Ένα πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης προσωπικού είναι ένα σύνολο διαδικασιών και εφαρμοσμένης τεχνολογίας που χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοι σε ανθρώπινο δυναμικό για να παρακολουθούν και να οργανώνουν δεδομένα σχετικά με τους εργαζόμενους σε μια επιχείρηση ή οργανισμό. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να περιλαμβάνουν αρχεία μισθοδοσίας, φορολογικά έγγραφα και αρχεία επιδομάτων που έχουν εκχωρηθεί, όπως η ασφάλιση υγείας. Άλλες πληροφορίες των εργαζομένων διατηρούνται συχνά σε ένα σύστημα αυτού του τύπου για περιοδικές αξιολογήσεις των επιδόσεων. Αυτά τα αρχεία είναι συνήθως βιογραφικά και αντίγραφα σχετικών πιστοποιήσεων του κλάδου. Αυτός ο τομέας της διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού συνεπάγεται τόσο τη χρήση προγράμματος λογισμικού υπολογιστών όσο και συνήθεις πρακτικές για την εισαγωγή και ενημέρωση σχετικών δεδομένων.
Οι επιχειρήσεις με μεγάλο αριθμό εργαζομένων χρειάζονται συχνά ξεχωριστό τμήμα ανθρώπινου δυναμικού (HR) για να τηρούν ακριβή αρχεία όλων αυτών των πληροφοριών. Η εργασία με ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης προσωπικού απαιτεί τόσο καλή κατανόηση της τεχνολογίας όσο και ικανότητα γρήγορης ανάκτησης των απαραίτητων δεδομένων. Ένα πακέτο λογισμικού σχεδιασμένο για αυτές τις εργασίες ανθρώπινου δυναμικού αποτελείται συνήθως από συνδεδεμένες βάσεις δεδομένων που περιέχουν διαφορετικά σύνολα πληροφοριών. Μια βάση δεδομένων μπορεί να περιέχει αρχεία εκδοθέντων μισθών που συνδέονται με άλλη βάση δεδομένων με πληροφορίες σχετικά με τους παρακρατούμενους φόρους, για παράδειγμα. Το προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού είναι υπεύθυνο για την ενημέρωση και την ακρίβεια αυτών των πληροφοριών για το εργατικό δυναμικό.
Εκτός από την τακτική διατήρηση των δεδομένων σε ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης προσωπικού, το προσωπικό HR πρέπει επίσης να εκτελεί συγκεκριμένα ερωτήματα που ανακτούν ορισμένες πληροφορίες. Ανάλογα με τον τύπο του εγκατεστημένου συστήματος, ενδέχεται να ζητήσουν αυτές τις πληροφορίες με εντολές όπως αυτές στη δομημένη γλώσσα ερωτήματος (SQL) ή παρόμοια γλώσσα προγραμματισμού βάσης δεδομένων. Άλλοι τύποι λογισμικού διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού διαθέτουν γραφικές διεπαφές χρήστη με δυνατότητες δημιουργίας και αποθήκευσης φορμών, πινάκων, γραφημάτων και αναφορών. Όταν ένας διευθυντής προσωπικού θέλει να κρατήσει σαρωμένα αντίγραφα των βιογραφικών των εργαζομένων και παρόμοια έγγραφα, το πληροφοριακό σύστημα συχνά περιλαμβάνει δυνατότητα οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) για τη δημιουργία ηλεκτρονικών αντιγράφων με δυνατότητα αναζήτησης.
Ένα πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης προσωπικού έχει επίσης σημαντικό ρόλο στις πρακτικές πρόσληψης και απόλυσης μιας επιχείρησης. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν τις δυνατότητες OCR αυτού του τύπου προγράμματος για τη σάρωση βιογραφικών για καθορισμένες λέξεις -κλειδιά. Οι υποψήφιοι των οποίων τα βιογραφικά έχουν αντιστοιχίσεις λέξεων -κλειδιών έχουν συχνά περισσότερες πιθανότητες να λάβουν πρόσκληση συνέντευξης. Ορισμένες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν αυτήν την τεχνολογία για να παρακολουθούν και να καταγράφουν τυχόν νέες πιστοποιήσεις που ολοκληρώνουν οι εργαζόμενοι, ιδιαίτερα εκείνες που υπολογίζονται ως αμειβόμενη εκπαίδευση. Οι εργαζόμενοι που ενδέχεται να απαιτούν πειθαρχική δράση ή συμβουλευτική έχουν επίσης συχνά αρχεία αυτών των πληροφοριών που διατηρούνται στα ηλεκτρονικά αρχεία προσωπικού τους στο τμήμα HR.
SmartAsset.