Ένας κινητήρας ροής εργασίας είναι μια έκδοση υπολογιστή ενός διαγράμματος διεργασιών. Όπως θα έβγαζε κανείς ένα γράφημα για να απεικονίσει τα βήματα που πρέπει να ληφθούν για την ολοκλήρωση μιας εργασίας ή δραστηριότητας, μια μηχανή ροής εργασίας είναι ο τρόπος που ακολουθεί ο υπολογιστής τα βήματα μιας διαδικασίας εργασίας. Οι επιχειρήσεις τείνουν να χρησιμοποιούν μηχανές ροής εργασίας για την αυτοματοποίηση των διαδικασιών εργασίας.
Για παράδειγμα, εάν μια επιχείρηση πωλεί ένα συγκεκριμένο προϊόν, ένα άτομο στην εταιρεία θα χαρτογραφήσει τα βήματα της διαδικασίας πωλήσεων και η διαδικασία μπορεί να ξεκινήσει όταν ο πελάτης λάβει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την εταιρεία. Η επόμενη διαδικασία είναι ότι ο παραλήπτης καλεί για να λάβει περισσότερες πληροφορίες. Στη συνέχεια, ένας αντιπρόσωπος πωλήσεων θα τηλεφωνούσε στον πελάτη ή θα μιλούσε στον πελάτη τη στιγμή της κλήσης. Το επόμενο βήμα είναι ο πελάτης να κάνει μια παραγγελία ή να μεταβεί στον ιστότοπο της εταιρείας για να κάνει μια παραγγελία και το τελευταίο κομμάτι της διαδικασίας μπορεί να είναι όταν η εταιρεία στείλει ένα κουπόνι στον πελάτη για έκπτωση στην επόμενη αγορά του. Αυτές οι πληροφορίες θα εισαχθούν στη μηχανή ροής εργασίας προκειμένου να αυτοματοποιηθεί η ανάθεση εργασιών στους διαφορετικούς υπαλλήλους της εταιρείας ή να ειδοποιηθεί ένας εργαζόμενος για τα επόμενα βήματα που πρέπει να γίνουν.
Αυτοί οι υπάλληλοι δεν χρησιμοποιούν τη μηχανή ροής εργασίας, αλλά χρησιμοποιούν ένα λογισμικό που είναι συμβατό με τον κινητήρα ροής εργασίας. Ένας προγραμματιστής υπολογιστών και ένας σχεδιαστής διαδικασιών θα συμμετέχουν στη δημιουργία της μηχανής ροής εργασίας. Καθώς ένας προγραμματιστής υπολογιστών εργάζεται για την ανάπτυξη μιας μηχανής ροής εργασίας, η εστίαση είναι στο πώς συμβαίνουν τα βήματα της διαδικασίας. Ο σχεδιαστής διαδικασιών που συμμετέχει στη δημιουργία της μηχανής ροής εργασίας ενδιαφέρεται για το επόμενο βήμα ή για το τι συμβαίνει ως αποτέλεσμα του προηγούμενου βήματος.
Συνήθως, ο σχεδιαστής διαδικασιών είναι κάποιος που εργάζεται στην επιχείρηση, όπως ο επικεφαλής ανάπτυξης ή ένας επιχειρηματικός αναλυτής. Ο κύριος σκοπός ενός κινητήρα ροής εργασίας είναι να αυτοματοποιήσει τις διαδικασίες και να επιταχύνει τη διαδικασία. Για παράδειγμα, σε μια κατάσταση όπου πρόκειται για μια διαδικασία πώλησης, ο τελικός στόχος στη χρήση μιας μηχανής ροής εργασίας είναι να επιταχυνθεί η διαδικασία από τη στιγμή που μια προοπτική θα γνωρίζει ένα προϊόν ή μια υπηρεσία μέχρι τη στιγμή της αγοράς.
SmartAsset.