Πολλοί οργανισμοί βασίζονται σε δωρεές από ιδιώτες και επιχειρήσεις για να καλύψουν τα λειτουργικά έξοδα, καθιστώντας τη σχέση μεταξύ οργανισμού και δωρητή σημαντική προτεραιότητα. Αυτές οι ομάδες συχνά βασίζονται σε συστήματα διαχείρισης δωρητών για να διατηρήσουν επαφή με δωρητές και να μεγιστοποιήσουν τις δωρεές. Η διαχείριση των δωρητών περιλαμβάνει συνήθως ολόκληρη τη διαδικασία ταυτοποίησης ενός δυνητικού δότη, το να πείσει την προοπτική να κάνει μια δωρεά και στη συνέχεια να ενθαρρύνει τον δωρητή να συνεχίσει την οικονομική του υποστήριξη. Οι ομάδες που λαμβάνουν σημαντικό ποσό εισοδήματος μέσω δωρεών συχνά χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες συμβούλων ή ειδικών για τη συγκέντρωση κεφαλαίων, καθώς και πακέτα λογισμικού διαχείρισης δωρητών, για να αυξήσουν ή να διατηρήσουν τα επίπεδα συνεισφοράς. Από την εμφάνιση του Διαδικτύου, αυτά τα πακέτα λογισμικού έχουν γίνει όλο και πιο εξελιγμένα, προσφέροντας μια σειρά από δυνατότητες που, σε συνδυασμό με την εξειδίκευση ενός έμπειρου ειδικού στη συγκέντρωση κεφαλαίων, μπορούν να αυξήσουν σημαντικά το χρηματικό ποσό που δωρίζεται σε έναν σκοπό ή οργανισμό.
Η οργάνωση της συγκέντρωσης κεφαλαίων μπορεί να είναι ένα τεράστιο έργο, καθώς συνήθως περιλαμβάνει το να πείσεις ένα άτομο ή εκπρόσωπο εταιρείας να δώσει χρήματα σε μια ομάδα χωρίς την προσδοκία αποπληρωμής. Ενώ υπάρχει ένας τεράστιος ανθρώπινος παράγοντας στην καλλιέργεια δωρητών, καθώς η προσωπική επαφή με μεγάλους δωρητές είναι ένα κρίσιμο στοιχείο επιτυχημένων εκστρατειών συγκέντρωσης χρημάτων, η διαδικασία απαιτεί επίσης δομή. Η καλή διαχείριση των δωρητών ενσωματώνει ένα σύστημα μέσω του οποίου η επαφή με τους δωρητές παρακολουθείται και αξιολογείται συνεχώς για να επιτρέψει την ανάπτυξη της καλύτερης προσέγγισης για την αντιμετώπιση μεμονωμένων δωρητών και την ενθάρρυνση των συνεχιζόμενων συνεισφορών. Αυτές οι προσεγγίσεις μπορεί να περιλαμβάνουν προσφορά κινήτρων για δωρεά, όπως προσκλήσεις εκδηλώσεων, ασφάλιστρα διακοσμημένα με το λογότυπο του οργανισμού, καθώς και άλλα προνόμια και προνόμια για γενναιόδωρες συνεισφορές. Επιπλέον, η διαχείριση των δωρητών περιλαμβάνει συχνά τη δημόσια αναγνώριση των δωρητών, κατονομάζοντάς τους στις δημοσιεύσεις της ομάδας ή συμπεριλαμβάνοντας το όνομά τους σε έναν τοίχο φυσικού δωρητή στην έδρα της οργάνωσης.
Λόγω της πολυπλοκότητας της διαχείρισης εκατοντάδων ή ακόμη και χιλιάδων σχέσεων με οικονομικούς συντελεστές, πολλοί οργανισμοί επενδύουν σε λογισμικό διαχείρισης δωρητών. Αυτά τα πακέτα λογισμικού διαφέρουν ως προς τις δυνατότητες, αλλά συνήθως ενσωματώνουν βάσεις δεδομένων που περιλαμβάνουν πληροφορίες για τους δωρητές και ιστορικό επαφών με τη δυνατότητα παρακολούθησης του τρόπου δόσης του δότη. Οι υπάλληλοι και οι σύμβουλοι που είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση των δωρητών μπορούν να αναφέρονται σε αυτές τις πληροφορίες όταν λαμβάνουν αποφάσεις για στοχευμένες καμπάνιες ή συμμετέχουν σε άμεση επικοινωνία με μεμονωμένους δωρητές. Άλλες δυνατότητες που συχνά περιλαμβάνονται σε αυτόν τον τύπο λογισμικού περιλαμβάνουν δυνατότητες διαχείρισης επαφών που επιτρέπουν στις ομάδες να διεξάγουν καμπάνιες μέσω email ή ταχυδρομείου μέσω ταχυδρομείου ή να εντοπίζουν καλές στιγμές για να καλέσουν έναν δωρητή στο τηλέφωνο. Ορισμένα πακέτα περιλαμβάνουν ακόμη και διαδικτυακά εργαλεία συλλογής κεφαλαίων, όπως ένα back-end σύστημα που μπορεί να συνδεθεί με τον ιστότοπο του οργανισμού για να ενθαρρύνει τις δωρεές στο διαδίκτυο.
SmartAsset.