Άυλα κόστη είναι κάθε κόστος που έχει κάποιου είδους αρνητικό αντίκτυπο στην απόδοση μιας επιχείρησης, αλλά δεν μπορεί απαραίτητα να εφαρμοστεί σε ένα συγκεκριμένο στοιχείο γραμμής ή έξοδο με τα λογιστικά βιβλία. Αντίθετα, αυτά τα κόστη προκύπτουν με τρόπο που έχει αντίκτυπο στη συνολική λειτουργία της εταιρείας. Ένα άυλο κόστος μπορεί να είναι έξοδα που προκύπτουν κατά την πραγματοποίηση αναβαθμίσεων σε μια γραμμή παραγωγής, την εφαρμογή αλλαγών στα οφέλη των εργαζομένων ή οποιοσδήποτε παράγοντας που επηρεάζει τις σχέσεις που αναπτύσσονται με τους πελάτες.
Ένας από τους ευκολότερους τρόπους για να κατανοήσουμε το άυλο κόστος είναι να εξετάσουμε το ζήτημα της παραγωγικότητας των εργαζομένων. Όταν οι εργαζόμενοι είναι ευχαριστημένοι και αισθάνονται ότι τους εκτιμά η επιχείρηση, το ποσοστό παραγωγικότητάς τους είναι συνήθως κοντά στο μέγιστο της αποδοτικότητας. Εάν κάποιο γεγονός έχει αρνητικό αντίκτυπο στη σχέση μεταξύ εργαζομένου και εργοδότη, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να μειωθεί το ποσοστό παραγωγικότητας. Αυτή η αλλαγή στην παραγωγή μπορεί να χαρακτηριστεί ως άυλο κόστος, που προκαλείται από αυτή τη μετατόπιση της υπεραξίας μεταξύ των εργαζομένων και του εργοδότη.
Οι αλλαγές στις παροχές των εργαζομένων μπορεί συχνά να οδηγήσουν σε άυλα κόστη. Για παράδειγμα, εάν μια εταιρεία επιλέξει να καταργήσει την κάλυψη ομαδικής ασφάλισης υγείας ως μέρος μιας στρατηγικής μείωσης του κόστους, η επιχείρηση θα εξοικονομήσει ένα σημαντικό ποσό κατά τη διάρκεια ενός έτους. Ταυτόχρονα, αυτή η απώλεια ασφάλισης θα έχει αρνητικές επιπτώσεις στους εργαζόμενους, οι οποίοι θα τείνουν να είναι λιγότερο αφοσιωμένοι. Ως αποτέλεσμα, η παραγωγή πέφτει και η επιχείρηση δεν μπορεί να παράγει στα ίδια επίπεδα με πριν. Ενώ η εταιρεία εξοικονόμησε χρήματα εγκαταλείποντας την υγειονομική κάλυψη, η εξοικονόμηση είναι μικρότερη από ό,τι είχε αρχικά προβλεφθεί, καθώς η παραγωγή μειώθηκε ως αποτέλεσμα της δράσης.
Η ίδια γενική ιδέα μπορεί να οδηγήσει σε άυλα κόστη που αφορούν πελάτες της επιχείρησης. Εάν κάποιο ζήτημα, όπως η καθυστέρηση παράδοσης σε μια κρίσιμη παραγγελία ή ένα πρόβλημα με έναν εκπρόσωπο εξυπηρέτησης πελατών, αλλάξει αρνητικά την αντίληψη του πελάτη για την επιχείρηση, υπάρχει η πιθανότητα ο πελάτης να αρχίσει να αναζητά άλλον προμηθευτή. Μετά την εξασφάλιση ενός νέου προμηθευτή, ο πελάτης αρχίζει να μεταφέρει την επιχείρησή του στον νέο προμηθευτή. Το άυλο κόστος για τον αρχικό προμηθευτή είναι η απώλεια εσόδων και η απώλεια ενός εκτιμημένου πελάτη.
Τα άυλα κόστη τείνουν να προέρχονται από κάποιον παράγοντα ή σύνολο παραγόντων που έχουν μειώσει ή αποδυναμώσει την εταιρεία κατά κάποιο τρόπο. Το κόστος μπορεί να έχει τη μορφή περικοπών στο εργατικό δυναμικό που απαιτούν από τους εναπομείναντες εργαζόμενους να αναλάβουν πρόσθετες ευθύνες, περικοπές στις παροχές των εργαζομένων ή πραγματοποίηση αλλαγών σε μια σειρά προϊόντων που δεν είναι ευπρόσδεκτες από τους πελάτες. Σε κάθε περίπτωση, η πιθανότητα να επηρεαστεί αρνητικά η επιχείρηση, και έτσι να γίνει λιγότερο παραγωγική, αυξάνεται σημαντικά.