Ο ποιοτικός έλεγχος είναι μια ανασκόπηση στην οποία ένας ελεγκτής αναλύει και επαληθεύει διάφορα αρχεία και διαδικασίες που σχετίζονται με το ποιοτικό πρόγραμμα μιας εταιρείας. Σε γενικές γραμμές, ο σκοπός μιας ποιοτικής εξέτασης είναι να καθοριστεί εάν η εταιρεία συμμορφώνεται με το ποιοτικό της πρόγραμμα ή εάν πρέπει να κάνει αλλαγές στις επιχειρηματικές της πρακτικές. Μια εταιρεία μπορεί επίσης να διενεργήσει έλεγχο ποιότητας προκειμένου να διαπιστώσει εάν συμμορφώνεται με ορισμένα πρότυπα ποιότητας, όπως αυτά που ορίζονται από τον Διεθνή Οργανισμό Τυποποίησης (ISO) 9000. Με απλά λόγια, το ISO 9000 είναι μια πιστοποίηση ότι μια εταιρεία ακολουθεί τυπικά επιχειρηματικές διαδικασίες.
Συνήθως, ο ποιοτικός έλεγχος είναι εξωτερικός έλεγχος, δηλαδή διενεργείται από ανεξάρτητο ελεγκτή ή ομάδα ελεγκτών που διαθέτουν εμπειρία στον τομέα. Μια εταιρεία μπορεί επίσης να επιλέξει να διενεργεί εσωτερικό έλεγχο των συστημάτων ποιοτικού ελέγχου της σε περιοδική βάση. Τα μέλη της ομάδας ελέγχου είναι συνήθως επαγγελματίες που έχουν εκτενή γνώση σχετικά με τα πρότυπα, τις διαδικασίες και τις αρχές ελέγχου. Επιπλέον, οι ελεγκτές θα πρέπει να έχουν πρακτική εμπειρία στην εξέταση, την αξιολόγηση και την υποβολή εκθέσεων σχετικά με το εάν κάθε πτυχή ενός συστήματος ποιότητας είναι ανεπαρκής ή ικανοποιητική.
Σε έναν τυπικό έλεγχο ποιότητας, ο ελεγκτής διαμορφώνει πρώτα ένα σχέδιο ελέγχου συστήματος. Κατά γενικό κανόνα, αυτό το σχέδιο περιγράφει συνήθως το χρονοδιάγραμμα, το εύρος και τη θέση του ελέγχου. Το σχέδιο απαριθμεί επίσης οποιαδήποτε έγγραφη τεκμηρίωση που θα πρέπει να αναθεωρηθεί καθώς και τυχόν συνεντεύξεις που θα πρέπει να διεξαχθούν. Για παράδειγμα, ένας ελεγκτής συνήθως χρειάζεται να αναθεωρήσει οποιαδήποτε από τις γραπτές πολιτικές, διαδικασίες και εγχειρίδια διαχείρισης ποιότητας της εταιρείας. Όταν το σχέδιο έχει ετοιμαστεί, ο ελεγκτής το υποβάλλει στην εταιρεία για έγκριση.
Μόλις εγκριθεί το σχέδιο ελέγχου, ο ελεγκτής συναντάται γενικά με τυχόν άτομα στην εταιρεία που είναι υπεύθυνα για το πρόγραμμα ποιότητας της εταιρείας. Ο ελεγκτής εξετάζει επίσης τυχόν ισχύοντα αρχεία και διερευνά εάν οι πρακτικές της εταιρείας ευθυγραμμίζονται με το γραπτό πρόγραμμα ποιότητας. Εάν τα δεδομένα υποδηλώνουν ότι η εταιρεία δεν συμμορφώνεται με το ποιοτικό της πρόγραμμα, ο ελεγκτής θα διερευνήσει και θα τεκμηριώσει αυτές τις πληροφορίες. Επιπλέον, ο ελεγκτής θα σημειώσει όλους τους τομείς στους οποίους συμμορφώνεται η εταιρεία.
Στο τέλος του ποιοτικού ελέγχου, ο ελεγκτής ετοιμάζει μια έκθεση, στην οποία περιγράφονται λεπτομερώς τα συνολικά πορίσματα. Η έκθεση περιλαμβάνει συνήθως μια περίληψη όλων των στοιχείων που ελέγχθηκαν, συμπεριλαμβανομένης περιγραφής των τομέων στους οποίους η εταιρεία συμμορφώνεται ή δεν συμμορφώνεται με το ποιοτικό της πρόγραμμα. Συνήθως, η έκθεση αναφέρει επίσης το συνολικό συμπέρασμα του ελεγκτή και τη βαθμολογία του ποιοτικού προγράμματος της εταιρείας. Επιπλέον, οι περισσότερες αναφορές παρέχουν στην εταιρεία λεπτομερείς συστάσεις για τη βελτίωση του ποιοτικού προγράμματος και λειτουργιών της.
SmartAsset.