Ο θεματοφύλακας αμοιβαίων κεφαλαίων είναι ένα χρηματοπιστωτικό ίδρυμα που ενεργεί ως τρίτο μέρος για ένα αμοιβαίο κεφάλαιο, κατέχοντας τα περιουσιακά στοιχεία που ανήκουν στο αμοιβαίο κεφάλαιο. Οι θεματοφύλακες αμοιβαίων κεφαλαίων μπορούν να έχουν μια σειρά από καθήκοντα εκτός από τη διαφύλαξη περιουσιακών στοιχείων, όπως να ενεργούν ως πράκτορες μεταβίβασης για τα κεφάλαια που εξυπηρετούν. Η χρήση τρίτου για την κατοχή τίτλων θεωρείται σημαντική για την ασφάλεια και έχει σχεδιαστεί για να περιορίσει τις πιθανότητες απάτης και αμφισβητήσιμων οικονομικών δραστηριοτήτων εκ μέρους των διαχειριστών κεφαλαίων.
Γνωστός και ως εταιρεία αμοιβαίων κεφαλαίων, ένας θεματοφύλακας αμοιβαίων κεφαλαίων μπορεί να είναι μια τράπεζα ή οποιοδήποτε άλλο είδος χρηματοπιστωτικού ιδρύματος, εφόσον συμφωνεί να συμμορφώνεται με τους χρηματοοικονομικούς κανονισμούς. Πολλά έθνη έχουν ένα κανονιστικό πλαίσιο που ορίζει τα αμοιβαία κεφάλαια και περιγράφει τις βασικές επιχειρηματικές πρακτικές που πρέπει να ακολουθούνται. Η μη συμμόρφωση με αυτούς τους κανονισμούς μπορεί να οδηγήσει σε κυρώσεις για το αμοιβαίο κεφάλαιο, συμπεριλαμβανομένων προστίμων, ειδικά εάν οι πελάτες του αμοιβαίου κεφαλαίου υποστούν οικονομικές ζημιές.
Ο θεματοφύλακας αμοιβαίων κεφαλαίων διατηρεί τα περιουσιακά στοιχεία που σχετίζονται με το αμοιβαίο κεφάλαιο μαζί με τα αρχεία που σχετίζονται με τα περιουσιακά στοιχεία. Αυτές οι πληροφορίες είναι διαθέσιμες για επιθεώρηση για λόγους διαφάνειας και οι θεματοφύλακες πρέπει να διατηρούν τα περιουσιακά στοιχεία των αμοιβαίων κεφαλαίων χωριστά από άλλους τύπους περιουσιακών στοιχείων που μπορεί να χειρίζονται, συμπεριλαμβανομένων των περιουσιακών στοιχείων που κατέχονται για λογαριασμό μελών του διοικητικού συμβουλίου ή της ομάδας διαχείρισης ενός αμοιβαίου κεφαλαίου. Σε περίπτωση μεταβίβασης περιουσιακών στοιχείων, ο θεματοφύλακας μπορεί να συνεργαστεί με τον πράκτορα μεταβίβασης ή να ενεργήσει ως πράκτορας μεταβίβασης για τη διεξαγωγή της συμφωνίας.
Διατηρώντας τα φυσικά περιουσιακά στοιχεία στην περίπτωση θεματοφύλακα αμοιβαίων κεφαλαίων και αφήνοντας τη διαχείριση σε ξεχωριστό διαχειριστή αμοιβαίων κεφαλαίων, οι χρηματοοικονομικές ρυθμιστικές αρχές στοχεύουν να περιορίσουν τις πιθανότητες απάτης. Οι διαχειριστές κεφαλαίων δεν μπορούν να κάνουν πράγματα όπως η μεταβίβαση περιουσιακών στοιχείων χωρίς συναίνεση και τα άτομα που χειρίζονται περιουσιακά στοιχεία δεν μπορούν να αγοράσουν περιουσιακά στοιχεία χωρίς προηγούμενη συμφωνία. Επιπλέον, εάν η διαχείριση του ταμείου διαλυθεί, τα περιουσιακά στοιχεία παραμένουν ασφαλή και διατηρούνται ασφαλή από τον θεματοφύλακα του αμοιβαίου κεφαλαίου για τα μέλη του ταμείου. Αυτές οι δύο ξεχωριστές οντότητες λειτουργούν ως έλεγχοι και ισορροπίες μεταξύ τους για την ασφάλεια των επενδυτών.
Όταν οι άνθρωποι επενδύουν σε αμοιβαία κεφάλαια θα πρέπει να τους παρέχονται πληροφορίες σχετικά με το πώς και πού εφαρμόζονται οι επενδύσεις τους, ποιος είναι υπεύθυνος για τη φύλαξη περιουσιακών στοιχείων και ποιος είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση του αμοιβαίου κεφαλαίου. Συνιστάται να διατηρείτε όλες τις γνωστοποιήσεις που σχετίζονται με αμοιβαία κεφάλαια και άλλες επενδύσεις σε ασφαλές μέρος, σε περίπτωση προβλήματος. Εφόσον οι πελάτες αμοιβαίων κεφαλαίων αγοράζουν μετοχές σε ένα αμοιβαίο κεφάλαιο, όχι πραγματικούς τίτλους, είναι επίσης σημαντικό να τηρούνται αρχεία για το ποσό των χρημάτων που επενδύονται στο αμοιβαίο κεφάλαιο και να ελέγχονται αυτά τα αρχεία σε σχέση με τις δηλώσεις γνωστοποίησης για να επιβεβαιωθεί ότι είναι ακριβή.