Μια δαπάνη προσαρμογής ζημιών δεν είναι τίποτα περισσότερο από ένα συγκεκριμένο κόστος που σχετίζεται με τη διερεύνηση, τη διαχείριση, την υπεράσπιση ή την πληρωμή μιας ασφαλιστικής απαίτησης. Αυτή η δαπάνη μπορεί να ποικίλλει σημαντικά ανάλογα με την πολυπλοκότητα μιας αξίωσης. Μπορεί επίσης να εξαρτάται από την ικανότητα του προσωπικού της ασφαλιστικής εταιρείας να εκτελεί όλες τις απαραίτητες εργασίες που σχετίζονται με μια απαίτηση.
Σε πολλές περιπτώσεις, οι ασφαλιστικές εταιρείες πρέπει να προσλάβουν και να πληρώσουν για εξωτερική βοήθεια. Ακόμη και με μια πλήρως στελεχωμένη εταιρεία, δεν μπορεί να αποφευχθεί ένα κατανεμημένο κόστος προσαρμογής ζημιών. Ένα παράδειγμα είναι το κόστος μιας αστυνομικής αναφοράς. Το αστυνομικό τμήμα χρεώνει όποιον δεν εμπλέκεται άμεσα σε ένα περιστατικό να πληρώσει για ένα αντίγραφο της αναφοράς ατυχήματος, τραυματισμού ή κλοπής.
Οι απαιτήσεις μπορεί να περιλαμβάνουν έξοδα προσαρμογής μη κατανεμημένων ή κατανεμημένων ζημιών. Ένα μη κατανεμημένο έξοδο πληρώνει για τις εργασίες απαίτησης της εταιρείας γενικά. Αυτές οι δαπάνες μπορεί να περιλαμβάνουν μισθούς, προμήθειες, ενοίκια και υπηρεσίες κοινής ωφέλειας για το τμήμα αποζημιώσεων συνολικά. Ένα κατανεμημένο έξοδο είναι κάθε κόστος που είναι συγκεκριμένο για μια μεμονωμένη αξίωση. Τέτοια έξοδα είναι συχνά ανακτήσιμα από τον υπαίτιο όταν συμβαίνει ένα ατύχημα.
Οι ασφαλιστικές εταιρείες δεν επιθυμούν να πληρώσουν απαιτήσεις που δεν έχουν τεκμηριωθεί και επαληθευτεί. Προτιμούν να πληρώνουν έξοδα προσαρμογής ζημιών για υπηρεσίες που επιβεβαιώνουν ότι μια αξίωση είναι έγκυρη, αντί να πληρώνουν τυφλά μια απαίτηση. Ανάλογα με την τοπική νομοθεσία, αυτός ο έλεγχος μπορεί να είναι νομική απαίτηση. Οι ασφαλιστικές εταιρείες θα παραγγείλουν διαφορετικές υπηρεσίες, ανάλογα με το είδος της απαίτησης.
Οι αξιώσεις ασφάλισης αυτοκινήτων συνήθως συνεπάγονται τα έξοδα προσαρμογής ζημιών μιας αστυνομικής αναφοράς. Η εξαίρεση συμβαίνει όταν η αστυνομία δεν διερεύνησε το αυτοκινητιστικό ατύχημα. Εάν η ασφαλιστική εταιρεία δεν διαθέτει εκτιμητές ζημιών στο προσωπικό ή εάν το προσωπικό της έχει πάρα πολλές υποθέσεις, η εταιρεία θα προσλάβει έναν εξωτερικό εκτιμητή για να εκτιμήσει το ύψος της ζημίας σε ένα ή και στα δύο εμπλεκόμενα οχήματα.
Εάν υπάρχουν αντικρουόμενες ιστορίες σχετικά με το πώς συνέβη το ατύχημα, οι εταιρείες θα πληρώσουν συχνά ένα κόστος προσαρμογής ζημιών για έναν ανεξάρτητο ρυθμιστή ή άλλη υπηρεσία για να εξασφαλίσουν μια ηχογραφημένη συνέντευξη από τα εμπλεκόμενα μέρη. Αυτό μπορεί επίσης να προκαλέσει μια έρευνα τοποθεσίας, όπου ένας ρυθμιστής παίρνει φωτογραφίες από τη σκηνή του ατυχήματος και σχεδιάζει διαγράμματα που απεικονίζουν την περιγραφή των γεγονότων από κάθε μέρος.
Οι αξιώσεις που αφορούν τραυματισμούς μπορεί να επιφέρουν άλλα έξοδα που σχετίζονται με τον έλεγχο των ιατρικών δαπανών. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την πρόσληψη ενός ανεξάρτητου γιατρού για να εξετάσει έναν ασθενή και να αναφέρει τη γνώμη του. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει αναθεώρηση νομοσχεδίου όπου αξιολογείται το εύλογο των τελών.
Απαιτήσεις που δεν μπορούν να διευθετηθούν εκτός δικαστηρίου θα επιβαρύνονται επίσης με άλλα τέλη. Οι μέθοδοι διακανονισμού όπως η διαμεσολάβηση, η διαιτησία ή το δικαστήριο κοστίζουν. Μερικές φορές η ασφαλιστική εταιρεία θα προσλάβει έναν εμπειρογνώμονα για να βοηθήσει στην υπεράσπιση μιας αξίωσης. Αν και λιγότερο συνηθισμένο από άλλα κατανεμημένα έξοδα, αυτοί οι τύποι κατανεμημένων εξόδων προσαρμογής είναι συχνά τα μεγαλύτερα.