς και της αποδίδεται ένας αριθμός εντολής αγοράς. Σε εκείνο το σημείο, η παραγγελία τοποθετείται σε άλλη εταιρεία, η οποία συχνά καταγράφει τον αριθμό PO του αγοραστή για συμπερίληψη στις λεπτομέρειες της παραγγελίας.
Καθώς ο προμηθευτής ετοιμάζει μια λίστα αποστολής ή συσκευασίας για να ακολουθήσει την παραγγελία του πελάτη, ο αριθμός PO συνήθως περιλαμβάνεται στη λεπτομέρεια. Αυτό δίνει τη δυνατότητα στον αντιπρόσωπο παραλαβής του αγοραστή να επαληθεύσει την ποσότητα και τον τύπο των αγαθών που παραδόθηκαν και να επιβεβαιώσει ότι η αποστολή σχετίζεται με μια σωστά εξουσιοδοτημένη παραγγελία. Ο αριθμός της παραγγελίας αγοράς εμφανίζεται επίσης στο τιμολόγιο και σε οποιοδήποτε άλλο χαρτί που δίνει ο πωλητής στον πελάτη. Από αυτήν την οπτική γωνία, ο αριθμός PO επιταχύνει τον προγραμματισμό πληρωμής στον προμηθευτή και επιτρέπει την αποστολή των αγαθών στο κατάλληλο τμήμα.
Ο αριθμός PO δίνει επίσης τη δυνατότητα στην εταιρεία να εφαρμόσει το κόστος στον προϋπολογισμό του τμήματος που έκανε την παραγγελία. Παρέχει επίσης στο τμήμα πληρωτέων λογαριασμών επαλήθευση ότι η δαπάνη είναι νόμιμη. Η πληρωμή μπορεί στη συνέχεια να γίνει στον προμηθευτή.
Μορφή
Η ακριβής κατασκευή και το μήκος ενός αριθμού εντολής αγοράς θα διαφέρουν από τη μια εταιρεία στην άλλη. Πολλές επιχειρήσεις που λειτουργούν σε πολλούς ιστότοπους θα χρησιμοποιήσουν τους πρώτους χαρακτήρες του κώδικα για να προσδιορίσουν την τοποθεσία που έκανε την παραγγελία, όπως το “CHI” για να αντιπροσωπεύσει μια εγκατάσταση στο Σικάγο. Οι επόμενοι χαρακτήρες ενδέχεται να προσδιορίσουν το συγκεκριμένο τμήμα που έκανε την παραγγελία, όπως το “RD” για να εκπροσωπήσει το τμήμα έρευνας και ανάπτυξης. Έτσι, ο αριθμός PO για μια παραγγελία που πραγματοποιήθηκε από το τμήμα έρευνας και ανάπτυξης μιας εταιρείας στο Σικάγο μπορεί να ξεκινά με “CHIRD”, ακολουθούμενο από άλλους αλφαριθμητικούς χαρακτήρες που παρέχουν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την παραγγελία.
Οι εταιρείες συνήθως δομούν τους αριθμούς PO τους με όποιον τρόπο λειτουργεί καλύτερα με τα εσωτερικά τους συστήματα παρακολούθησης. Ορισμένοι χρησιμοποιούν επίσης παύλες ή κενά, τα οποία μπορούν να βοηθήσουν όταν μόνο ορισμένοι χαρακτήρες εντός ενός αριθμού PO πρέπει να διαβαστούν για συγκεκριμένο σκοπό. Σε απάντηση της μεγάλης ποικιλίας μήκους και μορφών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν, πολλοί προμηθευτές διαμορφώνουν τα πεδία στις βάσεις δεδομένων παρακολούθησης παραγγελιών τους ώστε να επιτρέπεται η χρήση οποιουδήποτε αριθμού χαρακτήρων – ακόμη και 30 ή περισσότερων – σε έναν αριθμό παραγγελίας αγοράς.
SmartAsset.