Ο προϋπολογισμός βάσει απόδοσης είναι μια διαδικασία που περιλαμβάνει την αξιολόγηση της παραγωγικότητας διαφορετικών λειτουργιών σε έναν οργανισμό και την κατανομή μεγαλύτερου μεριδίου διαθέσιμων πόρων στις λειτουργίες που συμβάλλουν περισσότερο στη συνολική ευημερία του οργανισμού. Αυτή η προσέγγιση για την κατανομή πόρων έχει σχεδιαστεί για να ενθαρρύνει τη συνετή χρήση του χρόνου, των οικονομικών και των δεξιοτήτων, έτσι ώστε να επωφελείται ολόκληρος ο οργανισμός. Όπως συμβαίνει με τους περισσότερους τύπους δημοσιονομικών στρατηγικών, ο προϋπολογισμός βάσει απόδοσης δεν είναι μια στατική προσέγγιση και απαιτεί την αξιολόγηση της παραγωγικότητας κάθε πράξης από τη μια δημοσιονομική περίοδο στην άλλη.
Προκειμένου να ξεκινήσει η διαδικασία του προϋπολογισμού βάσει απόδοσης, είναι απαραίτητο να εξεταστεί πώς λειτούργησε ο οργανισμός στο παρελθόν, πώς αυτή η ιστορία σχετίζεται με τις παρούσες συνθήκες και ποιοι στόχοι ή στόχοι προβλέπονται για την επερχόμενη δημοσιονομική περίοδο. Αυτό το μέρος της αξιολόγησης καθιστά πολύ πιο εύκολο να κατανοήσουμε τι λειτούργησε και τι δεν λειτούργησε στο παρελθόν και πώς αυτές οι προσπάθειες διαμόρφωσαν τελικά την τρέχουσα κατάσταση του οργανισμού. Μόλις επιβεβαιωθούν αυτά τα δεδομένα, μπορεί να ξεκινήσει η διαδικασία καθορισμού του τρόπου με τον οποίο ο οργανισμός μπορεί να θέσει και να επιτύχει τους στόχους του για την επερχόμενη δημοσιονομική περίοδο.
Το θεμέλιο κάθε προσπάθειας προϋπολογισμού βάσει απόδοσης είναι ο εντοπισμός των αποτελεσμάτων που παράγονται από κάθε τμήμα, τμήμα ή τομέα του οργανισμού. Αυτό συχνά σημαίνει προσεκτική εξέταση όχι μόνο των τελικών στόχων που σχεδιάζει να επιτύχει κάθε τμήμα μέχρι το τέλος της περιόδου του προϋπολογισμού, αλλά και πώς αυτοί οι στόχοι σχετίζονται με τους στόχους για ολόκληρο τον οργανισμό. Ο καθορισμός στρατηγικών διευκολύνει την αξιολόγηση της αξίας αυτών των αναμενόμενων αποτελεσμάτων για τον οργανισμό στο σύνολό του και τον προσδιορισμό του ποσοστού των διαθέσιμων πόρων που θα παρασχεθούν ή θα διατεθούν για την επίτευξη αυτών των στόχων.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι ο προϋπολογισμός βάσει απόδοσης δεν τείνει να επικεντρώνεται σε μεμονωμένες δραστηριότητες που είναι απαραίτητες για την έναρξη των στρατηγικών που οδηγούν στην επίτευξη των στόχων. Αντίθετα, η εστίαση είναι στην ευρεία προσέγγιση με την οποία θα εργαστούν όλοι σε ένα συγκεκριμένο τμήμα προκειμένου να επιτευχθούν οι στόχοι του τμήματος. Αυτή η προσέγγιση επιτρέπει στους ηγέτες ή τους διευθυντές ενός τμήματος κάποιου βαθμού ελευθερία στον τρόπο οργάνωσης συγκεκριμένων εργασιών εντός του ευρύτερου πλαισίου της στρατηγικής του τμήματος.
Με τη συμμετοχή σε προϋπολογισμό βάσει απόδοσης, όλα τα τμήματα ή οι τομείς του οργανισμού έχουν πρόσβαση στους πόρους που χρειάζονται. Ταυτόχρονα, αυτή η δικαστική κατανομή πόρων αποτρέπει τη δυνατότητα διάθεσης χρόνου, ταλέντου και χρημάτων σε μια περιοχή που μπορεί να λειτουργήσει με τη βέλτιστη απόδοση με μικρότερο προϋπολογισμό. Ως αποτέλεσμα, ο οργανισμός είναι σε πολύ καλύτερη θέση να εργαστεί για την επίτευξη των στόχων του για την περίοδο που καλύπτεται από τον προϋπολογισμό και έχει περισσότερες πιθανότητες να τερματίσει την περίοδο ως μια πολύ ισχυρότερη οντότητα.