Το ημερολόγιο εισπράξεων μετρητών είναι ένα ειδικό αρχείο που χρησιμοποιείται στη λογιστική, συνήθως από λιανοπωλητές. Περιλαμβάνει την καταγραφή των λεπτομερειών των πωλήσεων με συγκεκριμένο τρόπο. Με τη σειρά του, το ημερολόγιο αποδείξεων μετρητών συγκεντρώνει τις σχετικές πληροφορίες με τρόπο που καθιστά ευκολότερη την αντιγραφή, συνολικά, σε παραδοσιακούς λογαριασμούς διπλής εγγραφής.
Οι περισσότεροι εταιρικοί λογαριασμοί καταρτίζονται με βάση τη διπλή εγγραφή. Αυτό λειτουργεί γύρω από την ιδέα ότι κάθε συναλλαγή είναι μια ανταλλαγή και επομένως επηρεάζει τη συνολική περιουσία μιας εταιρείας με δύο τρόπους. Για παράδειγμα, όταν ένας λιανοπωλητής πουλά ένα βιβλίο, το ταμειακό του υπόλοιπο αυξήθηκε κατά την τιμή αγοράς, ενώ η αξία του συνολικού αποθέματός του μειώνεται.
Για να ληφθεί υπόψη αυτό, κάθε συναλλαγή παρατίθεται σε δύο ξεχωριστές στήλες στους λογαριασμούς. Το ένα στοιχείο της συναλλαγής αναφέρεται ως χρέωση και το άλλο ως πίστωση. Αυτό εκτελεί επίσης μια διαχειριστική λειτουργία, καθώς, για οποιαδήποτε χρονική περίοδο, τα σύνολα για τις στήλες χρέωσης και πίστωσης πρέπει να είναι πανομοιότυπα. Όπου δεν ταιριάζουν, η συνήθης εξήγηση είναι ότι έχει γίνει μια λίστα ή μαθηματικό λάθος. Ο τακτικός έλεγχος με αυτόν τον τρόπο μπορεί να εντοπίσει σφάλματα και να τα καταστήσει ευκολότερα την εύρεσή τους από ό,τι αν είχαν μείνει μέχρι το τέλος μιας πλήρους λογιστικής περιόδου.
Το κύριο μειονέκτημα της λογιστικής διπλής εγγραφής είναι ότι μπορεί να είναι πολύ περίπλοκο να εκτελείται καθημερινά, ιδιαίτερα σε εγκαταστάσεις όπου υπάρχει ειδικός λογιστής που δεν είναι έτοιμος για την πραγματική πλευρά του λιανικού εμπορίου της επιχείρησης. Αυτό μπορεί να συμβαίνει με μια μικρή επιχείρηση, όπου ο ιδιοκτήτης χρησιμοποιεί εξωτερικό λογιστή ή με μια μεγάλη επιχείρηση, όπου ένας λογιστής εργάζεται από ένα κεντρικό γραφείο μιας εταιρείας με πολλά σημεία λιανικής πώλησης.
Η λύση σε αυτό το πρόβλημα είναι μια σειρά εγγράφων που είναι γνωστά ως βιβλία αρχικής εγγραφής ή βιβλία αρχικής καταχώρησης. Αυτά είναι έγγραφα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εύκολη καταγραφή των οικονομικών δεδομένων για πρώτη φορά, για παράδειγμα από έναν υπεύθυνο καταστήματος στο τέλος κάθε ημέρας, από τις αποδείξεις μέχρι τις αποδείξεις. Παραδείγματα περιλαμβάνουν βιβλία που αφορούν τραπεζικές συναλλαγές και αγορές από προμηθευτές.
Ένα από αυτά τα βιβλία πρώτης εισαγωγής είναι το ημερολόγιο αποδείξεων μετρητών. Αυτό καλύπτει κάθε συναλλαγή πώλησης που γίνεται σε ταμειακή βάση. Σε αυτό το πλαίσιο, τα μετρητά σημαίνει ότι η πληρωμή είναι άμεση και όχι με πίστωση. μπορεί να καλύψει πληρωμές σε φυσικά νομίσματα, χρεωστικές ή πιστωτικές κάρτες και επιταγές. Εκτός από τη λίστα των λεπτομερειών κάθε συναλλαγής, το ημερολόγιο αποδείξεων μετρητών θα αναφέρει επίσης λεπτομέρειες όπως εκπτώσεις που δίνονται σε έναν πελάτη έναντι της τυπικής λιανικής τιμής. Αυτό μπορεί να είναι σημαντικό, καθώς οι εταιρείες θα αποτιμούν συχνά το υπάρχον απόθεμά τους με βάση την αναμενόμενη τελική τιμή πώλησής τους και αυτή η αποτίμηση θα προϋποθέτει ότι θα ληφθεί η πλήρης λιανική τιμή.