Ένα σύστημα διαχείρισης ροής εργασίας είναι ένα σύστημα υπολογιστή που προορίζεται να βοηθήσει στη δημιουργία, τη διατήρηση και την αποθήκευση πληροφοριών σχετικά με τα μέρη της ροής εργασίας. Ο σκοπός ενός τέτοιου συστήματος είναι να βοηθήσει στη δημιουργία αναφορών και άλλων χρήσιμων δεδομένων που μπορούν να βελτιώσουν τη διαδικασία ροής εργασίας και να βοηθήσουν στη βελτίωση της παραγωγικότητας, δίνοντας έμφαση σε πράγματα που θα μπορούσαν να κινηθούν πιο γρήγορα και σε περιοχές όπου θα μπορούσε να αυξηθεί η αποδοτικότητα. Η διαχείριση ροής εργασίας είναι μια αρκετά νέα έννοια στον εργασιακό κόσμο. Ουσιαστικά, η διαχείριση ροής εργασίας είναι η ιδέα ότι με τη διαχείριση της εξέλιξης δεδομένων, εγγράφων, δυνητικών πελατών και άλλων στοιχείων που σχετίζονται με την εργασία, η διαδικασία εργασίας μπορεί να βελτιστοποιηθεί και τυχόν αποτυχίες στη διαδικασία να τεκμηριωθούν εύκολα.
Τα συστήματα διαχείρισης ροής εργασίας χρησιμοποιούνται για διάφορους λόγους στο σημερινό επιχειρηματικό περιβάλλον. Ένας κύριος λόγος για την αυξημένη χρήση και τήρηση ενός συστήματος διαχείρισης ροής εργασίας είναι ότι το σύστημα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση της απόδοσης των εργαζομένων. Καταγράφοντας τα πάντα στο σύστημα διαχείρισης ροής εργασίας, εάν προκύψει πρόβλημα αργότερα, είναι εύκολο να δείτε από πού προήλθε το πρόβλημα και να λάβετε τις κατάλληλες ενέργειες. Με αυτόν τον τρόπο, μπορεί να επιβεβαιωθεί ότι κάθε εργαζόμενος κάνει τη δουλειά του σωστά και έγκαιρα. Οι εργαζόμενοι μπορούν επίσης να θεωρηθούν υπεύθυνοι για εργασίες που δεν ολοκληρώθηκαν έγκαιρα ή που ολοκληρώθηκαν εσφαλμένα.
Μια άλλη χρήση για ένα σύστημα διαχείρισης ροής εργασίας είναι να βοηθήσει με τη διαδικασία εξυπηρέτησης πελατών. Τα συστήματα διαχείρισης ροής εργασίας που χρησιμοποιούνται για το σκοπό αυτό ονομάζονται συχνά συστήματα διαχείρισης σχέσεων πελατών ή CRM. Τα CRM βοηθούν την εξυπηρέτηση πελατών διασφαλίζοντας ότι οι εργαζόμενοι στην εξυπηρέτηση πελατών έχουν πρόσβαση σε μια λεπτομερή καταγραφή όλων όσων έχουν γίνει για να βοηθήσουν έναν πελάτη με ένα παράπονο. Αυτά τα συστήματα παρακολουθούν επίσης κάθε επαφή με έναν πελάτη, ώστε να μπορεί να βρεθεί απόδειξη «ποιος μίλησε σε ποιον» για οποιοδήποτε πρόβλημα μπορεί να προκύψει. Τα CRM είναι επίσης χρήσιμα για το μάρκετινγκ στους πελάτες ανά πάσα στιγμή που η εταιρεία που χρησιμοποιεί το CRM κρίνει κατάλληλο.
Τέτοια συστήματα μπορούν επίσης να βελτιώσουν την παραγωγικότητα και την παραγωγή σε εργοστασιακά περιβάλλοντα. Με τη δυνατότητα παρακολούθησης της διαδικασίας παραγωγής από την πρώτη ύλη στο τελικό προϊόν χρησιμοποιώντας ένα σύστημα διαχείρισης ροής εργασίας, γίνεται πολύ πιο εύκολο να εντοπιστούν τα σημεία συμφόρησης στον κύκλο παραγωγής. Ο εντοπισμός αναποτελεσματικών διαδικασιών που προκαλούν καθυστερήσεις ή υπερβολική εργασία και κόστος μπορεί επίσης να γίνει ευκολότερος. Η χρήση ενός συστήματος διαχείρισης ροής εργασίας μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για τη βελτίωση της παραγωγικότητας, της λογοδοσίας και των σχέσεων με τους πελάτες σε οποιαδήποτε εταιρεία.
SmartAsset.