Ένα από τα πρώτα πράγματα που πρέπει να καταλάβετε είναι ότι οι μη καταγεγραμμένες υποχρεώσεις δεν είναι απαραίτητα κάτι που αναπτύσσεται επειδή ένα άτομο ή μια επιχείρηση απέτυχε να ασκήσει τη δέουσα επιμέλεια στη διαχείριση οικονομικών υποθέσεων. Στην πραγματικότητα, είναι φυσιολογικό για οποιαδήποτε επιχείρηση να έχει κάποιο βαθμό από αυτές τις υποχρεώσεις. Δεδομένου ότι μια μη καταγεγραμμένη υποχρέωση δεν είναι τίποτα περισσότερο από ένα στοιχείο παθητικού που δεν εμφανίζεται επί του παρόντος σε μια οικονομική κατάσταση, μπορεί να είναι ένας παράγοντας που απλώς δεν έχει καταστεί απαραίτητο να δηλωθεί μέχρι εκείνο το σημείο.
Για παράδειγμα, πολλές εταιρείες παρέχουν δεδουλευμένο χρόνο διακοπών στους υπαλλήλους τους. Συχνά, οι εργαζόμενοι έχουν τη δυνατότητα να μεταφέρουν τον αχρησιμοποίητο χρόνο διακοπών από το ένα έτος στο άλλο. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε ένα αρκετά μεγάλο ποσό αποζημίωσης που οφείλεται στον εργαζόμενο τη στιγμή που το άτομο αποφασίζει να συνταξιοδοτηθεί. Ο αχρησιμοποίητος χρόνος διακοπών δεν εμφανίζεται συνήθως ως στοιχείο γραμμής σε πολλές οικονομικές καταστάσεις της εταιρείας. Δεδομένου ότι ο χρόνος των διακοπών δεν έχει χρησιμοποιηθεί, δεν υπάρχει πραγματικός τρόπος υπολογισμού του, έως ότου εκδοθεί πραγματικά η πληρωμή για το χρόνο. Αυτός ο αχρησιμοποίητος δεδουλευμένος χρόνος διακοπών είναι ένα εξαιρετικό παράδειγμα μη καταγεγραμμένων υποχρεώσεων που μπορεί να καταγραφούν σε κάποιο μελλοντικό σημείο.
Ένα άλλο σενάριο θα ήταν αλλαγές στην πολιτειακή και ομοσπονδιακή νομοθεσία που μπορεί να επηρεάσει τη σχέση μεταξύ ενός πωλητή και της εταιρείας. Για παράδειγμα, μια αλλαγή στη νομοθεσία που διέπει τις τηλεπικοινωνίες επιτρέπει στους προμηθευτές υπεραστικών και συνεδριάσεων να χρεώνουν αναδρομικά ένα νέο τέλος υπηρεσίας από την πρώτη του τρέχοντος οικονομικού έτους. Βεβαίως, αυτός δεν ήταν γνωστός παράγοντας στο παρελθόν και δεν μπορούσε να αντιμετωπιστεί ως καταγεγραμμένη υποχρέωση. Αντίθετα, θα ταξινομηθεί ως μη καταγεγραμμένη υποχρέωση που με τον καιρό θα έπρεπε να πληρώσει η εταιρεία.
Το ίδιο ισχύει και με τον προϋπολογισμό του σπιτιού. Ο προϋπολογισμός μπορεί να επιτρέπει ένα ορισμένο σταθερό ποσοστό επί των στεγαστικών δανείων και των τόκων πιστωτικών καρτών. Όταν συμβαίνει κάτι να αυξήσει αυτά τα επιτόκια, το αποτέλεσμα είναι μη καταγεγραμμένες υποχρεώσεις για τις εργασίες στο σπίτι. Δηλαδή, κάτι που δεν είχε προβλεφθεί στον εγχώριο προϋπολογισμό και δεν έχει θέση στον ισολογισμό κατοικίας, θα αντιμετωπίζεται ως μη καταγεγραμμένη υποχρέωση έως ότου η νέα δαπάνη συνυπολογιστεί στις εργασίες του νοικοκυριού.
Ο αρμόδιος χρηματοοικονομικός έλεγχος επιδιώκει να διατηρήσει το ποσό των μη καταγεγραμμένων υποχρεώσεων εντός ενός λογικού ορίου, κυρίως κονδυλίων που είτε είναι απρόβλεπτα είτε δεν προορίζονται να συμπεριληφθούν στις οικονομικές καταστάσεις έως ότου μπορέσουν να λογιστικοποιηθούν σε μια υπάρχουσα ταξινόμηση. Ποτέ δεν πρέπει να θεωρούνται ως αφορμή για ζητήματα που προκύπτουν λόγω κακού σχεδιασμού ή διαχείρισης των πόρων.