Το μεσαίο γραφείο είναι ένας όρος που εφαρμόζεται σε επιχειρηματικές λειτουργίες που εστιάζουν στην παρακολούθηση και την παροχή πληροφοριών σχετικά με το αποτέλεσμα των προσπαθειών που πραγματοποιούνται από το front office. Τα δεδομένα που λαμβάνονται και δομούνται από το μεσαίο γραφείο μεταφέρονται στη συνέχεια στο back office, το οποίο με τη σειρά του ολοκληρώνει τις απαραίτητες συναλλαγές για να διατηρηθεί η επιχείρηση ενεργή. Συχνά, αυτό το τμήμα της επιχείρησης αποτελεί μέρος του τμήματος λειτουργιών της εταιρείας και εστιάζει την προσοχή της σε τόσο σημαντικά καθήκοντα όπως ο ποιοτικός έλεγχος, η διαχείριση κινδύνου και η πρόληψη ζημιών.
Σε πολλές περιπτώσεις, το μεσαίο γραφείο λειτουργεί ως μηχανισμός υποστήριξης για το μπροστινό γραφείο. Ένα παράδειγμα αυτού του τύπου σχέσης μπορεί να φανεί στις προσπάθειες πωλήσεων της επιχείρησης. Καθώς η δύναμη πωλήσεων κερδίζει πελάτες για την επιχείρηση, αυτό το γραφείο χειρίζεται τα απαραίτητα καθήκοντα για τη διεκπεραίωση της διαδικασίας εκπλήρωσης, επιτρέποντας στον πελάτη να λαμβάνει τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που έχουν παραγγείλει. Σε περίπτωση που το γραφείο, ως μέρος της περιοχής λειτουργίας της επιχείρησης, δεν είναι σε θέση να τηρήσει τις υποσχέσεις που έχει δώσει το front office, ο πελάτης συνήθως χάνεται. Για το λόγο αυτό, η στενή επικοινωνία μεταξύ αυτών που πωλούν τα προϊόντα και εκείνων που ασχολούνται με την παράδοση προϊόντων είναι εξαιρετικά σημαντική.
Ενώ η έννοια του μεσαίου γραφείου μπορεί να ισχύει για κάθε τύπο επιχείρησης, ο όρος χρησιμοποιείται συνήθως σε επιχειρήσεις που επικεντρώνονται στην παροχή χρηματοοικονομικών υπηρεσιών. Εδώ, αυτή η ενότητα της λειτουργίας της εταιρείας συχνά εστιάζει στη διαχείριση της ροής των συναλλαγών εντός της εταιρείας, καθώς και στη διατήρηση λεπτομερών και ακριβών αρχείων σχετικά με αυτές τις συναλλαγές. Αυτό διευκολύνει τη διατήρηση ακριβούς λογιστικής των ροών κερδών της επιχείρησης και παίζει σημαντικό ρόλο στη διευθέτηση των λογαριασμών.
Το μεσαίο γραφείο έχει συχνά την ευθύνη να παρέχει στο back office τα απαραίτητα δεδομένα για την ολοκλήρωση της διαδικασίας συναλλαγής με τον πελάτη. Μόλις ετοιμαστεί επιτυχώς μια παραγγελία πελάτη, τα δεδομένα διαβιβάζονται στο back office, όπου μπορεί να προγραμματιστεί η παράδοση και να πραγματοποιηθεί η διαδικασία τιμολόγησης. Χωρίς το μεσαίο γραφείο για να παρέχει βασικές λεπτομέρειες, το back office δεν θα ήταν σε θέση να διαχειριστεί αυτές τις λειτουργίες και η εταιρεία δεν θα δημιουργήσει ποτέ ταμειακές ροές.
Σε σχεδόν κάθε είδους επιχείρηση, αυτό το γραφείο λειτουργεί ως ο τέλειος σύνδεσμος από τις λειτουργίες ανοιχτής αγοράς της εταιρείας και την επιτυχή ολοκλήρωση της αλληλεπίδρασης με τον πελάτη. Βοηθώντας στη διαχείριση της ροής πληροφοριών, διαχείριση της χρήσης πόρων για την προετοιμασία της παράδοσης του προϊόντος και διαβιβάζοντας βασικά δεδομένα για την ολοκλήρωση των συναλλαγών, το μεσαίο γραφείο παρέχει το πλαίσιο που παρέχει στην εταιρεία μια αποτελεσματική και λογική δομή λειτουργίας Ε Όταν κάποιος παράγοντας εμποδίζει την ικανότητα του γραφείου να διαχειρίζεται αυτές τις σημαντικές λειτουργίες, κάθε άλλος τομέας της επιχείρησης δυσκολεύεται πολύ να λειτουργήσει αποτελεσματικά.
SmartAsset.