Ένα βιβλίο αρχικής εγγραφής αντιπροσωπεύει μια φυσική τοποθεσία όπου οι λογιστές καταχωρούν οικονομικές συναλλαγές. Αυτά τα βιβλία περιλαμβάνουν μητρώα, ημερολόγια και λογιστικά βιβλία, αν και άλλα στοιχεία μπορεί να είναι πρωτότυπο βιβλίο. Οι λογιστές χρησιμοποιούν αυτά τα βιβλία για να διαχωρίσουν τις επιχειρηματικές συναλλαγές ανά είδος. Κάθε βιβλίο επιτρέπει στους λογιστές να έχουν ακριβή αρχεία για πολλούς τύπους συναλλαγών και να δημιουργούν συγκεκριμένες αναφορές χρησιμοποιώντας αυτές τις πληροφορίες. Το να γνωρίζετε ποιο βιβλίο να χρησιμοποιήσετε και να κατανοήσετε τη σημασία του είναι ουσιαστικό κατά την καταγραφή και την αναφορά των οικονομικών πληροφοριών μιας εταιρείας.
Το μητρώο δεν είναι απαραίτητα ένας κλασικός όρος για ένα πρωτότυπο βιβλίο. Αν και οι ιδιωτικές εταιρείες ενδέχεται να μην χρησιμοποιούν συχνά αυτά τα βιβλία, δημόσιοι ή κρατικοί οργανισμοί μπορεί να τα χρησιμοποιούν περισσότερο. Κάθε μητρώο συνδέεται με ένα ταμείο, το οποίο χρησιμοποιεί ο δημόσιος οργανισμός για να πληρώσει για συγκεκριμένα στοιχεία. Γενική χρήση, μισθοδοσία, συντήρηση και ειδικά έργα είναι μερικά κοινά ταμεία που μπορεί να διαθέτουν λογιστικά μητρώα. Οι δημόσιοι οργανισμοί χρησιμοποιούν λογιστικά μητρώα για τη λογιστική των κεφαλαίων επειδή τα ιδιόκτητα κεφάλαια δεν μπορούν να έχουν οποιαδήποτε χρήση εκτός του προβλεπόμενου σκοπού τους.
Τα περιοδικά είναι συνήθως από τα πιο κοινά βιβλία πρωτότυπης εγγραφής. Ένα λογιστικό περιοδικό παρέχει ένα χρονολογικό αρχείο για τις επιχειρηματικές συναλλαγές. Οι λογιστές καταγράφουν κάθε συναλλαγή χρησιμοποιώντας την ημερομηνία πραγματοποίησης, η οποία παρέχει το χρονολογικό ιστορικό για αυτές τις συναλλαγές. Τα περιοδικά περιλαμβάνουν εισπράξεις και εκταμιεύσεις μετρητών, γενικές συναλλαγές, μισθοδοσία και άλλους παρόμοιους τύπους όπως χρειάζεται η εταιρεία. Τα περιοδικά παρέχουν ένα υπόβαθρο για τη δημιουργία λογιστικών αναφορών και καταστάσεων.
Το γενικό καθολικό είναι ίσως το πιο σημαντικό βιβλίο αρχικής εγγραφής στη λογιστική. Το καθολικό περιέχει το συγκεντρωτικό σύνολο από κάθε περιοδικό που χρησιμοποιείται από την εταιρεία. Είναι η κύρια πηγή για τη δημιουργία αναφορών και τον έλεγχο πληροφοριών που σχετίζονται με επιχειρηματική δραστηριότητα. Αυτό το βιβλίο υπόκειται επίσης σε εξωτερικό έλεγχο, με τους ελεγκτές να προμηθεύονται τις πληροφορίες από το καθολικό στα περιοδικά. Τα συγκεντρωτικά σύνολα στο γενικό καθολικό πρέπει να ταιριάζουν με κάθε περιοδικό, προκειμένου η εταιρεία να τηρεί σωστά τις εθνικές λογιστικές αρχές.
Οι λογιστικές αρχές επιτρέπουν συνήθως σε μια εταιρεία να δημιουργεί και να χρησιμοποιεί όποια βιβλία αρχικής εγγραφής χρειάζεται για την καταγραφή των επιχειρηματικών συναλλαγών. Τα κύρια πρότυπα που πρέπει να ακολουθούν οι εταιρείες περιλαμβάνουν τη χρήση χρεώσεων και πιστώσεων για κάθε εγγραφή και την απόδειξη ότι όλες οι χρεώσεις και οι πιστώσεις είναι ίσες συνολικά. Αυτά τα πρότυπα είναι οι εγγενείς αρχές της λογιστικής διπλής εγγραφής, η κύρια λογιστική μέθοδος που χρησιμοποιούν οι εταιρείες για την καταγραφή των συναλλαγών. Η χρήση μητρώων, περιοδικών και λογιστικών βιβλίων πληροί αυτές τις απαιτήσεις. Κάθε συναλλαγή επηρεάζει συχνά δύο ή περισσότερα από αυτά τα βιβλία αρχικής εγγραφής.