Οι εμπορικοί οφειλέτες είναι πελάτες στους οποίους επεκτείνονται πιστωτικά προνόμια κατά την αγορά, αλλά δεν έχουν ακόμη τακτοποιήσει πλήρως αυτά τα ανεξόφλητα υπόλοιπα. Αυτά τα υπόλοιπα περιλαμβάνουν τους λογαριασμούς εισπρακτέων του προμηθευτή ή του πωλητή και παρακολουθούνται σε συνεχή βάση. Ανάλογα με τους όρους των συμφωνιών αγοράς μεταξύ του προμηθευτή και καθενός από τους εμπορικούς οφειλέτες, μπορεί να εφαρμοστούν τόκοι ή χρεώσεις χρηματοδότησης σε απλήρωτα υπόλοιπα που μεταβάλλονται από τη μία περίοδο τιμολόγησης στην άλλη.
Η επέκταση των πιστωτικών προνομίων είναι μια στρατηγική που μπορεί να ωφελήσει τόσο τους προμηθευτές όσο και τους εμπορικούς οφειλέτες. Οι πελάτες έχουν τη δυνατότητα να κάνουν βασικές αγορές και να αξιοποιήσουν το χρέος έτσι ώστε να αποσυρθεί για εκτεταμένο χρονικό διάστημα, με βάση τους όρους και τις προϋποθέσεις που ισχύουν για τη σύμβαση πίστωσης. Ταυτόχρονα, ο προμηθευτής είναι σε θέση να δημιουργήσει πωλήσεις που τελικά καταλήγουν σε έσοδα για την εταιρεία, επιτρέποντας στη λειτουργία να πραγματοποιήσει κέρδος. Καθώς οι πελάτες αποστέλλουν πληρωμές για τα ανεξόφλητα υπόλοιπα, η εταιρεία απολαμβάνει μια ταμειακή ροή που της επιτρέπει να πληρώνει για το κόστος λειτουργίας και να συνεχίζει να παράγει περισσότερα αγαθά και υπηρεσίες που πωλούνται στην πελατειακή βάση.
Η παρακολούθηση της δραστηριότητας πληρωμών των εμπορικών οφειλετών είναι σημαντική για το έργο της διατήρησης της εταιρείας οικονομικά φερέγγυα. Οι περισσότερες εταιρείες θα θέτουν πρότυπα για την πληρωμή των εκκρεμών τιμολογίων ή αγορών. Ανάλογα με τη δομή της σύμβασης πίστωσης, ενδέχεται να ζητηθεί από τους πελάτες να καταβάλουν πληρωμή για κάθε τιμολόγιο εντός ορισμένου αριθμού ημερολογιακών ημερών ή να εκτιμηθούν κάποιο είδος πρόσθετης χρηματοοικονομικής επιβάρυνσης ή καθυστέρησης. Με μια συμφωνία ανακυκλούμενης πίστωσης, ο πελάτης πρέπει να πληρώνει ένα ελάχιστο ποσό κάθε περίοδο χρέωσης, προκειμένου να διατηρείται ο λογαριασμός πελάτη σε καλή κατάσταση. Ορισμένες εταιρείες θα προσφέρουν ακόμη και κίνητρα, όπως μικρές εκπτώσεις στις επόμενες αγορές τους, εάν τα τιμολόγια διευθετηθούν εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου.
Όταν οι εμπορικοί οφειλέτες αρχίζουν να εμφανίζουν ιστορικό πληρωμών που περιλαμβάνει συνεχείς καθυστερήσεις πληρωμών, ο πάροχος μπορεί να λάβει μέτρα για να περιορίσει τις μελλοντικές αγορές, τουλάχιστον έως ότου αποσυρθούν πλήρως τα υπόλοιπα του τρεχούμενου λογαριασμού. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν ο προμηθευτής έχει λόγους να πιστεύει ότι ο οφειλέτης πρόκειται να αντιμετωπίσει σημαντικές οικονομικές δυσκολίες, μέχρι και πτώχευση. Προκειμένου να καθοριστεί εάν υπάρχει λόγος ανησυχίας, ο προμηθευτής μπορεί να διερευνήσει τον οφειλέτη αντλώντας εκθέσεις πιστώσεων και συμβουλευόμενοι άλλες επιχειρηματικές πηγές. Αυτό το είδος δράσης είναι απαραίτητο για την προστασία των συμφερόντων του προμηθευτή και την αποτροπή αθετήσεων που θα μπορούσαν να δημιουργήσουν σημαντικά ζητήματα ταμειακών ροών για την επιχείρηση.