Σχεδόν σε κάθε περίπτωση υπάρχουν ορισμένα έξοδα που συνεπάγεται η λειτουργία μιας επιχείρησης. Αυτά είναι γνωστά ως λειτουργικά κόστη. Υπάρχουν συνήθως δύο ομάδες λειτουργικών δαπανών. Το ένα είναι το μεταβλητό κόστος, το οποίο δεν είναι σταθερό. Το άλλο είναι τα πάγια έξοδα, τα οποία είναι έξοδα που πραγματοποιούνται σε τακτική βάση, ανεξάρτητα από τον όγκο των εργασιών.
Ένα άτομο μπορεί συχνά να καθορίσει εάν μια δαπάνη έχει καθοριστεί ή όχι εξετάζοντας τον τρόπο πληρωμής της. Εάν πρέπει να διατίθενται χρήματα για την πληρωμή ενός αντικειμένου σε τακτική βάση, είναι πιθανόν ένα σταθερό κόστος. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση εκτύπωσης μπορεί να λάβει 20ετή μίσθωση σε μια μηχανή αντιγραφής. Ενδέχεται να απαιτηθούν πληρωμές την πρώτη του μήνα. Αυτό είναι ένα σταθερό κόστος.
Θα μπορούσε να υποστηριχθεί ότι αυτό δεν είναι ένα σταθερό κόστος επειδή είναι πληρωτέα μόνο για μια περίοδο 20 ετών. Ωστόσο, πρέπει να συνειδητοποιήσει κανείς ότι μετά τη μίσθωση, η μίσθωση είτε θα πρέπει να παραταθεί είτε θα πρέπει να μισθωθεί άλλο μηχάνημα στη θέση του για να λειτουργήσει η επιχείρηση. Για το λόγο αυτό η μίσθωση του μηχανήματος θεωρείται πάγιο κόστος.
Για να διευκρινιστεί το πάγιο κόστος, μπορεί κανείς να κάνει μια αντίθεση μεταξύ αυτών και του μεταβλητού κόστους. Η συντήρηση ενός αντιγραφικού μηχανήματος, για παράδειγμα, είναι ένα μεταβλητό κόστος. Εάν δεν υπάρχει δουλειά, ο γραφίτης του μηχανήματος δεν θα χρειαστεί να αντικατασταθεί. Οι επισκευές θα είναι απαραίτητες μόνο όταν ένα τμήμα του μηχανήματος δυσλειτουργεί ή σπάσει. Δεδομένου ότι αυτά τα στοιχεία δεν απαιτούν τακτικές δαπάνες, δεν αποτελούν πάγιο κόστος.
Αν και τα πάγια έξοδα χαρακτηρίζονται από τακτικές πληρωμές, αυτό δεν σημαίνει ότι οι τιμές είναι σταθερές. Μια σταθερή δαπάνη κόστους μπορεί να παρουσιάζει διακυμάνσεις. Η υποθήκη ενός κτιρίου μπορεί να θεωρηθεί πάγια δαπάνη. Σε ορισμένα μέρη, τα επιτόκια των στεγαστικών δανείων επηρεάζονται από τα εθνικά επιτόκια. Αυτό σημαίνει ότι εάν το επιτόκιο αυξηθεί, η τιμή των στεγαστικών δανείων των πολιτών θα αυξηθεί.
Η ηλεκτρική ενέργεια θεωρείται επίσης γενικά ως σταθερό κόστος. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο λογαριασμός ηλεκτρικού ρεύματος θα διαφέρει από μήνα σε μήνα. Το ύψος του λογαριασμού επηρεάζεται από τον όγκο των εργασιών, αλλά όχι σε βαθμό που να υπάρχει πιθανότητα να περάσουν μήνες χωρίς λογαριασμό. Ακόμα κι αν η επιχείρηση είναι κλειστή για μια σεζόν ή αν δεν πραγματοποιεί συναλλαγές πελατών για μια περίοδο, εξακολουθεί να υπάρχει πιθανότητα να ρέει ηλεκτρικό ρεύμα σε αυτήν την τοποθεσία και επομένως ένας λογαριασμός που πρέπει να πληρωθεί.