Ένας δείκτης κύκλου εργασιών πληρωτέων λογαριασμών συνήθως μετρά τον αριθμό των φορών που μια εταιρεία πληρώνει τους προμηθευτές της κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης λογιστικής περιόδου. Συνήθως καθορίζει την ικανότητα μιας εταιρείας να διαχειρίζεται και να πληρώνει τις υποχρεώσεις της προς τους προμηθευτές. Συνήθως, η αναλογία παρέχει στους επενδυτές μια ιδέα για το πόσο γρήγορα μπορεί η εταιρεία να διακανονίσει τους λογαριασμούς της.
Ο δείκτης κύκλου εργασιών πληρωτέων λογαριασμών μπορεί να καθορίσει τη βραχυπρόθεσμη ρευστότητα μιας επιχείρησης. Αυτό βοηθά τους επενδυτές να κατανοήσουν τη ρευστότητα, καθώς οι προμηθευτές συχνά απαιτούν πληρωμή εντός 30-90 ημερών. Οι απαιτήσεις πληρωμής συνήθως διαφέρουν από προμηθευτή σε προμηθευτή, ανάλογα με το μέγεθος και τις οικονομικές του δυνατότητες. Ένας χαμηλότερος δείκτης συνήθως σημαίνει ότι μια εταιρεία καθυστερεί να πληρώσει τους προμηθευτές της. Αντίθετα, υψηλότερος δείκτης σημαίνει ταχύτερη διευθέτηση των χρεών του προμηθευτή.
Για τον υπολογισμό της αναλογίας, το συνολικό ποσό των αγορών που πραγματοποιήθηκαν από προμηθευτές με πίστωση διαιρείται με το μέσο πληρωτέο ποσό των λογαριασμών εντός του ίδιου χρονικού πλαισίου. Δεδομένου ότι μπορεί να είναι δύσκολο να προσδιοριστεί το πραγματικό ποσό των αγορών που έγιναν με πίστωση, συνήθως θεωρείται ότι όλες οι αγορές γίνονται με πίστωση. Αυτό είναι σύμφωνο με την αρχή του Συντηρητισμού στη Λογιστική, στην οποία κάποιος αναμένει ζημίες και αναγνωρίζει ένα κέρδος μόνο όταν αυτό υλοποιηθεί.
Στη συνέχεια, εάν δεν δοθεί ο μέσος όρος πληρωτέων λογαριασμών, τότε θα πρέπει να υπολογιστεί. Αυτό επιτυγχάνεται προσθέτοντας τους πληρωτέους λογαριασμούς αρχής και πληρωτέους λογαριασμούς που τελειώνουν, και στη συνέχεια το άθροισμα διαιρούμενο με δύο. Τέλος, οι αγορές με πίστωση θα πρέπει να διαιρεθούν με το μέσο όρο των πληρωτέων λογαριασμών για να ληφθεί ο δείκτης κύκλου εργασιών πληρωτέων λογαριασμών.
Για παράδειγμα, εάν οι ετήσιες αγορές είναι $200,000 δολάρια ΗΠΑ (USD), οι πληρωτέοι λογαριασμοί που ξεκινούν είναι $30,000 USD και το υπόλοιπο πληρωτέων λογαριασμών είναι $20,000 USD, θα υπολογιστεί ως εξής: 200,000 / ([30,000 + 20,000]/2). Ο δείκτης κύκλου εργασιών πληρωτέων λογαριασμών θα είναι οκτώ. Αυτός είναι ο αριθμός που θα ήθελαν να δουν οι επενδυτές.
Υπάρχουν γενικά δύο λόγοι για έναν πιο αργό ή μειωμένο δείκτη κύκλου εργασιών πληρωτέων λογαριασμών: είτε η επιχείρηση έχει έλλειψη μετρητών είτε ενδέχεται να υπάρξουν διαφωνίες σχετικά με τα τιμολόγια που διαβιβάζονται από τους προμηθευτές με αποτέλεσμα πιο αργές πληρωμές. Εάν μια εταιρεία δεν πληρώσει αμέσως τις υποχρεώσεις της, τότε αυτό μπορεί να σημαίνει ότι δεν μπορεί να πληρώσει τους πιστωτές της. Επίσης, αυτό θα μπορούσε να σημαίνει ότι η εταιρεία θέλει να παρατείνει την πληρωμή των υποχρεώσεων για όσο χρονικό διάστημα μπορεί.
Η δεύτερη επίπτωση του χαμηλού δείκτη κύκλου εργασιών πληρωτέων λογαριασμών σημαίνει ότι η εταιρεία είναι επιτυχημένη και έχει καλή πιστωτική πολιτική από τους προμηθευτές της. Αυτή η καλή πιστωτική πολιτική επιτρέπει συνήθως στην εταιρεία να έχει ευνοϊκούς όρους πίστωσης που της επιτρέπουν να χρησιμοποιεί ή να επενδύει μετρητά σε άλλες επιχειρήσεις. Για παράδειγμα, εάν οι προμηθευτές απαιτούν πληρωμή κάθε έξι μήνες, τότε η εταιρεία μπορεί να επενδύσει τα κέρδη της για τους έξι μήνες πριν από την πληρωμή.