Πολλοί δημοσιευμένοι συγγραφείς και καθιερωμένοι ερμηνευτές πρέπει να πραγματοποιήσουν προγραμματισμένες διαφημιστικές περιοδείες για να προωθήσουν τα πιο πρόσφατα βιβλία ή έργα τους. Ως μέρος μιας προσωπικής εμφάνισης, ο συγγραφέας ή ο καλλιτέχνης μπορεί να κληθεί να παρευρεθεί σε μια δημόσια ή ημι-ιδιωτική εκδήλωση γνωστή ως συνάντηση και χαιρετισμός. Σε αυτή την εκδήλωση, οι προσκεκλημένοι ή ακόμα και το ευρύ κοινό μπορούν να περάσουν μερικές στιγμές συνομιλώντας με τον επίτιμο καλεσμένο σε μια σχετικά ανεπίσημη ατμόσφαιρα. Μερικές φορές, ο χορηγός μιας εμφάνισης θα προγραμματίσει την εκδήλωση μετά από μια παράσταση ή συνέντευξη ή θα δημιουργήσει ένα παγοθραυστικό πριν την εμφάνιση με καλεσμένους, ελαφριά ορεκτικά και ποτά.
Το καθημερινό πρόγραμμα μιας μεγάλης περιοδείας δημοσιότητας ή μιας δημοσιογραφικής περιοδείας δεν επιτρέπει πάντα προσωπικές εμφανίσεις, επομένως ο συγγραφέας ή ο καλλιτέχνης μπορεί πραγματικά να προσβλέπει σε μια ευκαιρία να συναντηθεί προσωπικά με τους θαυμαστές και τους υποστηρικτές του. Μερικές φορές, ένα τοπικό βιβλιοπωλείο ή βιβλιοθήκη θα χρησιμεύσει ως χώρος για μια προσωπική συνάντηση και χαιρετισμό ή συνεδρία με αυτόγραφα. Ο συγγραφέας μπορεί να έχει άτομα που έχουν ανατεθεί να παρέχουν ασφάλεια κατά τη διάρκεια τέτοιων εκδηλώσεων, καθώς και βοηθούς που διατηρούν ομαλά τη διαδικασία συνάντησης και χαιρετισμού. Συχνά, ένας επισκέπτης μπορεί να απολαμβάνει αρκετά λεπτά συνομιλίας με τον συγγραφέα, αλλά κατά τη διάρκεια των αυτόγραφων, η συζήτηση περιορίζεται συχνά σε μερικές ευχάριστες στιγμές καθώς υπογράφεται το βιβλίο.
Πολλές φορές, ένας αξιόλογος ηθοποιός ή μουσικός που παίζει σε μια περιοδεία θα συμφωνήσει σε μια πιο αυτοσχέδια συνάντηση και χαιρετισμό μετά την παράσταση. Μια αίθουσα στην περιοχή των παρασκηνίων θα μπορούσε να γίνει χώρος για μια τέτοια άτυπη εκδήλωση ή ο καλλιτέχνης μπορεί να θέλει να δεχθεί μέλη του κοινού σε ένα δημόσιο φουαγιέ ή χώρο του λόμπι. Μια πιο επίσημη εκδήλωση μπορεί επίσης να πραγματοποιηθεί σε ένα τοπικό σπίτι ή σε μια ιδιωτική τραπεζαρία. Μερικές φορές, οι τοπικοί χορηγοί μιας εκδήλωσης προώθησης ή περιοδείας μπορεί να προσφέρουν μια ιδιωτική συνάντηση και χαιρετισμό ως premium για την αγορά ενός πιο ακριβού εισιτηρίου για την κύρια εκδήλωση. Η ευκαιρία να περάσετε ποιοτικό χρόνο με έναν γνωστό συγγραφέα ή ερμηνευτή μπορεί να είναι αρκετό κίνητρο για ένα μέλος του κοινού να σκεφτεί μια τέτοια αναβάθμιση.
Ενώ πολλές συνεδρίες συναντήσεων και χαιρετισμού έχουν σχεδιαστεί για να δημιουργήσουν ένα ανεπίσημο ή απλό περιβάλλον, εξακολουθούν να θεωρούνται μέρος της συνολικής περιοδείας και υπόκεινται στην έγκριση του συγγραφέα ή του ερμηνευτή. Ορισμένοι συγγραφείς ή καλλιτέχνες μπορεί να προτιμούν να μην συμμετέχουν σε δημόσιες εμφανίσεις, είτε για λόγους ασφαλείας είτε από την επιθυμία τους να παραμείνουν μακριά από τα φώτα της δημοσιότητας. Οι συμμετέχοντες σε μια προγραμματισμένη συνεδρία θα πρέπει πάντα να δείχνουν σεβασμό για το δικαίωμα του επίτιμου καλεσμένου στην ιδιωτικότητα και την εμπιστευτικότητα.