Μια διαδικασία είσπραξης περιγράφει σαφώς τις πολιτικές και τις διαδικασίες που ακολουθεί μια οικονομική οντότητα για την είσπραξη των χρεών σε περίπτωση μη πληρωμής. Σε ορισμένες περιοχές, οργανισμοί όπως τα πανεπιστήμια, οι φορολογικές υπηρεσίες και οι επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας πρέπει να παρέχουν πληροφορίες σχετικά με τις διαδικασίες συλλογής τους σε μέλη του κοινού για ενημερωτικούς σκοπούς. Αυτές οι πολιτικές δημιουργούν επίσης ένα σύστημα που πρέπει να ακολουθούν οι εργαζόμενοι όταν διεκπεραιώνουν χρέη και εκπροσωπούν την εταιρεία στις διαπραγματεύσεις με τους οφειλέτες. Μπορούν να δημοσιευθούν σε εγχειρίδια εργαζομένων και άλλα εσωτερικά έγγραφα.
Τέτοια έγγραφα μπορεί να ξεκινούν με μια συζήτηση των βασικών όρων, όπως μια καθαρή συμφωνία αποπληρωμής 90 για τους οφειλέτες. Σύμφωνα με τους όρους, οι άνθρωποι έχουν μια καθορισμένη χρονική περίοδο για να λάβουν τους λογαριασμούς τους και να τους πληρώσουν, να τους αμφισβητήσουν ή να διαπραγματευτούν ένα σχέδιο πληρωμής. Εάν δεν ανταποκριθούν, η εταιρεία μπορεί να κινήσει διαδικασία είσπραξης για την είσπραξη των χρημάτων. Το εύρος της δραστηριότητας είσπραξης μπορεί να εξαρτάται από τη φύση του χρέους. Οι φορολογικές αρχές, για παράδειγμα, μπορεί να είναι σε θέση να δεσμεύσουν ακίνητα και να το δημοπρατήσουν για να καλύψουν απλήρωτους φόρους.
Στο πλαίσιο της διαδικασίας είσπραξης, οι οφειλέτες πρέπει να λαμβάνουν ειδοποιήσεις που να παρέχουν πληροφορίες σχετικά με το χρέος, τυχόν ισχύοντες τόκους και προμήθειες, καθώς και τον τόπο απευθείας πληρωμής. Εάν ανταποκριθούν, η εταιρεία μπορεί να μπει στην επόμενη φάση, την πλήρη είσπραξη της οφειλής ή τη δημιουργία σχεδίου πληρωμής. Όταν οι οφειλέτες δεν ανταποκρίνονται σε αιτήματα πληρωμής, η εταιρεία μπορεί να είναι σε θέση να ασκήσει αγωγή στο δικαστήριο για την είσπραξη των κεφαλαίων. Μπορεί επίσης να διεξαγάγει έρευνα για τον εντοπισμό αγνοουμένων οφειλετών και τον εντοπισμό περιουσιακών στοιχείων που ενδέχεται να είναι επιλέξιμα για κατάσχεση, εάν έχει εξουσιοδότηση να ασκεί δραστηριότητα κατάσχεσης.
Οι σαφώς καθορισμένες διαδικασίες είσπραξης μπορούν να προστατεύσουν μια εταιρεία από νομική ευθύνη. Εάν αντιμετωπίζει όλους τους οφειλέτες ισότιμα, δεν μπορεί να κατηγορηθεί για πρακτικές που εισάγουν διακρίσεις. Η θέσπιση πολιτικών επιτρέπει στους εργαζόμενους να τις ακολουθούν προσεκτικά και ουδέτερα με όλους τους οφειλέτες, αντί να χρησιμοποιούν τη δική τους καλύτερη κρίση. Η τεκμηρίωση μπορεί επίσης να είναι χρήσιμη σε περίπτωση διαφωνίας, καθώς η εταιρεία μπορεί να αποδείξει ότι τήρησε το νόμο και ακολούθησε εσωτερικές διαδικασίες όταν χειρίστηκε ένα θέμα.
Όσοι έχουν ερωτήσεις σχετικά με τη διαδικασία συλλογής μπορούν να ζητήσουν να δουν την τεκμηρίωση και μπορεί να ζητήσουν μια εξήγηση για τυχόν στοιχεία που δυσκολεύονται να κατανοήσουν. Προτού αναλάβετε ένα χρέος, συνιστάται να διαβάσετε όλους τους όρους και τις προϋποθέσεις, συμπεριλαμβανομένων των γνωστοποιήσεων της διαδικασίας είσπραξης. Αυτό μπορεί να παρέχει σημαντικές πληροφορίες σχετικά με το τι πρέπει να κάνουν οι άνθρωποι όταν ανησυχούν ότι μπορεί να μην είναι σε θέση να πληρώσουν.