Η διοικητική βοηθός διαχείρισης είναι μια θέση εργασίας όπου το άτομο εποπτεύει τους γραμματείς και το διοικητικό προσωπικό μιας επιχείρησης ή εταιρείας. Εναλλακτικά, μπορεί επίσης να περιγράψει το ρόλο ενός μεμονωμένου διοικητικού βοηθού. Οι εργαζόμενοι σε αυτήν τη θέση παρέχουν υποστήριξη σε διάφορους διευθυντές και στελέχη σε εταιρείες. Οι δραστηριότητες μπορεί να κυμαίνονται από την απάντηση τηλεφωνικών κλήσεων και τη λήψη μηνυμάτων έως την πληκτρολόγηση αλληλογραφίας και τον προγραμματισμό ραντεβού για τους επαγγελματίες που υποστηρίζονται.
Οι εργαζόμενοι σε ρόλο διοικητικού βοηθού διαχείρισης συνήθως εργάζονται σε εποπτικό επίπεδο και λειτουργούν ως μέντορες για τους διοικητικούς βοηθούς στο προσωπικό της επιχείρησης ή της εταιρείας. Αυτό συνεπάγεται τον προγραμματισμό των ωρών και των ρόλων εργασίας καθενός από τους βοηθούς. Για παράδειγμα, εάν ένας από τους διοικητικούς βοηθούς που υποστηρίζει δύο από τα στελέχη στην επιχείρηση πηγαίνει διακοπές για μια εβδομάδα, τότε αυτοί που είναι στη διοικητική βοηθός διαχείρισης είναι υπεύθυνοι για να βεβαιωθούν ότι τα δύο στελέχη έχουν διοικητική υποστήριξη.
Εκτός από τον προγραμματισμό, η εκπαίδευση είναι ένας άλλος σημαντικός παράγοντας που συνεπάγεται η διοικητική βοηθός διαχείρισης. Τα μαθήματα, τα μαθήματα και τα εργαστήρια διοικητικών βοηθών επιτρέπουν στους διευθυντές να καλύψουν σημαντικά θέματα, θέματα και τάσεις με τους βοηθούς που μπορούν να τους βοηθήσουν να εκτελέσουν καλύτερα τη δουλειά τους. Αυτό περιλαμβάνει έρευνα ευκαιριών μάθησης και κατάρτισης, καθώς και προγραμματισμό της κατάρτισης και λήψη πρόσθετων ρυθμίσεων.
Η πρόσληψη είναι μια άλλη πτυχή της θέσης. Όταν πρέπει να προσληφθούν επιπλέον γραμματείς ή διοικητικό προσωπικό, ο διευθυντής σε αυτόν τον τομέα δημοσιεύει αγγελίες εργασίας, συνεχίζει πεδία και προγραμματίζει συνεντεύξεις. Ο διευθυντής μπορεί επίσης να συμμετέχει στη συνέντευξη υποψηφίων ως προεπισκόπηση για τα άτομα για τα οποία ο διοικητικός βοηθός θα εργαστεί άμεσα.
Η διοικητική βοηθός διαχείρισης απαιτεί επίσης από έναν διευθυντή να ενεργεί ως σύνδεσμος μεταξύ των βοηθών και των ατόμων για τα οποία εργάζονται, σε περίπτωση που προκύψουν ζητήματα. Προβλήματα προσωπικότητας, διαφωνίες και διαφωνίες μεταξύ βοηθών και προϊσταμένων τους μπορεί και συμβαίνουν. Όταν συμβεί αυτό, η διαχειριστική πλευρά της επιχείρησης διοικητικού βοηθού απαιτεί από τον διαχειριστή να μεσολαβήσει και να βοηθήσει στην επίλυση ζητημάτων.
Η περιγραφή θέσεων εργασίας για διοικητικούς βοηθούς μπορεί να διαφέρει. Ορισμένοι βοηθοί απλώς απαντούν στα τηλέφωνα και διαχειρίζονται το πρόγραμμα του αφεντικού τους. Άλλοι ασχολούνται περισσότερο με την επιχείρηση, ορισμένοι προπωλούν ή κάνουν προληπτικό έλεγχο ή εκτελούν παρόμοιες εργασίες που κάνουν τα αφεντικά τους. Η διαχείριση του ρόλου ως διοικητικός βοηθός και όχι η διαχείριση μιας ομάδας διοικητικών βοηθών απαιτεί από έναν εργαζόμενο να ταιριάζει με τα χαρακτηριστικά, την εμπειρία και τα χαρακτηριστικά της προσωπικότητάς του με τις εργασιακές ευθύνες και το άτομο για το οποίο θα εργάζεται.
SmartAsset.