Ένα απόθεμα πρώτων υλών είναι η ποσότητα των πρώτων υλών που βρίσκονται στην κατοχή του ιδιοκτήτη κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης λογιστικής περιόδου. Η αξιολόγηση αυτού του τύπου αποθέματος μπορεί να πραγματοποιηθεί στην αρχή της περιόδου ή στο τέλος της. Ο προσδιορισμός του υπολοίπου έναρξης και λήξης του αποθέματος κατά τη διάρκεια της περιόδου μπορεί να βοηθήσει στον προσδιορισμό του ποσού της χρήσης των πρώτων υλών που συνέβη κατά τη διάρκεια της περιόδου και, επομένως, να επηρεάσει τη διαδικασία παραγγελίας αυτών των υλικών για μελλοντικές περιόδους.
Όπως συμβαίνει με τους περισσότερους τύπους αποθεμάτων, η διατήρηση ενός αποθέματος πρώτων υλών είναι απαραίτητη για τη συνεχιζόμενη λειτουργία οποιουδήποτε τύπου κατασκευής. Ιδανικά, η επιχείρηση θα βρει την τέλεια ισορροπία μεταξύ της ύπαρξης επαρκών υλικών για να διατηρήσει τον πιο αποτελεσματικό ρυθμό παραγωγής, διατηρώντας ταυτόχρονα το απόθεμα όσο το δυνατόν χαμηλότερο, μειώνοντας έτσι το ποσό των φόρων που υπολογίζονται στο απόθεμα. Για να επιτευχθεί αυτός ο στόχος, είναι απαραίτητη η παρακολούθηση της παραλαβής και έκδοσης υλικών από αυτό το απόθεμα.
Όσον αφορά την τήρηση των λογιστικών αρχείων ενός αποθέματος πρώτων υλών, οι νέες αποστολές υλικών που λαμβάνονται καταχωρούνται ως χρέωση στα αρχεία. Όταν οποιαδήποτε από τις πρώτες ύλες εκδίδεται από το απόθεμα, συχνότερα για χρήση στη διαδικασία κατασκευής, αυτή η εκταμίευση σημειώνεται ως πίστωση, μειώνοντας έτσι τον συνολικό αριθμό μονάδων και τη γενική αξία του αποθέματος. Πολλές εταιρείες καταγράφουν αυτές τις χρεώσεις και πιστώσεις στο απόθεμα πρώτων υλών σε πραγματικό χρόνο, αν και εξακολουθεί να είναι συνηθισμένο σε ορισμένες επιχειρήσεις να καταγράφουν τις συναλλαγές σε καθημερινή ή και εβδομαδιαία βάση.
Η διάρθρωση της διαδικασίας παραγγελίας βοηθά στη διατήρηση του αποθέματος πρώτων υλών σε ένα επίπεδο όπου υπάρχει αρκετό για να υποστηρίξει τη συνέχιση της λειτουργίας του εργοστασίου, αλλά όχι τόσο ώστε ένα σημαντικό μέρος του αποθέματος να παραμείνει ανέγγιχτο για παρατεταμένο χρονικό διάστημα. Παρακολουθώντας πόσο συχνά εκδίδονται υλικά από το υπάρχον απόθεμα και συγκρίνοντάς το με το χρονικό διάστημα που χρειάζεται ο προμηθευτής για να επεξεργαστεί και να παραδώσει μια νέα παραγγελία πρώτων υλών, είναι δυνατόν να καθοριστούν συγκεκριμένες οδηγίες για την έγκαιρη τοποθέτηση παραγγελιών. Η συνεχής παρακολούθηση του αποθέματος καθιστά δυνατή την προσαρμογή της συχνότητας και του μεγέθους αυτών των παραγγελιών, ώστε το απόθεμα να διατηρείται εντός λογικού μεγέθους, εξαλείφοντας έτσι την ανάγκη πληρωμής πρόσθετων φόρων για ένα διογκωμένο απόθεμα. Ενώ αυτή η διαδικασία γινόταν κάποτε χειροκίνητα, το σύγχρονο λογισμικό απογραφής μπορεί εύκολα να διαμορφωθεί για να παρακολουθεί τη δραστηριότητα εντός του αποθέματος και να πραγματοποιεί αυτόματα παραγγελίες όταν και όπως είναι απαραίτητο.
SmartAsset.