Υπάρχουν τρεις τύποι προτύπων που χρησιμοποιούνται σε τυπικές επιχειρηματικές δραστηριότητες: αγορές, έργα και πωλήσεις. Όλες αυτές οι φόρμες εκτελούν την ίδια βασική λειτουργία, παρέχοντας στους χρήστες μια δομημένη μέθοδο για τη συλλογή των πληροφοριών που απαιτούνται για τη λήψη αποφάσεων. Ο πραγματικός σχεδιασμός των εντύπων πρότασης ποικίλλει με βάση την πραγματική επιχειρηματική διαδικασία που ακολουθείται σε κάθε οργανισμό. Πολλές στατικές εταιρείες παρέχουν πρότυπα φόρμας που μπορούν να αποτελέσουν ένα εξαιρετικό μέρος για να ξεκινήσετε συζητήσεις εντός της επιχείρησης ή του οργανισμού.
Μια φόρμα πρότασης αγοράς χρησιμοποιείται συχνά σε μεγάλους οργανισμούς για την παρακολούθηση αιτημάτων αγοράς που υπερβαίνουν μια συγκεκριμένη αξία δολαρίου ή αποτελούν μέρος ενός συγκεκριμένου τύπου βασικών προϊόντων. Υπάρχουν δύο υποτύποι των εντύπων προτάσεων προμηθειών: έργα που υποβάλλονται σε προσφορά και αιτήματα εξοπλισμού. Οι λεπτομερείς προδιαγραφές του έργου περιλαμβάνονται στην αίτηση για πρόταση. Σε πολλές επιχειρήσεις, τα έντυπα προτάσεων χρησιμοποιούνται για την παροχή της ίδιας δομής σε όλα τα διαγωνιστικά έργα. Αυτό είναι πολύ σημαντικό, καθώς κάθε πληροφορία που παρέχεται σε ένα μέρος και όχι σε άλλα παρέχει ένα άδικο πλεονέκτημα.
Μια φόρμα πρότασης αιτήματος εξοπλισμού χρησιμοποιείται συχνά σε κεντρικές επιχειρήσεις. Ο χρήστης του εξοπλισμού ή ο επόπτης του τμήματος συμπληρώνει τη φόρμα και την υποβάλλει στο τμήμα αγορών. Στη φόρμα, ο χρήστης θα παράσχει τα στοιχεία επικοινωνίας του, τις λεπτομερείς προδιαγραφές του απαιτούμενου στοιχείου, την επιχειρησιακή λογική και τον προϋπολογισμό. Οι περισσότερες φόρμες προτάσεων έχουν κουτιά υπογραφής για να διασφαλιστεί ότι όλα τα αιτήματα εξετάζονται και εγκρίνονται σωστά πριν από την υποβολή στην αγορά.
Πολλές εταιρείες μηχανικής ή τεχνολογίας πληροφοριών διαθέτουν κεντρικό γραφείο διαχείρισης έργων. Μια φόρμα πρότασης έργου χρησιμοποιείται για τη διαχείριση αιτημάτων από χρήστες, την παροχή δομής στη συλλογή δεδομένων και τη διασφάλιση ότι όλα τα αιτήματα χρηστών έχουν ακολουθήσει την ίδια ροή εργασιών έγκρισης. Όλα τα έργα πρέπει να έχουν χορηγό, επηρεασμένο τμήμα ή επιχειρηματική διαδικασία. Οι φόρμες πρότασης έργου περιλαμβάνουν τεκμηρίωση της επιχειρηματικής πρόκλησης και το επιθυμητό τελικό αποτέλεσμα του έργου. Όπου είναι δυνατόν, το προσωπικό αναμένεται να παράσχει εκτιμώμενο κόστος έργου, χρονοδιάγραμμα και εξοικονόμηση σε αποδοτικότητα ή σκληρά δολάρια.
Τα έντυπα προτάσεων πωλήσεων χρησιμοποιούνται από το προσωπικό πωλήσεων επιχειρήσεων σε επιχειρήσεις κατά τη διαδικασία υποβολής προσφορών. Στη φόρμα της πρότασης πωλήσεων περιλαμβάνεται η περιγραφή του προϊόντος, το κόστος, το κόστος εγκατάστασης ή υπηρεσίας και η προθεσμία παράδοσης. Οι λεπτομέρειες που παρέχονται στην πρόταση πωλήσεων αποτελούν τη βάση της αξιολόγησης από τον πελάτη. Όλες οι σχετικές πληροφορίες πρέπει να περιλαμβάνονται, ώστε ο πελάτης να μπορεί να συγκρίνει τα στοιχεία της προσφοράς πωλήσεων με τις άλλες προτάσεις που έχει λάβει.
SmartAsset.