Οι διαχειριζόμενες υπηρεσίες εκτύπωσης αναφέρονται στην εξωτερική ανάθεση εκτύπωσης εγγράφων ή στην εξωτερική ανάθεση μηχανών εκτύπωσης εγγράφων. Αυτό μπορεί να διευθετηθεί με διάφορους τρόπους, συμπεριλαμβανομένης της εκτύπωσης εκτός του χώρου, μιας κεντρικής περιοχής εκτύπωσης επί τόπου, αρκετών αποκεντρωμένων επιτόπιων περιοχών ή ενός συνδυασμού των δύο τελευταίων. Τα οφέλη των διαχειριζόμενων υπηρεσιών εκτύπωσης περιλαμβάνουν τη μείωση της εργασίας των εργαζομένων και το μειωμένο κόστος.
Όταν οι περισσότεροι άνθρωποι σκέφτονται διαχειριζόμενες υπηρεσίες εκτύπωσης, τα μηχανήματα που έρχονται πρώτα στο μυαλό είναι τα φωτοαντιγραφικά και οι εκτυπωτές, επειδή αυτά είναι τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται συχνότερα για την παραγωγή τυπωμένων εγγράφων. Ανάλογα με το μέγεθος του οργανισμού, μπορεί να χρειαστεί ένας ή πολλοί εκτυπωτές και μπορεί να χρειαστούν αυτές τις μονάδες για εκτύπωση είτε έγχρωμων είτε ασπρόμαυρων. Το ίδιο ισχύει και για τα φωτοαντιγραφικά. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μηχανήματα διπλού σκοπού ή ακόμη και μηχανές πολλαπλών χρήσεων που ενσωματώνουν επιλογές όπως σάρωση ή αποστολή φαξ, μπορεί να είναι η καλύτερη επιλογή για μια εταιρεία.
Η αγορά αυτών των μηχανημάτων μπορεί να είναι εξαιρετικά δαπανηρή. Ορισμένες επιχειρήσεις θεωρούν πιο οικονομικά αποδοτική τη μίσθωση των μηχανημάτων εκτύπωσης που χρειάζονται. Πολλές εταιρείες προσφέρουν αυτού του είδους τις υπηρεσίες σε διαφορετικές τιμές.
Είτε η επιχείρηση κατέχει είτε μισθώνει τα μηχανήματα, τα φωτοαντιγραφικά και οι εκτυπωτές θα εξακολουθούν να χρειάζονται τακτική συντήρηση για να λειτουργούν και μπορεί επίσης να χρειάζονται υπηρεσία έκτακτης ανάγκης για συγκεκριμένες βλάβες ή περιστατικά. Πολλές από τις ίδιες εταιρείες που προσφέρουν συμφωνίες μίσθωσης προσφέρουν επίσης τέτοιου είδους υπηρεσίες, βάσει ετήσιου ή πολυετούς συμβολαίου. Τέτοιες συμβάσεις μπορεί να περιλαμβάνουν την προμήθεια ενός ορισμένου αριθμού κασετών γραφίτη ανά περίοδο και πιθανότατα θα περιλαμβάνουν έναν ορισμένο αριθμό περιστατικών κλήσεων καθώς και τακτικά προγραμματισμένα ραντεβού υπηρεσίας.
Η χρήση τέτοιων υπηρεσιών εξυπηρετεί πολλούς σκοπούς. Το κόστος υπηρεσιών βάσει σύμβασης συνήθως μειώνεται σημαντικά από τα τέλη που χρεώνονται για μία μόνο κλήση εκτός σύμβασης. Οι περισσότερες συμβάσεις διαχείρισης υπηρεσιών εκτύπωσης καθορίζουν ένα παράθυρο εντός του οποίου πρέπει να δοθεί απάντηση υπηρεσίας. Αυτό βοηθά στη μείωση του χρόνου καθυστέρησης του εξοπλισμού. Η εφημερία μιας εταιρείας εξυπηρέτησης εμποδίζει επίσης τους εργαζόμενους που δεν είναι εξοικειωμένοι με τον εξοπλισμό να προσπαθήσουν να τον θέσουν σε λειτουργία.
Σε μεγαλύτερες εταιρείες, οι διαχειριζόμενες υπηρεσίες εκτύπωσης ενδέχεται να σημαίνουν μια κεντρική περιοχή εκτύπωσης εντός ή εκτός του χώρου. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει πολλά αντίγραφα ή εκτυπωτές που λειτουργούν από εξειδικευμένο προσωπικό. Τέτοια κέντρα ενδέχεται επίσης να προσφέρουν πρόσθετες υπηρεσίες, όπως εκτύπωση μεγάλου σχήματος, βιβλιοδεσία και κοπές. Τις περισσότερες φορές, αυτός ο τύπος κέντρου προορίζεται για μεγαλύτερες εργασίες και λειτουργεί σε συνδυασμό με έναν αριθμό εκτυπωτών ή αντιγράφων που διατίθενται σε όλο το κτίριο για μικρές εργασίες.
SmartAsset.