Ένας διαχειριστής παροχών υπαλλήλου είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση της συνολικής διαχείρισης του προγράμματος παροχών υπαλλήλου ενός οργανισμού. Οι διαχειριστές παροχών υπαλλήλων προμηθεύονται τα καλύτερα σχέδια από τους ασφαλιστικούς φορείς στις πιο ανταγωνιστικές τιμές, ανακοινώνουν τα οφέλη και το αντίστοιχο κόστος τους στους υπαλλήλους και επιβλέπουν την υποβολή εντύπων απαίτησης εργαζομένων στον ασφαλιστικό φορέα. Σε οργανισμούς που δεν έχουν διαχειριστή παροχών υπαλλήλων, αυτές οι ευθύνες συνήθως αντιμετωπίζονται από το ανθρώπινο δυναμικό ή τη διοίκηση γραφείου.
Το πρώτο βήμα που λαμβάνουν τα οφέλη των υπαλλήλων για τη δημιουργία του σχεδίου υγείας της εταιρείας περιλαμβάνει την προμήθεια ενός σχεδίου που ταιριάζει στην πλειοψηφία των εργαζομένων στις καλύτερες τιμές. Αυτό συνεπάγεται την επικοινωνία με διάφορες ασφαλιστικές εταιρείες για να μάθετε τι πακέτα προσφέρουν και σε τι τιμές. Για τους περισσότερους οργανισμούς, ο ιδανικός ασφαλιστής προσφέρει ευέλικτα πακέτα που ταιριάζουν σε όσο το δυνατόν μεγαλύτερη γκάμα εργαζομένων και με το χαμηλότερο κόστος. Μόλις επιλεγεί ένας ασφαλιστικός πάροχος, ο διαχειριστής παροχών υπαλλήλων θα δημιουργήσει μια σχέση με ένα άτομο επικοινωνίας που απασχολείται από τον ασφαλιστικό φορέα, όπως εκπρόσωπος προγράμματος ή πωλητής εταιρειών.
Ο διαχειριστής παροχών υπαλλήλου είναι υπεύθυνος για την σαφή κοινοποίηση των λεπτομερειών του προγράμματος παροχών σε εργαζόμενους σε όλους τους επιλέξιμους υπαλλήλους. Αυτά τα στοιχεία περιλαμβάνουν: τι καλύπτει το σχέδιο, το κόστος και τις επιλογές πληρωμής. Με πολλά σχέδια παροχών υπαλλήλων, το κόστος κάλυψης αφαιρείται απευθείας από τις επιταγές αμοιβής των εργαζομένων. Ο διευθυντής παροχών υπαλλήλων συνδέεται επίσης μεταξύ των εργαζομένων και του ασφαλιστή για να απαντήσει σε τυχόν ερωτήσεις που μπορεί να έχουν οι εργαζόμενοι, όπως αν μπορούν να εξαιρεθούν από το πρόγραμμα εάν καλύπτονται ήδη από το σχέδιο συζύγου.
Ο διαχειριστής παροχών εργαζομένων παρέχει στους υπαλλήλους τέτοια υλικά ως εγχειρίδιο παροχών που περιγράφει τα οφέλη τους, καθώς και μια κάρτα παροχών που μπορούν να παρουσιάσουν στους επαγγελματίες υγείας κατά τη στιγμή της αγοράς, εάν το σχέδιό τους εκτελείται με συπληρωμή και όχι με επιστροφή χρημάτων. Τα σχέδια παροχών εργαζομένων που λειτουργούν με αποζημίωση συνήθως σημαίνουν ότι ο διευθυντής παροχών υπαλλήλου πρέπει να επιβλέπει πολλά χαρτιά από τον εργαζόμενο στον ασφαλιστή. Ο διαχειριστής παροχών εργαζομένων συνήθως εξετάζει τις αξιώσεις πριν υποβληθούν για να διασφαλίσει ότι επισυνάπτονται οι αρχικές αποδείξεις και παρέχονται όλες οι απαραίτητες πληροφορίες στα έντυπα, συμπεριλαμβανομένου του αριθμού ταυτότητας του προγράμματος υγείας του υπαλλήλου, του αριθμού κοινωνικής ασφάλισης και της υπογραφής.