Στις Ηνωμένες Πολιτείες, όταν τα χρήματα από ένα συνταξιοδοτικό ταμείο διανέμονται σε ένα άτομο, αυτό θεωρείται μια μορφή εισοδήματος και πρέπει να αναφέρεται στην Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων. Το έντυπο 1099-R δημιουργήθηκε για τη σωστή αναφορά αυτών των χρημάτων και για τον προσδιορισμό του εάν έχει εισπραχθεί το κατάλληλο ποσό φόρου. Οι αρχειοθέτες δεν χρειάζεται να ανησυχούν για την παροχή των μυριάδων πολύπλοκων δεδομένων που είναι απαραίτητα, επειδή το ίδρυμα διανομής είναι υπεύθυνο για τη συμπλήρωση της φόρμας.
Η Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων απαιτεί το έντυπο 1099-R μόνο από όσους έλαβαν διανομή από αναγνωρισμένο λογαριασμό συνταξιοδότησης. Υπάρχουν διάφορα ιδρύματα που παρέχουν πιστοποιημένους λογαριασμούς συνταξιοδότησης, αλλά η πλειοψηφία των φορολογουμένων αντλεί κεφάλαια από λίγες μόνο πηγές. Ένα πρόγραμμα 401(k) είναι ένας από τους πιο συνηθισμένους τύπους συνταξιοδοτικών λογαριασμών, επειδή είναι χρήματα που παρακρατούνται από έναν μισθό και συχνά αντιστοιχίζονται, έως ένα ορισμένο ποσοστό, από τον εργοδότη. Ένας ατομικός λογαριασμός συνταξιοδότησης, επίσης γνωστός ως παραδοσιακός IRA, είναι ένα συνταξιοδοτικό ταμείο που συνήθως δημιουργείται ανεξάρτητα από ένα άτομο και κάνει εισφορές εκτός εργασίας. Τα συνταξιοδοτικά προγράμματα γίνονται όλο και πιο σπάνια, αλλά εξακολουθούν να θεωρούνται κατάλληλα επειδή είναι χρήματα για συνταξιοδότηση που δίνονται σε έναν εργαζόμενο από έναν εργοδότη ως ανταμοιβή για συγκεκριμένο αριθμό ετών υπηρεσίας.
Το έντυπο 1099-R έχει μόνο μία σελίδα, αλλά απαιτεί πολλά δεδομένα για να συμπληρωθεί. Προσωπικές πληροφορίες, όπως το όνομα, η διεύθυνση και ο ομοσπονδιακός αριθμός ταυτότητας του ατόμου είναι απαραίτητα για τη σωστή πίστωση της κατανομής συνταξιοδότησης. Πεδία όπως η ακαθάριστη διανομή χρησιμοποιούνται για τον υπολογισμό του συνολικού ποσού σε δολάρια που ελήφθη πριν από τη λήψη των εκπτώσεων και το πλαίσιο παρακράτησης φόρου εισοδήματος ομοσπονδιακού φόρου εισοδήματος δείχνει το ποσό που είχε κρατήσει ο καταθέτης για φόρους. Πιο πολύπλοκα πεδία όπως η κρατική και τοπική διανομή, οι κωδικοί διανομής, το κεφαλαιακό κέρδος και η μη πραγματοποιηθείσα ανατίμηση συμβάλλουν στη συνολική φορολογική εικόνα για τα μεμονωμένα συνταξιοδοτικά ταμεία.
Αυτή η μεγάλη ποικιλία δεδομένων μπορεί να προκαλέσει σύγχυση, αλλά ευτυχώς, οι αρχειοθέτες δεν χρειάζεται να συμπληρώσουν οι ίδιοι τη φόρμα 1099-R. Το ίδρυμα που εξοφλεί τον λογαριασμό είναι υπεύθυνο για τον έλεγχο των αρχείων του και τη σωστή συμπλήρωση των πεδίων δεδομένων. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, απαιτείται όλα τα ιδρύματα διανομής συνταξιοδότησης να ταχυδρομήσουν το έντυπο 1099-R πριν από τις 15 Φεβρουαρίου του έτους κατά το οποίο διανεμήθηκαν τα χρήματα.